スタッフ・役割・権限
10 の役割がそれぞれの持ち場を担当します。招待するときに役割を選び、必要なら特定の人だけ権限を加減できます。スタッフは自分にできることをいつでも確認できます。
各自が自分のアカウントでサインインするので、誰が何をしたかが常にわかります。スタッフのアカウント数は、どのプランでも無制限です。
一人ひとりに 1 つの役割があり、役割によって初期状態でできることが決まります。経営者は、特定の人だけ権限を追加したり外したりもできます。権限のないボタンは表示されないか、グレーになっています。タップすると、誰に頼めばよいかが表示されます。
スタッフ画面で役割一覧をタップすると、役割ごとにできることを確認できます。内容は下記と同じです。
チームメンバーを招待する
スタッフの招待と役割の変更ができるのは経営者とマネージャーです。マネージャーが扱えるのは、マネージャーより下の役割だけです。
- その他 → スタッフ(タブレットではサイドメニュー)を開き、スタッフを招待をタップします。
- メールアドレスと氏名を入力し、役割を選びます。初期値はフロントです。選んだ役割の下に、その役割でできることが表示されます。
- スタッフを招待をタップします。BaanHost から 7 日間有効な招待メールが送られます。メールを送れない場合は、アプリに招待コードが表示されます。コピーをタップして、WhatsApp や LINE で送ってください。
招待を送らない場合は、代わりにパスワードを手動設定をオンにすると、その場でパスワードを設定してアカウントを作成できます。
チームメンバーの参加方法
- BaanHost をインストールし、サインイン画面でスタッフの方:招待を受けたらこちらから参加をタップします。
- メールアドレス、メールまたはあなたから受け取った招待コード、自分で決めたパスワードを入力します。
- 参加するをタップすると、サインインした状態になります。
初めてサインインすると、ようこそ画面が表示されます。自分の役割、できること、経営者やマネージャーに頼むことが書かれています。
1 つのアカウントで複数の組織:組織の切り替え
同じメールアドレス(または同じ Google / Apple ログイン)で、複数の組織にそれぞれアカウントを持てます。たとえば 2 つのホテルを運営している場合や、別の施設で働きながら自分の施設を始めた場合です。
- ログイン時、パスワードや Google / Apple アカウントが複数の組織に一致すると、まず 組織を選択 が表示されます。
- ログイン後は右上のアバター → 組織を切り替え で、パスワードを入れ直さずに別の組織へ移れます。アプリでもウェブ版でも使えます。
- 一覧に出るのは、確認済みの同じメールアドレスのアカウントだけです。無効化されたアカウントや停止中の組織は表示されません。
- 切り替え後は、その組織でのあなたの役職と権限で使います。
スタッフが自分の施設を始めるには
すでに別の施設のスタッフ(清掃、フロント…)でも、自分の施設を始められます:
- BaanHost のウェブサイトまたはアプリの登録画面で、同じメールアドレス、Google または Apple アカウントで登録します。Google / Apple の場合、アプリがスタッフとしてログインするか「自分の施設を登録」かを尋ねます。
- 新しい組織ではあなたが 経営者 になり、14 日間の無料トライアルが始まります。スタッフアカウントはそのままです。
- 以後はログイン時にどちらに入るか選ぶか、アバターメニューの 組織を切り替え で切り替えます。
そのメールアドレスがすでにどこかの組織の経営者の場合は、ログインするよう案内されます(無料トライアルはお一人 1 回です)。
経営者
事業の経営者です。すべての権限を持ち、受取方法・サブスクリプション・全データのエクスポートを単独で管理します。
向いている人:事業の所有者。1 つの組織に経営者が複数いてもかまいません。
できること:
- 受取方法とサブスクリプションの管理
- スタッフの招待、役割の割り当て、個別権限の微調整
- すべての財務の閲覧、月次締めとその解除
- 事業者情報・料金・チャネル・ナイトオーディットの設定
できないこと・頼む相手:
- 制限はありません。他の人を経営者にできるのは経営者だけです
マネージャー
経営者に代わって日々の運営を担い、予約・入金・清掃・設定のほぼすべてを扱えます。
向いている人:支配人や現場責任者など、経営者の不在時に判断を任せられる人。
できること:
- キャンセル・返金・割引を含むすべての予約の対応
- 入金・経費の記録、資金移動、財務レポートの閲覧
- 施設・料金・チャネル・メッセージテンプレートの管理
- マネージャーより下のスタッフの招待・管理
- タスクの割り当てと客室の点検
できないこと・頼む相手:
- 受取方法とサブスクリプション:経営者に依頼してください
- 月次締め・通貨・税番号:経営者に依頼してください
- 経営者や他のマネージャーは管理できません
フロント
フロントでゲストに対応します:予約、チェックイン・チェックアウト、入金、領収書。
向いている人:受付スタッフや当番の人。新しく招待したスタッフは、初期状態でこの役割になります。
できること:
- 予約の作成・変更・日程変更、未入金予約のキャンセル
- チェックイン・チェックアウト、入金の記録、振込の確認
- 領収書・インボイスの発行、ナイトオーディットの実行
- ゲストの身分証・連絡先の閲覧、入国管理局への届出
- ゲストへのメッセージ・支払いリンク送信、修理の依頼
できないこと・頼む相手:
- 入金済み予約のキャンセル・入金取消・返金・割引:マネージャーに依頼してください
- 財務レポートと経費:マネージャーか経理に依頼してください
- 料金・施設・事業者設定:マネージャーに依頼してください
予約担当
予約を受け付けます:チャネルと直接予約のリクエスト対応、予約の作成・変更、ゲストとのやり取り。
向いている人:ゲストへの返信やチャネルの予約を担当し、現地での受付や集金はしない人。
できること:
- 客室状況と予約の閲覧、予約の作成・変更・日程変更
- Airbnb のリクエスト・問い合わせ、直接予約リクエストの対応
- 未入金予約のキャンセル
- ゲスト情報の編集、メッセージ・支払いリンクの送信
できないこと・頼む相手:
- チェックイン・チェックアウトと入金:フロントに依頼してください
- 返金・割引・入金済み予約のキャンセル:マネージャーに依頼してください
経理
帳簿を管理します:入金・経費の記録、請求書の発行、レポートの確認、月次締め。
向いている人:社内の経理担当、または外部の記帳代行。
できること:
- すべての金額と財務レポートの閲覧、財務データのエクスポート
- 入金の記録、振込の確認、領収書・インボイスの発行
- 経費の記録と資金移動
- オーナー精算書の閲覧
- 過去の月の締め
できないこと・頼む相手:
- 予約とチェックイン:フロントに依頼してください
- ゲストの身分証・連絡先は見られません
- 月次締めの解除と期首残高:経営者に依頼してください
清掃リーダー
清掃チームをまとめます:作業の割り当て、客室の点検を行い、自らも清掃します。
向いている人:清掃チームのリーダーやフロアの責任者。
できること:
- 客室状況と到着・出発予定の閲覧(金額・身分証は除く)
- 全タスクの閲覧と割り当て
- 写真付きでタスクを完了
- 客室を点検し「点検済み」にする
- 修理の依頼
できないこと・頼む相手:
- 金額、ゲストの身分証・連絡先は見られません
- 予約と入金:フロントに依頼してください
清掃スタッフ
客室を清掃します:自分のタスクを確認し、写真付きで完了します。
向いている人:清掃スタッフ。
できること:
- 客室状況の閲覧
- 自分に割り当てられたタスクと未割り当てタスクの閲覧
- 写真付きでタスクを完了
- 問題に気づいたらすぐ修理を依頼
できないこと・頼む相手:
- 客室の点検:清掃リーダーかマネージャーに依頼してください
- 予約・ゲスト・金額は見られません
メンテナンス
修理を担当します:修理依頼を受け、写真付きで完了し、必要なら客室をブロックします。
向いている人:修繕担当や設備スタッフ。
できること:
- 客室状況の閲覧
- すべての修理タスクの閲覧と割り当て
- 写真付きで修理タスクを完了
- 修理中は客室をブロックし、終わったら解除
- 修理の依頼
できないこと・頼む相手:
- 予約・ゲスト・金額は見られません
- 清掃タスクは清掃チームの担当です
物件オーナー
一部の物件を所有するオーナーです。自分の物件の状況・予約・収入だけを閲覧できます。
向いている人:あなたに管理を任せている部屋の所有者。招待するときに、紐付け物件でその人の部屋を 1 つ以上チェックします。
できること:
- 自分の物件の状況と予約の閲覧
- 自分の物件の金額の閲覧
- 自分のオーナー精算書の閲覧
できないこと・頼む相手:
- ゲストの身分証・連絡先は見られません
- 他の物件は見られません
- 変更が必要なとき:マネージャーか経営者に依頼してください
閲覧者
閲覧のみで変更はできません。共同経営者、顧問、監査担当者向けです。
向いている人:共同出資者、投資家、顧問、監査など、数字を見るだけの人。
できること:
- 客室状況と予約の閲覧
- 金額の閲覧
- 財務レポートの閲覧
できないこと・頼む相手:
- 変更はできません:マネージャーか経営者に依頼してください
- ゲストの身分証・連絡先は見られません
初期権限の一覧
機能ごとに、各権限が初期状態でどの役割に付いているかをまとめました。かっこ内はその役割での制限です。経営者が個別に調整した人は、本人の自分の役割と権限に表示される内容が優先です。
予約
- 客室状況・カレンダーの閲覧:すべての役割(物件オーナー:自分の部屋のみ)
- 予約の閲覧:経営者、マネージャー、フロント、予約担当、経理、清掃リーダー(到着日・出発日と部屋番号のみ。身分証と金額は見えません)、物件オーナー(自分の部屋のみ)、閲覧者
- 予約の作成・変更:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
- チェックイン・チェックアウト:経営者、マネージャー、フロント
- 未入金予約のキャンセル・ノーショー登録:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
- 入金済み予約のキャンセル・入金取消・返金・割引:経営者、マネージャー
- Airbnb のリクエストと直接予約リクエストの対応:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
- 金額の閲覧(料金・未収金・入金・領収書):経営者、マネージャー、フロント、予約担当、経理、物件オーナー(自分の部屋のみ)、閲覧者
- ゲストへのメッセージ・支払いリンク送信:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
- 入国管理局への届出(TM30):経営者、マネージャー、フロント
ゲスト
- ゲストの身分証・連絡先の閲覧:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
- ゲスト情報の編集:経営者、マネージャー、フロント、予約担当
入金と月次締め
- 入金の記録・振込の確認:経営者、マネージャー、フロント、経理
- 過去日付での入金記録(履歴に残ります):経営者、マネージャー、フロント、経理
- 領収書・インボイスの発行:経営者、マネージャー、フロント、経理
- 月次締め:経営者、経理
- 月次締めの解除:経営者
- ナイトオーディットの実行:経営者、マネージャー、フロント
財務
- 財務レポートの閲覧:経営者、マネージャー、経理、閲覧者
- 経費の記録:経営者、マネージャー、経理
- 資金移動(現金 ↔ 銀行):経営者、マネージャー、経理
- 期首残高:経営者(ほかの人にも個別に付与できます)
- オーナー精算書:経営者、マネージャー、経理、物件オーナー(自分の部屋のみ)
- 財務データのエクスポート(履歴に残ります):経営者、マネージャー、経理
タスクと清掃
- 全タスクの閲覧・割り当て:経営者、マネージャー、清掃リーダー、メンテナンス(修繕タスクのみ)
- タスクの完了(写真付き):経営者、マネージャー、清掃リーダー、清掃スタッフ(自分に割り当てられたタスクと未割り当てのタスクのみ)、メンテナンス(修繕タスクのみ)
- 客室の点検:経営者、マネージャー、清掃リーダー
- 修理の依頼:経営者、マネージャー、フロント、予約担当、清掃リーダー、清掃スタッフ、メンテナンス
- 修理のための客室ブロック・解除:経営者、マネージャー、メンテナンス
設定
- 施設・部屋の管理:経営者、マネージャー
- 料金・部屋タイプの管理:経営者、マネージャー
- 直接予約ページ・チャネル連携:経営者、マネージャー
- 自動リマインダー・メッセージテンプレート:経営者、マネージャー
- ナイトオーディット設定:経営者
- 事業者設定(通貨・税番号・請求書情報・タイムゾーン):経営者
管理
- スタッフ招待・役割の変更:経営者、マネージャー(マネージャーより下の役割のみ)
- 個別の権限調整:経営者
- 操作履歴:経営者、マネージャー
- ゲスト一覧のエクスポート(履歴に残ります):経営者、マネージャー
- プライバシー削除(ゲストの匿名化):経営者
経営者のみ
- 受取方法(銀行 / PromptPay / Omise):経営者
- 他の人を経営者にする:経営者
- 全データのエクスポート・保存設定:経営者
- サブスクリプションの購入・復元:経営者
特定の人だけ権限を加減する
役割を決めたあとでも、経営者は特定の人だけ、ある権限をオンにしたりオフにしたりできます。たとえば、会計は初期状態では期首残高を設定できませんが、あなたの会計担当にだけ許可できます。
- スタッフを開き、その人の横の ⋮ → 権限の個別調整をタップします。
- すべての権限がグループごとにスイッチ付きで並んでいます。役割の初期値と違うものには印が付きます。
- オンにすれば追加、オフにすれば削除です。役割の初期値と同じに戻せば、調整なしの状態に戻ります。
経営者だけができる 4 つのこと
次の 4 つは常に経営者だけのもので、ほかの人に付与することはできません。権限の個別調整ではグレーになっています。
- 受取方法(銀行 / PromptPay / Omise)
- 他の人を経営者にする
- 全データのエクスポート・保存設定
- サブスクリプションの購入・復元
ほかの人にもこれらを任せたい場合は、その人を経営者にするしかありません。それができるのも経営者だけです。
スタッフが自分の権限を確認する方法
スタッフは誰でも、その他から自分の役割と権限を開けます。タブレットとウェブのワークステーションでは、右上のアカウントメニューにもあります。ここでわかること:
- 自分の役割とその説明
- グループごとの全権限と、自分にあるもの・ないもの
- 経営者が自分だけに追加・削除した権限
このページは閲覧専用です。ボタンや機能が見当たらないときは、まずここを確認し、経営者に調整を頼んでください。
役割や権限の変更はすぐに反映されます
- 役割や個別の権限を変えると、すぐに反映されます。アプリの再インストールや更新は不要です。
- 対象の人はスマートフォンとウェブの両方でサインアウトされます。もう一度サインインすると、新しい権限で使えます。
- 役割が変わった人には、次にアプリを開いたとき、新しい役割に合わせたようこそ画面がもう一度表示されます。
変更・リセット・無効化
各メンバーの横にある ⋮ をタップします。
- 編集:名前や役割を変更します。
- 招待が未承諾の間は招待を再送、それ以外はパスワード再設定。リセットすると、その人はすべての端末でサインインし直す必要があります。
- 無効化:そのメンバーはサインインできなくなります。過去の操作は操作履歴に残ります。
既定の清掃担当
施設を開き(施設 → 鉛筆アイコン)、既定の清掃担当を選びます。清掃タスクはその担当者に割り当てられます。到着前日に準備タスクを作成をオンにすると、チェックインごとに前日の準備タスクもその担当者に作成されます。