补记以前的收款与按月锁账
以前日期的收款随时能补记,但要写原因并留痕;对完账就把这个月锁上,谁都改不了,只有老板能解锁。
补记以前日期的收款
记收款、确认客人转账,或者办入住时顺手收款,付款日期都可以选以前的任何一天,只要那个月还没锁账。
- 付款日期是今天或昨天:照常记,不用填原因。
- 更早(前天及以前):算补记,必须填写原因,例如"客人上周付的现金,当时忘了记"。
- 默认能补记的是 老板、经理、前台 和 会计。
- 每笔补记都会留痕:谁记的、补到哪天、多少钱、什么原因,都记进 操作日志。
- 老板每天早上会收到补记汇总:前一天有补记,就推送一条,写明有几笔。铃铛里也会显示今天有几笔补记,点开能看到明细。
"今天"按机构的时区算。
按月锁账
月底和银行对完账、报完税,就把这个月锁上。锁了以后,这个月的账谁都不能再动,报表上的数字也不会再变。不开夜审也能用。
- 打开 财务,点月份那一行右边的 ⋮ → 按月锁账。网页工作台是财务页顶部的 按月锁账 按钮。
- 点 锁定月份,选月份并确认。只能锁已经结束的月份,本月和以后的月份不能锁。
- 锁好的月份会列出来,写明谁、什么时候锁的。
默认能锁账的是 老板 和 会计。锁账和解锁都会记进操作日志,并通知所有老板。
锁了以后哪些操作会被拒绝
落在已锁月份里的下面这些操作,都会被拒绝,并提示这个月已锁账:
- 记收款、退款、作废收款、确认客人转账(按付款日期算);
- 记支出、删除支出(按支出日期算);
- 资金调拨、初始账务锚点(按调拨日期、锚点日期算);
- 账单明细的添加和作废(按过账日期算);
- 改房价、改期、取消、标记未到店、恢复预订:预订只要有一晚落在已锁月份,就不能改;
- 退房结算(按退房日算)。
查看报表、导出数据不受影响。
解锁
默认只有 老板 能解锁。
- 打开 财务 → 按月锁账。
- 在已锁的月份上点 解锁,确认。
- 改完账,记得把这个月重新锁上。
解锁同样会记进操作日志,并通知所有老板。
和夜审锁定营业日的区别
开了夜审的话,夜审每晚会锁定前一个营业日。两种锁不一样:
- 夜审锁:按天锁,夜审自动锁。老板 和 经理 都能在夜审页点 解锁营业日 解锁。
- 按月锁账:按月锁,由人手动锁。默认只有 老板 能解锁。
两种锁同时有效,按更严的算:
- 某一天被夜审锁了,即使这个月没锁账,也要先在夜审页解锁那一天。
- 某个月锁了账,在夜审页解锁其中一天也没用,要先请老板解锁这个月。