過去日付の入金記録と月次締め

過去の日付の入金はいつでも記録できますが、理由の入力が必要で、記録が残ります。帳簿の確認が済んだら月を締めましょう。誰も変更できなくなり、解除できるのは経営者だけです。

過去の日付で入金を記録する

入金を記録するとき、ゲストの振込を確認するとき、チェックイン時にその場で入金を受けるときは、支払日にそれより前のどの日でも選べます。ただし、その月が締められていないことが条件です。

• 支払日が今日か昨日:いつもどおり記録できます。理由は不要です。
• それより前(一昨日以前):過去日付の記録となり、理由の入力が必要です。例:「先週ゲストから現金で受け取ったが、記録し忘れていた」。
• 過去日付で記録できるのは、初期状態では経営者、マネージャー、フロント、経理です。
• 過去日付の記録はすべて跡が残ります。誰が、どの日付で、いくら、どんな理由で記録したかが操作ログに記録されます。
• 経営者には毎朝、過去日付の記録のまとめが届きます。前日に過去日付の記録があれば、件数を知らせるプッシュ通知が 1 件届きます。ベルにも今日の件数が表示され、タップすると詳細を確認できます。

月を締める

月末に銀行との照合や税務申告が済んだら、その月を締めます。締めた月の帳簿は誰も変更できなくなり、レポートの数字も変わりません。ナイトオーディットを使っていなくても利用できます。

1. 会計を開き、月の行の右にある ⋮ → 月次締めをタップします。ウェブのワークステーションでは、財務ページ上部の月次締めボタンです。
2. 月を締めるをタップし、月を選んで確定します。締められるのは終わった月だけで、今月やそれ以降の月は締められません。
3. 締めた月は一覧に表示され、誰がいつ締めたかがわかります。

月を締められるのは、初期状態では経営者と経理です。締めと解除はどちらも操作ログに記録され、すべての経営者に通知されます。

締めた月でできなくなる操作

締めた月にかかる次の操作は、「この月は締め済みです」というメッセージとともに拒否されます。

• 入金・返金の記録、入金の取消、ゲストの振込の確認(支払日で判断)
• 経費の記録・削除(経費の日付で判断)
• 資金の振替、期首残高(それぞれの日付で判断)
• フォリオ明細の追加・取消(計上日で判断)
• 料金の変更、日程の変更、キャンセル、ノーショーの記録、予約の復元(予約の 1 泊でも締めた月にかかる場合)
• チェックアウト時の精算(チェックアウト日で判断)

レポートの閲覧やエクスポートは引き続きできます。

締めを解除する

解除できるのは、初期状態では経営者だけです。

1. 会計 → 月次締めを開きます。
2. 締めた月の解除をタップし、確定します。
3. 修正が終わったら、その月をもう一度締めてください。

解除も操作ログに記録され、すべての経営者に通知されます。

ナイトオーディットのロックとの違い

ナイトオーディットを使っている場合、毎晩前日の営業日がロックされます。2 つのロックには次の違いがあります。

• ナイトオーディットのロック:1 日単位で、自動でかかります。経営者とマネージャーが、ナイトオーディットの画面の日付のロック解除で解除できます。
• 月次締め:1 か月単位で、手動でかけます。解除できるのは、初期状態では経営者だけです。

2 つのロックは同時に有効で、より厳しい方が適用されます。

• ナイトオーディットでロックされた日は、その月が締められていなくても、先にナイトオーディットの画面でその日のロックを解除する必要があります。
• 月が締められている場合、ナイトオーディットの画面で 1 日だけ解除しても変更はできません。先に経営者に月の締めを解除してもらってください。