บันทึกการชำระเงินย้อนหลังและการล็อกบัญชีรายเดือน
บันทึกการชำระเงินของวันที่ผ่านมาแล้วได้เสมอ แต่ต้องระบุเหตุผลและมีร่องรอยเก็บไว้ ตรวจบัญชีเสร็จแล้วก็ล็อกเดือนนั้นไว้ ไม่มีใครแก้ได้ และมีแต่เจ้าของกิจการที่ปลดล็อกได้
บันทึกการชำระเงินของวันที่ผ่านมาแล้ว
ตอนบันทึกการชำระเงิน ยืนยันยอดโอนของแขก หรือรับเงินตอนเช็คอิน เลือกวันที่ชำระย้อนหลังเป็นวันไหนก็ได้ ขอแค่เดือนนั้นยังไม่ถูกล็อก
- ชำระวันนี้หรือเมื่อวาน: บันทึกตามปกติ ไม่ต้องใส่เหตุผล
- ก่อนหน้านั้น (เมื่อวานซืนหรือก่อนนั้น): ถือเป็นการบันทึกย้อนหลัง ต้องใส่เหตุผล เช่น "แขกจ่ายเงินสดเมื่อสัปดาห์ก่อน แต่ลืมบันทึก"
- โดยค่าเริ่มต้น เจ้าของกิจการ, ผู้จัดการ, พนักงานต้อนรับ และ นักบัญชี บันทึกย้อนหลังได้
- ทุกรายการที่บันทึกย้อนหลังมีร่องรอยเก็บไว้ ใครบันทึก ย้อนไปวันไหน ยอดเท่าไร และเหตุผลอะไร จะอยู่ใน บันทึกการใช้งาน ทั้งหมด
- เจ้าของกิจการจะได้รับสรุปการบันทึกย้อนหลังทุกเช้า ถ้าเมื่อวานมีการบันทึกย้อนหลัง จะมีแจ้งเตือนหนึ่งรายการบอกว่ากี่รายการ ที่กระดิ่งก็แสดงจำนวนของวันนี้ แตะเพื่อดูรายละเอียดได้
ล็อกบัญชีรายเดือน
พอสิ้นเดือนกระทบยอดกับธนาคารและยื่นภาษีเรียบร้อยแล้ว ก็ล็อกเดือนนั้นไว้ หลังล็อกแล้วไม่มีใครแก้บัญชีของเดือนนั้นได้ ตัวเลขในรายงานก็จะไม่เปลี่ยนอีก ใช้ได้แม้ไม่ได้เปิดปิดยอดกลางคืน
- เปิด การเงิน แล้วแตะ ⋮ ทางขวาของแถวเดือน → ล็อกบัญชีรายเดือน ในเว็บเวิร์กสเตชันจะเป็นปุ่ม ล็อกบัญชีรายเดือน ด้านบนของหน้าการเงิน
- แตะ ล็อกเดือน เลือกเดือนแล้วยืนยัน ล็อกได้เฉพาะเดือนที่จบไปแล้ว เดือนปัจจุบันและเดือนถัดไปล็อกไม่ได้
- เดือนที่ล็อกแล้วจะแสดงในรายการ พร้อมบอกว่าใครล็อกและล็อกเมื่อไร
โดยค่าเริ่มต้น เจ้าของกิจการ และ นักบัญชี ล็อกเดือนได้ ทั้งการล็อกและการปลดล็อกจะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการใช้งาน และเจ้าของกิจการทุกคนจะได้รับแจ้ง
ล็อกแล้วทำอะไรไม่ได้บ้าง
รายการต่อไปนี้ที่ตกอยู่ในเดือนที่ล็อกแล้วจะถูกปฏิเสธ พร้อมข้อความว่าเดือนนี้ล็อกบัญชีแล้ว:
- บันทึกการชำระเงิน คืนเงิน ยกเลิกรายการชำระเงิน ยืนยันยอดโอนของแขก (ดูจากวันที่ชำระ)
- บันทึกหรือลบค่าใช้จ่าย (ดูจากวันที่ของค่าใช้จ่าย)
- โอนเงินระหว่างบัญชีและยอดยกมา (ดูจากวันที่ของรายการนั้น)
- เพิ่มหรือยกเลิกรายการในบิล (ดูจากวันที่ลงบัญชี)
- เปลี่ยนราคา เลื่อนวัน ยกเลิก ทำเครื่องหมายไม่มาเข้าพัก หรือคืนสถานะการจอง ถ้ามีคืนใดคืนหนึ่งของการจองตกอยู่ในเดือนที่ล็อก
- ชำระยอดตอนเช็คเอาท์ (ดูจากวันเช็คเอาท์)
การดูและส่งออกรายงานยังทำได้ตามปกติ
ปลดล็อก
โดยค่าเริ่มต้นมีแค่ เจ้าของกิจการ ที่ปลดล็อกได้
- เปิด การเงิน → ล็อกบัญชีรายเดือน
- แตะ ปลดล็อก ที่เดือนที่ล็อกไว้ แล้วยืนยัน
- แก้เสร็จแล้วอย่าลืมล็อกเดือนนั้นอีกครั้ง
การปลดล็อกก็ถูกบันทึกไว้ในบันทึกการใช้งานเช่นกัน และเจ้าของกิจการทุกคนจะได้รับแจ้ง
ต่างจากการล็อกวันของการปิดยอดกลางคืนอย่างไร
ถ้าคุณใช้การปิดยอดกลางคืน ระบบจะล็อกวันทำการก่อนหน้าทุกคืน ล็อกสองแบบนี้ต่างกันดังนี้:
- ล็อกจากการปิดยอดกลางคืน: ล็อกทีละวันโดยอัตโนมัติ เจ้าของกิจการ และ ผู้จัดการ ปลดล็อกได้ด้วย ปลดล็อกวัน ที่หน้าปิดยอดกลางคืน
- ล็อกบัญชีรายเดือน: ล็อกทั้งเดือน โดยคนกดล็อกเอง ค่าเริ่มต้นมีแค่ เจ้าของกิจการ ที่ปลดล็อกได้
ล็อกทั้งสองแบบมีผลพร้อมกัน และยึดแบบที่เข้มกว่า:
- ถ้าวันไหนถูกปิดยอดกลางคืนล็อกไว้ ต่อให้เดือนนั้นยังไม่ได้ล็อกบัญชี ก็ต้องปลดล็อกวันนั้นที่หน้าปิดยอดกลางคืนก่อน
- ถ้าเดือนนั้นล็อกบัญชีแล้ว การปลดล็อกวันเดียวที่หน้าปิดยอดกลางคืนก็ยังแก้ไม่ได้ ต้องให้เจ้าของกิจการปลดล็อกเดือนนั้นก่อน