BaanHost-Datenschutzerklärung
Wer wir sind
BaanHost ist eine App zur Verwaltung von Villen, Bungalows und Gästehäusern, betrieben von Baan Paro Mruen, Koh Phangan, Thailand („wir“). Diese Erklärung beschreibt, welche Daten die App verarbeitet und wie.
Zwei Gruppen von Personen
- Kontoinhaber – Inhaber, Manager und Mitarbeiter, die sich in der App anmelden. Welche Daten wir über sie speichern, ist unten unter „Welche Kontodaten die App speichert“ aufgeführt.
- Gäste – die Personen, die in einer Unterkunft übernachten. Ihre Angaben werden von den Mitarbeitern der Unterkunft erfasst, die für diese Daten verantwortlich ist. BaanHost verarbeitet sie im Auftrag der Unterkunft.
Welche Kontodaten die App speichert
- Anmeldedaten – Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anzeigename, Ihre Rolle und ein gehashtes Passwort; sie dienen dazu, Sie anzumelden und in Ihrer Organisation nachvollziehbar zu machen, wer was getan hat. Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, speichern wir zusätzlich die von Google bzw. Apple bereitgestellte Konto-Kennung, und zwar ausschließlich, um Sie bei der nächsten Anmeldung wiederzuerkennen.
- Abonnementkäufe – zu jedem für Ihre Organisation abgeschlossenen Abonnement: die Plattform (App Store oder Google Play), das Produkt, die Transaktionsnummern, Kauf- und Ablaufdatum, den Status sowie die Angabe, ob es sich automatisch verlängert. Wir verwenden diese Angaben, um festzustellen, welchen Tarif Ihre Organisation bezahlt hat, um Käufe wiederherzustellen und um Fragen zur Abrechnung zu beantworten. Vom Store erhalten wir ausschließlich die geprüften Transaktionsdaten; Ihre Kartennummer oder andere Zahlungsdaten sehen wir nie.
- Geräte für Push-Benachrichtigungen – sofern Sie Benachrichtigungen erlauben: das Push-Token des Geräts, die Plattform (iOS oder Android), die Sprache der App, die App-Version und den Zeitpunkt der letzten Aktivität des Geräts sowie die Benachrichtigungsarten, die Sie ein- oder ausgeschaltet haben. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um Ihnen die gewählten Benachrichtigungen in Ihrer Sprache zuzustellen.
Welche Gästedaten die App speichert
Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Art und Nummer des Ausweisdokuments, Geburtsdatum, Aufenthaltsdaten, Zahlungen und Notizen – ausschließlich das, was die Mitarbeiter der Unterkunft erfassen, was ein Gast auf der Online-Check-in-Seite, der Direktbuchungsseite oder der Zahlungsseite der Unterkunft selbst angibt, sowie Buchungen, die die Unterkunft aus ihren angebundenen Kanälen importiert (über Channex oder iCal-Kalenderlinks). Wenn Mitarbeiter in der App einen Reisepass scannen, wird das Bild auf dem Gerät ausgelesen und sofort gelöscht. Lädt ein Gast auf der Online-Check-in-Seite ein Foto seines Reisepasses hoch oder unterschreibt dort, werden Bild und Unterschrift vertraulich für die Unterkunft gespeichert, ausschließlich für den Check-in und die gesetzlich vorgeschriebene Gästemeldung verwendet und zusammen mit den übrigen personenbezogenen Daten des Gastes gelöscht. Meldet ein Gast auf der Zahlungsseite der Unterkunft eine Zahlung, werden die Meldung und ein gegebenenfalls hochgeladenes Bild des Überweisungsbelegs im privaten Speicher der Unterkunft abgelegt und sind nur für deren Mitarbeiter sichtbar. Reinigungsfotos, die in der App aufgenommen werden, zeigen Zimmer, keine Personen. Keine Standortverfolgung, keine Werbe-IDs, kein Zugriff auf Kontakte.
Zahlungen von Gästen
Hat eine Unterkunft Online-Zahlungen aktiviert, werden Zahlungen, die Gäste auf der Zahlungsseite der Unterkunft per Karte oder durch Scannen eines QR-Codes leisten, von Omise abgewickelt. Die Kartendaten werden in das eigene Zahlungsformular von Omise eingegeben und laufen nie über unsere Server; der Betrag geht unmittelbar auf das eigene Omise-Konto der Unterkunft. Wir speichern lediglich die Zahlungsreferenz von Omise, die Zahlungsart, den Betrag und den Status.
Wo die Daten gespeichert werden
Auf Servern in Singapur (Amazon Web Services), bei der Übertragung verschlüsselt. Die nächtlichen Datensicherungen werden vertraulich in derselben Region gespeichert. Absturz- und Fehlerberichte gehen an Sentry (Rechenzentrum in der EU) und enthalten nur technische Angaben – niemals Namen, Kontaktdaten oder Ausweisnummern von Gästen.
Wie lange wir Daten aufbewahren
Jede Unterkunft legt ihre eigene Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten der Gäste fest (standardmäßig drei Jahre nach dem letzten Check-out des Gastes). Danach werden Name, Kontaktdaten, Ausweisnummer und Notizen des Gastes automatisch gelöscht; Buchungs- und Zahlungsdatensätze bleiben ohne personenbezogene Merkmale erhalten. Mitarbeiter können die personenbezogenen Daten eines einzelnen Gastes jederzeit in der App löschen.
Endet eine Testphase ohne Abonnement oder endet ein Abonnement und ist die Kulanzfrist von 7 Tagen verstrichen, wird die Organisation schreibgeschützt. Ihre Daten werden dann 90 Tage lang aufbewahrt; wird das Abonnement innerhalb dieser Frist erneuert, steht der volle Zugriff mit sämtlichen Daten wieder zur Verfügung. Nach Ablauf der 90 Tage können die Organisation und alle ihre Daten endgültig gelöscht werden.
Ihre Rechte
- Kontoinhaber können ihre Angaben und ihr Passwort in der App ändern und ihr Konto über das runde Profilbild oben rechts (Konto löschen) löschen. Wird das letzte Inhaberkonto gelöscht, werden sämtliche Daten der Unterkunft gelöscht.
- Inhaber einer Unterkunft können alle ihre Daten unter Mehr → Datenschutz & Daten als ZIP-Archiv mit CSV-Dateien exportieren.
- Gäste, die wissen möchten, welche Daten eine Unterkunft über sie gespeichert hat, oder deren Löschung wünschen, wenden sich bitte an die Unterkunft; wir unterstützen die Unterkunft bei der Erfüllung der Anfrage.
BaanHost-Konto löschen
Sie können Ihr BaanHost-Konto jederzeit löschen – in der App oder per E-Mail. Für den Antrag muss die App nicht installiert sein.
- In der App: Melden Sie sich an, tippen Sie oben rechts auf das runde Profilbild, wählen Sie Konto löschen, geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie. Das Konto wird sofort gelöscht. Wenn Sie sich mit Google oder Apple registriert und nie ein Passwort festgelegt haben, legen Sie zuerst über Passwort vergessen? auf dem Anmeldebildschirm eines fest oder schreiben Sie uns.
- Per E-Mail: Schreiben Sie von der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden, an [email protected], dass Sie Ihr Konto löschen möchten, und nennen Sie den Namen Ihrer Organisation. Wir bestätigen per Antwort und löschen das Konto innerhalb von 30 Tagen.
Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse in mehreren Organisationen verwenden, haben Sie in jeder ein eigenes Konto. Löschen Sie jedes in der App, nachdem Sie zur jeweiligen Organisation gewechselt haben, oder nennen Sie uns per E-Mail die zu löschenden Konten.
Was gelöscht wird: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort, die Anmeldung über Google oder Apple, Ihre Einstellungen und die für Benachrichtigungen registrierten Geräte. Sind Sie der einzige Inhaber der Organisation, wird die gesamte Organisation mitgelöscht: Unterkünfte und Zimmer, Buchungen, Gästedaten (einschließlich Passfotos und Unterschriften), Zahlungen und Finanzdaten, Belege, Reinigungsfotos, Nachrichten und das Aktivitätsprotokoll.
Was erhalten bleibt: Hat die Organisation noch einen weiteren Inhaber, bleiben die von Ihnen erfassten Buchungen, Zahlungen und sonstigen Einträge bei ihr, da es sich um Geschäftsunterlagen der Organisation handelt. Apple und Google bewahren ihre eigenen Aufzeichnungen über Abo-Käufe nach ihren eigenen Richtlinien auf. Daten in unseren Sicherungskopien werden innerhalb von 90 Tagen automatisch gelöscht.
Weitergabe
Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht an Werbetreibende weiter. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:
- Amazon Web Services – Hosting, Dateispeicherung und Datensicherung.
- Cloudflare – Netzwerksicherheit.
- Sentry – Fehlerberichte.
- Resend – Versand von E-Mails, etwa Bestätigungscodes bei der Registrierung, Kontomitteilungen und Nachrichten, die eine Unterkunft ihren Gästen per E-Mail sendet.
- Google Firebase Cloud Messaging – Zustellung von Push-Benachrichtigungen.
- Channex – Kanalsynchronisierung: übermittelt Verfügbarkeit und Preise einer Unterkunft an die angebundenen Buchungskanäle und leitet die Buchungen aus diesen Kanälen einschließlich der Gästedaten an die Unterkunft zurück.
- Google und Apple – Anmeldung mit Google oder Apple, sofern Sie diese wählen, Vertrieb der App und Abrechnung der Abonnements: Abonnements in der App für iPhone und iPad werden über den App Store von Apple abgerechnet, in der Android-App über Google Play.
Besucher der Website
Wenn Sie sich auf baanhost.com in die Warteliste eintragen, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Sprache, um Sie zu informieren, sobald die App verfügbar ist. Wenn Sie sich auf der Website registrieren, speichern wir den Namen Ihrer Organisation, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ein gehashtes Passwort, um Ihr Konto einzurichten, und senden Ihnen einen Bestätigungscode per E-Mail. Wir verwenden diese Angaben ausschließlich, um Sie in Bezug auf BaanHost zu kontaktieren und Ihr Konto einzurichten – niemals zu Werbezwecken.
Zugriff durch den Support
Um ein von Ihnen gemeldetes Problem zu untersuchen, können sich Support-Mitarbeiter von BaanHost mit derselben Ansicht wie Ihr Inhaberkonto bei Ihrer Organisation anmelden. Jede Sitzung erfordert die Angabe eines Grundes, läuft nach einer Stunde ab, und jede währenddessen vorgenommene Handlung wird im Protokoll Ihrer Organisation als vom BaanHost-Support ausgeführt erfasst. Der Zugriff ist auf das beschränkt, was zur Erledigung Ihrer Anfrage erforderlich ist.
Kontakt
[email protected] — Baan Paro Mruen, Koh Phangan, Surat Thani, Thailand.