Ghi bổ sung thanh toán và khoá sổ theo tháng
Bạn có thể ghi một khoản thanh toán cho bất kỳ ngày nào trước đây, kèm lý do và có lưu vết. Đối soát xong thì khoá sổ tháng đó: không ai sửa được nữa, chỉ chủ cơ sở mới mở khoá được.
Ghi thanh toán cho một ngày đã qua
Khi ghi một khoản thanh toán, xác nhận chuyển khoản của khách hoặc thu tiền lúc nhận phòng, ngày thanh toán có thể là bất kỳ ngày nào trước đây, miễn là tháng đó chưa khoá sổ.
- Trả hôm nay hoặc hôm qua: ghi như bình thường, không cần lý do.
- Trả sớm hơn (từ hôm kia trở về trước): đây là ghi bổ sung và bắt buộc phải có lý do, ví dụ “Khách trả tiền mặt tuần trước, lúc đó quên ghi”.
- Mặc định, vai trò Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân và Kế toán được ghi bổ sung.
- Mỗi lần ghi bổ sung đều có lưu vết: ai ghi, ghi cho ngày nào, số tiền và lý do đều nằm trong Nhật ký.
- Mỗi sáng chủ cơ sở nhận bản tóm tắt: nếu hôm trước có ghi bổ sung, sẽ có một thông báo đẩy cho biết có mấy khoản. Biểu tượng chuông cũng hiện số khoản hôm nay; nhấn vào để xem chi tiết.
Khoá sổ một tháng
Đối chiếu xong với ngân hàng và nộp thuế xong thì khoá sổ tháng đó. Từ lúc ấy không ai sửa được tháng đó nữa, và số liệu trong báo cáo cũng không thay đổi. Có bật kiểm toán đêm hay không đều dùng được.
- Mở Tài chính, nhấn ⋮ bên phải dòng tháng → Khoá sổ theo tháng. Trên web, đó là nút Khoá sổ theo tháng ở đầu trang Tài chính.
- Nhấn Khoá sổ tháng, chọn tháng rồi xác nhận. Chỉ khoá được những tháng đã kết thúc, không khoá được tháng hiện tại hay các tháng sau.
- Các tháng đã khoá được liệt kê kèm người khoá và thời điểm khoá.
Mặc định, vai trò Chủ cơ sở và Kế toán được khoá sổ. Việc khoá và mở khoá đều được ghi vào nhật ký, và mọi chủ cơ sở đều nhận thông báo.
Khoá sổ rồi thì những gì bị chặn
Trong tháng đã khoá sổ, các thao tác sau sẽ bị từ chối, kèm thông báo tháng này đã khoá sổ:
- ghi thanh toán, hoàn tiền, huỷ khoản thanh toán, xác nhận chuyển khoản của khách (theo ngày thanh toán);
- thêm hoặc xoá chi phí (theo ngày chi);
- điều chuyển tiền và số dư đầu kỳ (theo ngày của chúng);
- thêm hoặc huỷ khoản phí trong hoá đơn phòng (theo ngày ghi sổ);
- đổi giá, dời ngày, huỷ, đánh dấu không đến hoặc khôi phục đặt phòng, nếu có bất kỳ đêm nào rơi vào tháng đã khoá;
- quyết toán khi trả phòng (theo ngày trả phòng).
Xem và xuất báo cáo vẫn bình thường.
Mở khoá một tháng
Mặc định chỉ vai trò Chủ cơ sở mới mở khoá được.
- Mở Tài chính → Khoá sổ theo tháng.
- Nhấn Mở khoá ở tháng đã khoá rồi xác nhận.
- Sửa xong, nhớ khoá sổ tháng đó lại.
Việc mở khoá cũng được ghi vào nhật ký, và mọi chủ cơ sở đều nhận thông báo.
Khoá sổ theo tháng và kiểm toán đêm
Nếu bạn dùng kiểm toán đêm, mỗi đêm nó sẽ khoá ngày kinh doanh hôm trước. Hai loại khoá này khác nhau:
- Khoá của kiểm toán đêm: khoá từng ngày, tự động. Vai trò Chủ cơ sở và Quản lý có thể mở khoá một ngày bằng Mở khoá một ngày trên trang kiểm toán đêm.
- Khoá sổ theo tháng: khoá cả tháng, do người khoá bằng tay. Mặc định chỉ vai trò Chủ cơ sở mới mở khoá được.
Hai loại khoá cùng có hiệu lực, loại nào chặt hơn thì theo loại đó:
- Nếu kiểm toán đêm đã khoá một ngày, phải mở khoá ngày đó ở trang kiểm toán đêm trước, kể cả khi tháng chưa khoá sổ.
- Nếu tháng đã khoá sổ, mở khoá một ngày ở trang kiểm toán đêm cũng không đủ. Hãy nhờ chủ cơ sở mở khoá tháng trước.