Établissements, logements et import Excel

Créez votre établissement, ajoutez vos types de chambre et vos logements un par un, ou importez tous vos logements depuis un fichier Excel.

BaanHost repose sur trois notions :

• Établissement : un lieu d'hébergement, par exemple un hôtel, une maison d'hôtes ou un ensemble de villas. L'adresse, la devise, les règles du pays et les moyens de paiement se définissent par établissement.
• Logement : une chambre, une villa ou un appartement que l'on peut réserver.
• Type de chambre : un groupe de logements identiques qui partagent les mêmes tarifs et sont vendus comme un seul type de chambre sur les canaux.

Sur téléphone, ces écrans se trouvent sous Plus. Sur tablette, Établissements et Logements sont dans le menu latéral, et Types de chambre se trouve sous Réglages.

Créer un établissement

1. Ouvrez Plus → Établissements et touchez +.
2. Saisissez le Nom de l'établissement (obligatoire) et, si vous le souhaitez, l'emplacement et la devise. Touchez Enregistrer.
3. Rouvrez l'établissement (icône crayon, ou ⋮ → Modifier sur les petits téléphones) pour renseigner les champs Type d'hébergement, Pays, Personne de ménage par défaut, Règlement intérieur et la section Moyens de paiement. Certains de ces champs ne sont enregistrés que lorsque vous modifiez un établissement existant.

Ajouter des types de chambre

1. Ouvrez Plus → Types de chambre → Ajouter un type.
2. Saisissez le Nom du type, le Tarif de base par nuit et la Capacité. Touchez Enregistrer.

Ajouter des logements

1. Ouvrez Plus → Logements et touchez +. S'il n'existe encore aucun établissement, BaanHost vous demande d'en créer un d'abord.
2. Choisissez l'établissement et saisissez le Code (obligatoire, par exemple 101 ou V3) et, si vous le souhaitez, un Nom.
3. Dans Groupe de type de chambre, tapez le nom du type de chambre. Un nouveau nom crée ce type de chambre.
4. Facultatif : Tarif par nuit (utilisé quand le logement n'a pas de type de chambre), Caution par défaut, Code de porte et Note d'accès. Le code de porte et la note d'accès peuvent être envoyés aux clients dans les messages.
5. Laissez l'interrupteur Actif activé et touchez Enregistrer.

Pour modifier plusieurs logements à la fois, touchez Sélectionner, cochez les logements et choisissez Modifier des champs.

Importer des logements depuis Excel

Seuls les dirigeants et les gérants peuvent importer.

1. Ouvrez Plus → Import / Export. Sur tablette, cet écran se trouve dans le menu latéral.
2. Sous Importer, repérez Logements et touchez Modèle pour télécharger le modèle Excel.
3. Remplissez une ligne par logement. Les colonnes obligatoires sont marquées d'un * : community_name doit correspondre exactement à un établissement existant, et code doit être unique dans cet établissement. Facultatif : name, default_rent (loyer mensuel), default_deposit et les colonnes concernant le propriétaire. La ligne 2 est un exemple : écrivez par-dessus.
4. Touchez Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier. Seuls les fichiers .xlsx sont acceptés.
5. BaanHost indique combien de lignes ont été importées. Les lignes qui n'ont pas pu l'être sont listées sous Lignes en échec, avec le motif. Corrigez-les et réimportez uniquement ces lignes : celles qui sont passées sont déjà enregistrées.