Платежі заднім числом і закриття місяця
Платіж можна внести за будь-яку минулу дату — з причиною і слідом у журналі. Коли все звірено, закрийте місяць: змінити його не зможе ніхто, а знову відкрити — лише власник.
Платіж за минулу дату
Коли ви записуєте платіж, підтверджуєте переказ гостя або приймаєте оплату під час заселення, дату оплати можна вибрати будь-яку з минулих — якщо цей місяць ще не закрито.
- Оплата сьогодні чи вчора: записуйте як зазвичай, причина не потрібна.
- Раніше (позавчора й ще раніше): це платіж заднім числом, потрібна причина. Наприклад: «Гість заплатив готівкою минулого тижня, забули внести».
- За замовчуванням вносити платежі заднім числом можуть Власник бізнесу, Менеджер, Рецепція і Бухгалтер.
- Кожен такий платіж лишає слід: хто вніс, на яку дату, сума й причина — усе потрапляє в Журнал дій.
- Зранку власник бізнесу отримує зведення: якщо напередодні були платежі заднім числом, приходить пуш-сповіщення з їхньою кількістю. У дзвіночку видно кількість за сьогодні; натисніть, щоб переглянути подробиці.
Як закрити місяць
Коли місяць звірено з банком і податки подано, закрийте його. Після цього ніхто нічого в ньому не змінить, а цифри у звітах більше не зміняться. Працює й без нічного аудиту.
- Відкрийте Фінанси і натисніть ⋮ праворуч від місяця → «Закриття місяців». У веб-кабінеті це кнопка «Закриття місяців» угорі сторінки фінансів.
- Натисніть «Закрити місяць», виберіть місяць і підтвердьте. Закрити можна лише місяць, що вже закінчився, — поточний і майбутні не можна.
- Закриті місяці показано списком: хто й коли закрив.
За замовчуванням закривати місяці можуть Власник бізнесу і Бухгалтер. Закриття й відкриття записуються в журнал дій, і всі власники отримують сповіщення.
Що не можна зробити в закритому місяці
Якщо операція потрапляє в закритий місяць, її буде відхилено з повідомленням, що місяць закрито:
- запис платежу, повернення, анулювання платежу, підтвердження переказу гостя (за датою оплати);
- додавання й видалення витрат (за датою витрати);
- переказ коштів між касою та банком, початкові залишки (за їхньою датою);
- додавання й анулювання нарахувань у рахунку (за датою нарахування);
- зміна ціни, перенесення дат, скасування, позначка незаїзду чи відновлення бронювання — якщо хоча б одна ніч потрапляє в закритий місяць;
- розрахунок під час виїзду (за датою виїзду).
Переглядати й експортувати звіти, як і раніше, можна.
Як знову відкрити місяць
За замовчуванням відкрити закритий місяць може лише роль «Власник бізнесу».
- Відкрийте Фінанси → «Закриття місяців».
- Натисніть «Відкрити» біля закритого місяця й підтвердьте.
- Коли все виправите, закрийте місяць знову.
Відкриття теж записується в журнал дій, і всі власники отримують сповіщення.
Закриття місяця й блокування днів нічним аудитом
Якщо ви користуєтеся нічним аудитом, він щоночі закриває попередній робочий день. Ці блокування влаштовані по-різному:
- Блокування нічного аудиту: по одному дню, ставиться автоматично. Власник бізнесу і Менеджер знімають його кнопкою «Розблокувати день» на сторінці нічного аудиту.
- Закриття місяця: увесь місяць одразу, закривають вручну. Відкрити місяць за замовчуванням може лише Власник бізнесу.
Діють обидва блокування, і перемагає суворіше:
- Якщо день закрито нічним аудитом, спершу розблокуйте цей день на сторінці нічного аудиту — навіть якщо місяць не закрито.
- Якщо закрито місяць, розблокувати один день на сторінці нічного аудиту замало. Спершу попросіть власника відкрити місяць.