Check-in, Pass-Scan und Chip
Gäste auf der Seite „Heute“ einchecken, Gastdaten per Pass-Scan ausfüllen und durch Auslesen des Pass-Chips bestätigen.
Gast einchecken
- Suchen Sie auf der Seite Heute unter Anreisen heute den Gast und tippen Sie auf Einchecken. Oder öffnen Sie die Buchung und tippen Sie dort auf Einchecken. Die Schaltfläche ist ab dem Anreisedatum aktiv.
- Ist das Zimmer noch nicht gereinigt, warnt BaanHost Sie. Tippen Sie nur dann auf Trotzdem einchecken, wenn das Zimmer wirklich bereit ist.
- Erfassen Sie, was der Gast jetzt bezahlt, in den Feldern Miete gezahlt und Kautionen ein, jeweils mit Bezahlt über, sowie das Datum unter Gezahlt am. Lassen Sie einen Betrag auf 0, wenn nichts erfasst werden soll.
- Bestätigen Sie. Im Belegungsplan steht die Buchung nun auf „Im Haus“.
Pass scannen
Scannen können Sie im Formular für eine neue Buchung (solange noch kein Gast gewählt ist), im Gastformular und beim Hinzufügen von Begleitpersonen.
- Tippen Sie auf Pass scannen und dann auf Foto aufnehmen oder Aus Fotos.
- Richten Sie die Kamera auf die beiden Codezeilen unten auf der Personaldatenseite.
- Name, Passnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Geschlecht und Ablaufdatum werden ausgefüllt. Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern; Felder, die fehlerhaft wirken, werden in einem Warnhinweis genannt.
Die Erkennung läuft direkt auf dem Handy, funktioniert offline, und das Foto wird danach gelöscht.
Chip auslesen (NFC)
Auf Handys mit NFC bietet BaanHost direkt nach dem Scan an, die Daten mit dem Pass-Chip abzugleichen. Der Chip enthält genau das, was der ausstellende Staat eingetragen hat – Lesefehler sind damit ausgeschlossen.
- Tippen Sie auf Chip lesen.
- Klappen Sie den Pass zu, legen Sie ihn flach hin und halten Sie das Handy ruhig auf den Umschlag. Bei Android-Geräten sitzt die NFC-Stelle meist oben oder in der Mitte der Rückseite. Halten Sie 3–5 Sekunden still.
- Sobald Aus dem Chip übernommen erscheint, wurden die Felder anhand des Chips korrigiert.
Lässt sich der Chip nicht öffnen, prüfen Sie Passnummer, Geburtsdatum und Ablaufdatum aus dem Scan und versuchen Sie es erneut.
Begleitpersonen
Öffnen Sie die Buchung → Begleitpersonen → Begleitperson hinzufügen und dann Pass scannen, neuer Gast oder Aus Gästen wählen. In Thailand wird jede Begleitperson per TM30 gemeldet.
Gäste sich selbst anmelden lassen
Öffnen Sie die Buchung, gehen Sie zu Online-Anmeldung und tippen Sie auf Anmeldelink kopieren oder Teilen. Der Gast gibt auf seinem eigenen Handy seine Passdaten ein, lädt ein Passfoto hoch, unterschreibt und akzeptiert Ihre Hausordnung. Die Buchung zeigt danach Angemeldet.
Check-out
Tippen Sie auf der Seite Heute unter Abreisen heute neben dem Gast auf Auschecken, oder öffnen Sie die Buchung → Abreise & Abrechnung. Erfassen Sie Posten der Abrechnung wie Strom, Wasser, Reinigung oder Schäden, rechnen Sie die Kaution ab und erfassen Sie eine eventuelle Rückzahlung.