Персонал, ролі та права
Десять ролей, у кожної своя ділянка роботи. Під час запрошення виберіть роль, за потреби налаштуйте права окремій людині, а працівники завжди можуть подивитися, що їм доступно.
Кожен входить під власним акаунтом, тож ви завжди знаєте, хто що зробив. Кількість акаунтів персоналу не обмежена на жодному тарифі.
У кожної людини одна роль, і саме вона визначає, що їй доступно за замовчуванням. Власник може ще додати чи прибрати окремі права конкретній людині. Недоступні кнопки або приховані, або сірі — якщо їх натиснути, видно, до кого звернутися.
На сторінці Персонал натисніть «Огляд ролей» — там видно, що може кожна роль. Описи там ті самі, що нижче.
Як запросити члена команди
Запрошувати працівників і змінювати ролі можуть Власник бізнесу і Менеджер. Менеджер керує лише ролями, нижчими за менеджера.
- Відкрийте Більше → Персонал (на планшеті — у бічному меню) і натисніть Запросити працівника.
- Вкажіть email, заповніть поле Повне ім'я і виберіть роль. За замовчуванням вибрано роль «Рецепція». Під вибраною роллю одразу видно, що вона може.
- Натисніть Запросити працівника. BaanHost надішле запрошення електронною поштою, воно дійсне 7 днів. Якщо лист надіслати не вдається, застосунок покаже код запрошення: натисніть Копіювати й надішліть його через WhatsApp або LINE.
Замість запрошення можна увімкнути Задати пароль вручну й одразу створити акаунт із паролем.
Як приєднується член команди
- Працівник встановлює BaanHost і на екрані входу натискає Співробітник? Отримали запрошення — приєднуйтесь тут.
- Вводить email, у поле Код запрошення — код із листа або отриманий від вас, а також придумує власний пароль.
- Натискає Приєднатися — і працівник уже в системі.
Під час першого входу працівник бачить коротке привітання: яка в нього роль, що він може робити і з чим іти до власника чи менеджера.
Один вхід — кілька організацій: перемикання
На один email (або один вхід через Google / Apple) можуть бути акаунти в кількох організаціях — наприклад, якщо у вас два готелі або ви працюєте в когось і відкрили власний об’єкт.
- Якщо під час входу пароль або акаунт Google / Apple підходить до кількох організацій, спершу з’явиться Виберіть організацію.
- Після входу торкніться аватара вгорі праворуч → Змінити організацію, щоб перейти до іншої організації без повторного введення пароля. Працює в застосунку й у веб-версії.
- У списку лише акаунти з тим самим підтвердженим email. Вимкнені акаунти та призупинені організації не показуються.
- Після перемикання діють ваша роль і права в обраній організації.
Працівник відкриває власний об’єкт
Якщо ви вже працюєте в іншому місці (прибирання, рецепція…), ви все одно можете відкрити власний об’єкт:
- Зареєструйтеся на сайті BaanHost або в застосунку з тим самим email, акаунтом Google чи Apple. Під час входу через Google / Apple застосунок запитає, увійти як працівник чи «Зареєструвати свій об’єкт».
- У новій організації ви — Власник бізнесу, із 14-денним безкоштовним періодом. Акаунт працівника не змінюється.
- Далі під час входу обирайте, куди увійти, або перемикайтеся через Змінити організацію у меню аватара.
Якщо цей email уже належить власнику будь-якої організації, реєстрація запропонує просто увійти: безкоштовний період надається один раз на людину.
Власник бізнесу
Власник бізнесу. Має всі права й одноосібно керує способами оплати, підпискою та повним експортом даних.
Кому підходить: власнику бізнесу. Власників бізнесу в організації може бути кілька.
Може:
- Керувати способами оплати та підпискою
- Запрошувати працівників, призначати ролі й точно налаштовувати права
- Бачити всі фінанси, закривати й відкривати місяці
- Налаштовувати організацію, ціни, канали й нічний аудит
Не може / до кого звернутися:
- Без обмежень; лише власник бізнесу може призначити іншого власника
Менеджер
Веде щоденну роботу замість власника: майже всі бронювання, платежі, прибирання й налаштування.
Кому підходить: керуючому чи партнерові, який ухвалює рішення, коли власника немає на місці.
Може:
- Вести всі бронювання, зокрема скасування, повернення та знижки
- Записувати платежі й витрати, переміщати кошти, переглядати фінансові звіти
- Керувати об’єктами, цінами, каналами та шаблонами повідомлень
- Запрошувати працівників нижче менеджера й керувати ними
- Призначати завдання й перевіряти номери
Не може / до кого звернутися:
- Способи оплати й підписка: зверніться до власника
- Закриття місяців, валюта й податковий номер: зверніться до власника
- Не може керувати власниками та іншими менеджерами
Рецепція
Зустрічає гостей на рецепції: бронювання, заселення й виїзд, оплата та квитанції.
Кому підходить: адміністраторам на рецепції та черговим. Нові працівники отримують цю роль, якщо не вибрати іншу.
Може:
- Створювати, змінювати й переносити бронювання, скасовувати неоплачені
- Оформлювати заселення й виїзд, приймати оплату, підтверджувати перекази гостей
- Видавати квитанції й податкові накладні, проводити нічний аудит
- Бачити документи й контакти гостей, подавати міграційні повідомлення
- Писати гостям, надсилати посилання на оплату, подавати заявки на ремонт
Не може / до кого звернутися:
- Скасування оплачених бронювань, анулювання платежів, повернення, знижки: зверніться до менеджера
- Фінансові звіти й витрати: зверніться до менеджера чи бухгалтера
- Ціни, об’єкти й налаштування організації: зверніться до менеджера
Відділ бронювання
Приймає бронювання: опрацьовує заявки з каналів і прямі заявки, створює та змінює бронювання, спілкується з гостями.
Кому підходить: тому, хто відповідає гостям і веде бронювання з каналів, але не зустрічає гостей і не приймає гроші на місці.
Може:
- Бачити статус номерів і бронювання; створювати, змінювати й переносити бронювання
- Опрацьовувати запити й запитання з Airbnb та заявки на пряме бронювання
- Скасовувати неоплачені бронювання
- Редагувати профілі гостей, надсилати повідомлення й посилання на оплату
Не може / до кого звернутися:
- Заселення, виїзд і оплата: зверніться на рецепцію
- Повернення, знижки й скасування оплачених бронювань: зверніться до менеджера
Бухгалтер
Веде облік: записує платежі й витрати, виставляє рахунки, переглядає звіти та закриває місяці.
Кому підходить: штатному бухгалтерові або зовнішньому фахівцеві з обліку.
Може:
- Бачити всі суми й фінансові звіти, вивантажувати фінансові дані
- Записувати платежі, підтверджувати перекази гостей, видавати квитанції й податкові накладні
- Записувати витрати й переміщати кошти
- Переглядати звіти для власників об’єктів
- Закривати минулі місяці
Не може / до кого звернутися:
- Бронювання й заселення: зверніться на рецепцію
- Не бачить документів і контактів гостей
- Відкриття місяців і початкові залишки: зверніться до власника
Старша покоївка
Керує командою прибирання: розподіляє роботу, перевіряє номери й прибирає сама.
Кому підходить: старшій покоївці чи супервайзерові поверху.
Може:
- Бачити статус номерів, заїзди й виїзди (без сум і документів)
- Бачити всі завдання й призначати їх
- Виконувати завдання з фотозвітом
- Перевіряти номери й позначати їх перевіреними
- Подавати заявки на ремонт
Не може / до кого звернутися:
- Не бачить сум, документів і контактів гостей
- Бронювання й оплата: зверніться на рецепцію
Покоївка
Прибирає номери: бачить свої завдання й закриває їх із фотозвітом.
Кому підходить: покоївкам і прибиральникам.
Може:
- Бачити статус номерів
- Бачити свої завдання та ще не призначені
- Виконувати завдання з фотозвітом
- Одразу подавати заявку на ремонт, якщо помітили проблему
Не може / до кого звернутися:
- Перевірка номерів: зверніться до старшої покоївки чи менеджера
- Не бачить бронювань, гостей і сум
Технік
Відповідає за ремонт: приймає заявки, закриває їх із фотозвітом і за потреби блокує номери.
Кому підходить: майстрові з ремонту чи технічному фахівцеві.
Може:
- Бачити статус номерів
- Бачити всі ремонтні завдання й призначати їх
- Закривати ремонтні завдання з фотозвітом
- Блокувати номери на час ремонту й розблоковувати після
- Подавати заявки на ремонт
Не може / до кого звернутися:
- Не бачить бронювань, гостей і сум
- Завдання з прибирання — для покоївок
Власник об’єкта
Власник частини об’єктів: бачить статус, бронювання й дохід лише за своїми об’єктами.
Кому підходить: власникам обʼєктів, чиї номери ви ведете. Під час запрошення позначте їхні номери в полі Прив'язані об'єкти (щонайменше один).
Може:
- Бачити статус і бронювання своїх об’єктів
- Бачити суми за своїми об’єктами
- Переглядати свої звіти власника об’єкта
Не може / до кого звернутися:
- Не бачить документів і контактів гостей
- Не бачить інших об’єктів
- Будь-які зміни: зверніться до менеджера чи власника бізнесу
Спостерігач
Лише перегляд — для партнерів, консультантів та аудиторів.
Кому підходить: партнерам, інвесторам, консультантам чи аудиторам, яким треба лише дивитися на цифри.
Може:
- Бачити статус номерів і бронювання
- Бачити суми
- Переглядати фінансові звіти
Не може / до кого звернутися:
- Не може нічого змінювати: зверніться до менеджера чи власника
- Не бачить документів і контактів гостей
Права за замовчуванням: короткий огляд
Нижче права згруповано за розділами; для кожного вказано, яким ролям його надано за замовчуванням. У дужках — обмеження для цієї ролі. Якщо власник налаштовував права конкретній людині, точний перелік — на її сторінці «Моя роль і права».
Бронювання
- Перегляд статусу номерів і календаря: усі ролі (Власник об’єкта: лише свої номери)
- Перегляд бронювань: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання, Бухгалтер, Старша покоївка (лише дати й номери, без документів і сум), Власник об’єкта (лише свої номери), Спостерігач
- Створення та зміна бронювань: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
- Заселення та виїзд: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція
- Скасування неоплачених бронювань, позначка «незаїзд»: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
- Скасування оплачених бронювань, анулювання платежів, повернення, знижки: Власник бізнесу, Менеджер
- Запити Airbnb і заявки на пряме бронювання: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
- Перегляд сум (ціни, заборгованість, платежі, квитанції): Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання, Бухгалтер, Власник об’єкта (лише свої номери), Спостерігач
- Повідомлення гостям, посилання на оплату: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
- Міграційна реєстрація (TM30): Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція
Гості
- Перегляд документів і контактів гостей: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
- Редагування профілів гостей: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання
Платежі та закриття періодів
- Облік платежів, підтвердження переказів гостей: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Бухгалтер
- Платежі заднім числом (із записом у журнал): Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Бухгалтер
- Видача квитанцій і податкових накладних: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Бухгалтер
- Закриття місяця: Власник бізнесу, Бухгалтер
- Відкриття закритого місяця: Власник бізнесу
- Проведення нічного аудиту: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція
Фінанси
- Перегляд фінансових звітів: Власник бізнесу, Менеджер, Бухгалтер, Спостерігач
- Облік витрат: Власник бізнесу, Менеджер, Бухгалтер
- Переміщення коштів (каса ↔ банк): Власник бізнесу, Менеджер, Бухгалтер
- Початкові залишки: Власник бізнесу (можна надати іншим)
- Звіти для власників об’єктів: Власник бізнесу, Менеджер, Бухгалтер, Власник об’єкта (лише свої номери)
- Експорт фінансових даних (із записом у журнал): Власник бізнесу, Менеджер, Бухгалтер
Завдання та прибирання
- Усі завдання, призначення робіт: Власник бізнесу, Менеджер, Старша покоївка, Технік (лише завдання з ремонту)
- Виконання завдань (з фото): Власник бізнесу, Менеджер, Старша покоївка, Покоївка (лише свої завдання та завдання без виконавця), Технік (лише завдання з ремонту)
- Перевірка номерів: Власник бізнесу, Менеджер, Старша покоївка
- Заявка на ремонт: Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція, Відділ бронювання, Старша покоївка, Покоївка, Технік
- Блокування номерів на ремонт: Власник бізнесу, Менеджер, Технік
Налаштування
- Керування об’єктами та номерами: Власник бізнесу, Менеджер
- Керування цінами та категоріями номерів: Власник бізнесу, Менеджер
- Сторінка прямого бронювання та канали: Власник бізнесу, Менеджер
- Автоматизації та шаблони повідомлень: Власник бізнесу, Менеджер
- Налаштування нічного аудиту: Власник бізнесу
- Налаштування організації (валюта, податковий номер, реквізити для рахунків, часовий пояс): Власник бізнесу
Адміністрування
- Запрошення працівників, зміна ролей: Власник бізнесу, Менеджер (лише ролі, нижчі за менеджера)
- Індивідуальне налаштування прав: Власник бізнесу
- Журнал дій: Власник бізнесу, Менеджер
- Експорт списку гостей (із записом у журнал): Власник бізнесу, Менеджер
- Видалення персональних даних (анонімізація гостей): Власник бізнесу
Лише власник
- Способи оплати (банк / PromptPay / Omise): Власник бізнесу
- Призначення власника бізнесу: Власник бізнесу
- Повний експорт даних і строк зберігання: Власник бізнесу
- Купівля та відновлення підписки: Власник бізнесу
Як додати чи прибрати права одній людині
Коли роль призначено, власник може ввімкнути або вимкнути окремі права лише для цієї людини. Наприклад, бухгалтер за замовчуванням не задає початкові залишки, але своєму бухгалтерові ви можете це дозволити.
- Відкрийте Персонал і натисніть ⋮ біля працівника → «Налаштування прав».
- Усі права перелічено за групами, кожне має свій перемикач. Усе, що відрізняється від налаштувань ролі, позначено.
- Увімкнули — право додано, вимкнули — прибрано. Якщо повернути значення як у ролі, налаштування просто скидається.
Чотири права лише для власника
Ці 4 права завжди залишаються за власниками, передати їх іншим не можна. У розділі «Налаштування прав» вони сірі.
- Способи оплати (банк / PromptPay / Omise)
- Призначення власника бізнесу
- Повний експорт даних і строк зберігання
- Купівля та відновлення підписки
Якщо це має робити хтось іще, єдиний спосіб — теж зробити його власником. Це може лише власник.
Як працівникові подивитися свої права
Кожен може відкрити сторінку «Моя роль і права» у розділі Більше. На планшеті й у веб-кабінеті вона є ще й у меню акаунта праворуч угорі. Там видно:
- свою роль та її опис;
- усі права за групами: що є, а чого немає;
- що власник додав або прибрав особисто вам.
Сторінка лише для перегляду. Якщо не знаходите якоїсь кнопки чи функції, спершу зазирніть сюди, а потім попросіть власника змінити права.
Зміни діють одразу
- Нова роль чи змінені права починають діяти одразу. Перевстановлювати чи оновлювати застосунок не треба.
- На телефоні та у вебі працівник автоматично вийде з акаунта. Після повторного входу діють нові права.
- Після зміни ролі під час наступного відкриття застосунку працівник знову побачить привітання — вже для нової ролі.
Зміна, скидання пароля чи вимкнення
Натисніть ⋮ біля потрібної людини:
- Змінити: змінити імʼя або роль.
- Надіслати запрошення повторно, поки запрошення ще чинне, інакше — Скинути пароль. Після скидання пароля людині доведеться знову ввійти на всіх пристроях.
- Вимкнути: людина більше не зможе входити. Її попередні дії залишаються в журналі дій.
Прибиральник за замовчуванням
Відкрийте комплекс (Комплекси → значок олівця) і в полі Прибиральник за замовчуванням виберіть працівника. Тоді завдання з прибирання призначатимуться йому. Якщо увімкнено Створювати завдання підготовки за день до заїзду, він також отримуватиме завдання напередодні кожного заїзду.