Rückdatierte Zahlungen und Monatsabschluss

Zahlungen lassen sich für jedes vergangene Datum erfassen – mit Grund und nachvollziehbar. Ist ein Monat geprüft, schließen Sie ihn ab: Dann kann ihn niemand mehr ändern, und nur der Inhaber kann ihn wieder öffnen.

Zahlung für ein vergangenes Datum erfassen

Wenn Sie eine Zahlung erfassen, die Überweisung eines Gastes bestätigen oder beim Check-in Geld annehmen, darf das Zahlungsdatum ein beliebiger früherer Tag sein – solange der Monat nicht abgeschlossen ist.

• Heute oder gestern bezahlt: wie gewohnt erfassen, ohne Grund.
• Früher bezahlt (vorgestern oder davor): Die Zahlung ist rückdatiert und braucht einen Grund, zum Beispiel „Gast hat letzte Woche bar bezahlt, vergessen einzutragen“.
• Standardmäßig dürfen das die Rollen Inhaber, Manager, Rezeption und Buchhaltung.
• Jede rückdatierte Zahlung bleibt nachvollziehbar: Wer sie erfasst hat, auf welches Datum, Betrag und Grund stehen im Protokoll.
• Inhaber bekommen morgens eine Zusammenfassung: Wurde am Vortag etwas rückdatiert, meldet eine Push-Mitteilung, wie viele Zahlungen es waren. Auch die Glocke zeigt die Zahl für heute; antippen zeigt die Details.

Einen Monat abschließen

Ist der Monat mit der Bank abgeglichen und die Steuer gemeldet, schließen Sie ihn ab. Danach kann niemand mehr etwas in diesem Monat ändern, und die Zahlen in Ihren Berichten bleiben, wie sie sind. Das funktioniert mit und ohne Tagesabschluss.

1. Öffnen Sie Finanzen und tippen Sie in der Monatszeile rechts auf ⋮ → Monatsabschluss. Im Web-Arbeitsplatz ist Monatsabschluss eine Schaltfläche oben auf der Finanzseite.
2. Tippen Sie auf Monat abschließen, wählen Sie den Monat und bestätigen Sie. Abschließen lassen sich nur vergangene Monate, nicht der laufende oder spätere.
3. Abgeschlossene Monate erscheinen in der Liste, mit Namen und Zeitpunkt.

Standardmäßig dürfen die Rollen Inhaber und Buchhaltung Monate abschließen. Abschließen und Wiederöffnen landen im Protokoll, und alle Inhaber werden benachrichtigt.

Was in einem abgeschlossenen Monat nicht mehr geht

In einem abgeschlossenen Monat wird Folgendes abgelehnt, mit dem Hinweis, dass der Monat abgeschlossen ist:

• Zahlungen und Erstattungen erfassen, eine Zahlung stornieren, die Überweisung eines Gastes bestätigen (nach Zahlungsdatum);
• Ausgaben erfassen oder löschen (nach Ausgabendatum);
• Umbuchungen zwischen Kasse und Bank und Anfangsbestände (nach ihrem Datum);
• Posten auf der Gastrechnung hinzufügen oder stornieren (nach Buchungsdatum);
• Preis ändern, Daten verschieben, stornieren, als No-Show markieren oder eine Buchung wiederherstellen, sobald eine Nacht davon in einem abgeschlossenen Monat liegt;
• die Abrechnung beim Check-out (nach Abreisedatum).

Berichte ansehen und exportieren geht weiterhin.

Einen Monat wieder öffnen

Standardmäßig kann das nur die Rolle Inhaber.

1. Öffnen Sie Finanzen → Monatsabschluss.
2. Tippen Sie beim abgeschlossenen Monat auf Wieder öffnen und bestätigen Sie.
3. Ist die Korrektur erledigt, schließen Sie den Monat wieder ab.

Auch das Wiederöffnen landet im Protokoll, und alle Inhaber werden benachrichtigt.

Monatsabschluss und Tagesabschluss: der Unterschied

Nutzen Sie den Tagesabschluss, sperrt er jede Nacht den vorherigen Geschäftstag. Die beiden Sperren unterscheiden sich:

• Tagesabschluss: sperrt einzelne Tage, automatisch jede Nacht. Die Rollen Inhaber und Manager können einen Tag auf der Seite des Tagesabschlusses mit Tag entsperren wieder entsperren.
• Monatsabschluss: sperrt einen ganzen Monat, von Hand. Wieder öffnen kann ihn standardmäßig nur die Rolle Inhaber.

Beide Sperren gelten gleichzeitig, und die strengere entscheidet:

• Hat der Tagesabschluss einen Tag gesperrt, entsperren Sie diesen Tag zuerst auf der Seite des Tagesabschlusses – auch wenn der Monat nicht abgeschlossen ist.
• Ist der Monat abgeschlossen, reicht es nicht, auf der Seite des Tagesabschlusses einen einzelnen Tag zu entsperren. Bitten Sie zuerst den Inhaber, den Monat wieder zu öffnen.