Équipe, rôles et droits

Dix rôles, chacun avec sa mission. Choisissez un rôle à l'invitation, ajustez les droits d'une personne si besoin, et chacun peut voir à tout moment ce qu'il a le droit de faire.

Chaque personne se connecte avec son propre compte : vous savez toujours qui a fait quoi. Le nombre de comptes d'équipe est illimité, quelle que soit la formule.

Chaque personne a un rôle, et ce rôle fixe ce qu'elle peut faire par défaut. Le dirigeant peut aussi ajouter ou retirer un droit précis à une seule personne. Les boutons qu'une personne ne peut pas utiliser sont masqués ou grisés ; en les touchant, elle voit à qui s'adresser.

Sur la page Équipe, touchez Aperçu des rôles pour voir ce que chaque rôle peut faire. Vous y trouverez les mêmes descriptions que ci-dessous.

Inviter un membre de l'équipe

Les rôles Dirigeant et Gérant peuvent inviter des personnes et changer les rôles. Un gérant ne gère que les rôles situés en dessous de gérant.

1. Ouvrez Plus → Équipe (sur tablette : menu latéral) et touchez Inviter un collaborateur.
2. Saisissez l'e-mail et le Nom complet, puis choisissez un rôle. Par défaut, c'est Réception. Sous le rôle choisi, vous voyez ce qu'il permet.
3. Touchez Inviter un collaborateur. BaanHost envoie par e-mail une invitation valable 7 jours. Si l'e-mail ne peut pas être envoyé, l'application affiche un code d'invitation : touchez Copier et envoyez-le par WhatsApp ou LINE.

Au lieu d'envoyer une invitation, vous pouvez activer Définir plutôt le mot de passe soi-même et créer le compte directement avec un mot de passe.

Comment le membre de l'équipe rejoint le compte

1. Il installe BaanHost et, sur l'écran de connexion, touche Collaborateur invité ? Rejoignez ici.
2. Il saisit l'e-mail, le Code d'invitation reçu par e-mail ou transmis par vous, et choisit son propre mot de passe.
3. Il touche Rejoindre : le voilà connecté.

À sa première connexion, il voit un court message d'accueil : son rôle, ce qu'il peut faire et ce qu'il doit demander au dirigeant ou à un gérant.

Un seul identifiant, plusieurs organisations : changer d’organisation

La même adresse e-mail (ou la même connexion Google ou Apple) peut avoir un compte dans plusieurs organisations, par exemple si vous gérez deux hôtels, ou si vous travaillez ailleurs et avez ouvert votre propre établissement.

• À la connexion, si votre mot de passe ou votre compte Google / Apple correspond à plusieurs organisations, on vous demande d’abord de Choisir l'organisation.
• Une fois connecté, touchez votre avatar en haut à droite → Changer d’organisation pour passer à une autre sans retaper votre mot de passe. Cela fonctionne dans l’application et sur l’espace web.
• Seuls les comptes avec la même adresse vérifiée sont listés. Les comptes désactivés et les organisations suspendues n’apparaissent pas.
• Après le changement, vous travaillez avec votre rôle et vos droits dans cette organisation.

Un employé qui ouvre son propre établissement

Même si vous travaillez déjà ailleurs (ménage, réception…), vous pouvez ouvrir votre propre établissement :

1. Inscrivez-vous sur le site BaanHost ou dans l’application avec la même adresse, le même compte Google ou Apple. Avec Google / Apple, l’application vous demande si vous voulez vous connecter à votre compte employé ou « Inscrire mon établissement ».
2. Dans la nouvelle organisation, vous êtes Dirigeant, avec 14 jours d’essai gratuit. Votre compte employé ne change pas.
3. Ensuite, choisissez laquelle ouvrir à la connexion, ou changez avec Changer d’organisation dans le menu de l’avatar.

Si l’adresse appartient déjà au dirigeant d’une organisation, l’inscription vous invite à vous connecter : chaque personne n’a droit qu’à un essai gratuit.

Dirigeant

Le dirigeant de l'entreprise. Il a tous les droits et gère seul les moyens de paiement, l'abonnement et l'export complet des données.

Pour qui : la personne à qui appartient l'entreprise. Une entreprise peut avoir plusieurs dirigeants.

Peut :

• Gérer les moyens de paiement et l'abonnement
• Inviter du personnel, attribuer des rôles et ajuster les droits de chacun
• Voir toutes les finances, clôturer et rouvrir les mois
• Configurer l'établissement, les tarifs, les canaux et la clôture de journée

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Aucune limite ; seul un dirigeant peut nommer un autre dirigeant

Gérant

Gère l'activité au quotidien pour le dirigeant : presque toutes les réservations, les paiements, le ménage et la configuration.

Pour qui : un directeur ou un associé gérant, qui décide quand le dirigeant est absent.

Peut :

• Gérer toutes les réservations, y compris annulations, remboursements et remises
• Enregistrer paiements et dépenses, transférer des fonds, voir les rapports financiers
• Gérer établissements, tarifs, canaux et modèles de message
• Inviter et gérer le personnel sous le niveau gérant
• Attribuer des tâches et contrôler les chambres

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Moyens de paiement et abonnement : demandez au dirigeant
• Clôture mensuelle, devise et n° fiscal : demandez au dirigeant
• Ne peut pas gérer les dirigeants ni les autres gérants

Réception

Accueille les clients à la réception : réservations, arrivées et départs, paiements et reçus.

Pour qui : les réceptionnistes et toute personne de permanence à l'accueil. C'est le rôle des nouveaux membres si vous n'en choisissez pas d'autre.

Peut :

• Créer, modifier et décaler des réservations ; annuler celles non payées
• Enregistrer arrivées et départs, encaisser, confirmer les virements des clients
• Émettre reçus et factures, lancer la clôture de journée
• Voir pièces d'identité et coordonnées, faire les déclarations à l'immigration
• Écrire aux clients, envoyer des liens de paiement, signaler des réparations

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Réservations payées, annulation de paiements, remboursements, remises : demandez à un gérant
• Rapports financiers et dépenses : demandez à un gérant ou au comptable
• Tarifs, établissements et paramètres : demandez à un gérant

Réservations

Prend les réservations : traite les demandes des canaux et directes, crée et modifie les réservations, échange avec les clients.

Pour qui : une personne qui répond aux clients et suit les réservations des canaux, sans accueillir les clients ni encaisser sur place.

Peut :

• Voir l'état des chambres et les réservations ; créer, modifier et décaler des réservations
• Traiter les demandes et questions Airbnb et les demandes de réservation directe
• Annuler les réservations non payées
• Modifier les fiches clients, envoyer messages et liens de paiement

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Arrivées, départs et paiements : voyez avec la réception
• Remboursements, remises et annulation de réservations payées : demandez à un gérant

Comptable

Tient les comptes : enregistre paiements et dépenses, émet les factures, consulte les rapports et clôture les mois.

Pour qui : votre comptable salarié ou un cabinet comptable externe.

Peut :

• Voir tous les montants et rapports financiers, exporter les données financières
• Enregistrer des paiements, confirmer les virements, émettre reçus et factures
• Enregistrer des dépenses et transférer des fonds
• Voir les relevés propriétaires
• Clôturer les mois passés

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Réservations et arrivées : voyez avec la réception
• Pas d'accès aux pièces d'identité ni aux coordonnées des clients
• Réouverture des mois et soldes d'ouverture : demandez au dirigeant

Gouvernante

Dirige l'équipe de ménage : répartit le travail, contrôle les chambres et fait aussi le ménage.

Pour qui : la gouvernante ou le chef d'étage.

Peut :

• Voir l'état des chambres, les arrivées et départs (sans montants ni pièces d'identité)
• Voir toutes les tâches et les attribuer
• Terminer les tâches avec photos
• Contrôler les chambres et les marquer vérifiées
• Signaler des réparations

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Pas d'accès aux montants, pièces d'identité ni coordonnées
• Réservations et paiements : voyez avec la réception

Ménage

Fait le ménage des chambres : voit ses propres tâches et les termine avec photos.

Pour qui : les agents de ménage et femmes de chambre.

Peut :

• Voir l'état des chambres
• Voir ses tâches et celles non attribuées
• Terminer les tâches avec photos
• Signaler une réparation dès qu'un problème est repéré

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Contrôle des chambres : demandez à la gouvernante ou à un gérant
• Pas d'accès aux réservations, clients ni montants

Maintenance

S'occupe des réparations : prend les signalements, les termine avec photos et bloque des chambres si besoin.

Pour qui : votre homme à tout faire ou technicien de maintenance.

Peut :

• Voir l'état des chambres
• Voir toutes les réparations et les attribuer
• Terminer les réparations avec photos
• Bloquer les chambres pendant les travaux et les débloquer ensuite
• Signaler des réparations

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Pas d'accès aux réservations, clients ni montants
• Le ménage revient à l'équipe de ménage

Propriétaire

Possède certains logements : voit l'état, les réservations et les revenus de ses seuls logements.

Pour qui : les propriétaires des logements que vous gérez pour eux. À l'invitation, cochez leurs logements sous Logements rattachés (au moins un).

Peut :

• Voir l'état et les réservations de vos logements
• Voir les montants de vos logements
• Voir vos relevés propriétaire

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Pas d'accès aux pièces d'identité ni aux coordonnées des clients
• Pas d'accès aux autres logements
• Pour toute modification : demandez à un gérant ou au dirigeant

Observateur

Accès en lecture seule pour les associés, conseillers ou auditeurs.

Pour qui : associés, investisseurs, conseillers ou auditeurs qui ont seulement besoin de consulter les chiffres.

Peut :

• Voir l'état des chambres et les réservations
• Voir les montants
• Voir les rapports financiers

Ne peut pas / à qui s'adresser :

• Ne peut rien modifier : demandez à un gérant ou au dirigeant
• Pas d'accès aux pièces d'identité ni aux coordonnées des clients

Droits par défaut en un coup d'œil

Classée par domaine, cette liste indique quels rôles ont chaque droit par défaut. Entre parenthèses : une limite propre à ce rôle. Pour une personne dont le dirigeant a ajusté les droits, c'est sa page Mon rôle et mes droits qui fait foi.

Réservations

• Voir l'état des chambres et le calendrier : Tous les rôles (Propriétaire : ses logements uniquement)
• Voir les réservations : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations, Comptable, Gouvernante (dates et numéros de chambre seulement, sans pièces d'identité ni montants), Propriétaire (ses logements uniquement), Observateur
• Créer et modifier des réservations : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations
• Arrivées et départs : Dirigeant, Gérant, Réception
• Annuler les réservations non payées, marquer un no-show : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations
• Annuler des réservations payées, annuler des paiements, remboursements, remises : Dirigeant, Gérant
• Gérer les demandes Airbnb et de réservation directe : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations
• Voir les montants (tarifs, soldes, paiements, reçus) : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations, Comptable, Propriétaire (ses logements uniquement), Observateur
• Écrire aux clients, envoyer des liens de paiement : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations
• Déclaration à l'immigration (TM30) : Dirigeant, Gérant, Réception

Clients

• Voir les pièces d'identité et coordonnées des clients : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations
• Modifier les fiches clients : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations

Paiements et clôture

• Enregistrer des paiements, confirmer les virements : Dirigeant, Gérant, Réception, Comptable
• Enregistrer des paiements antidatés (tracé) : Dirigeant, Gérant, Réception, Comptable
• Émettre reçus et factures : Dirigeant, Gérant, Réception, Comptable
• Clôturer un mois : Dirigeant, Comptable
• Rouvrir un mois : Dirigeant
• Lancer la clôture de journée : Dirigeant, Gérant, Réception

Finances

• Voir les rapports financiers : Dirigeant, Gérant, Comptable, Observateur
• Enregistrer des dépenses : Dirigeant, Gérant, Comptable
• Transferts de fonds (caisse ↔ banque) : Dirigeant, Gérant, Comptable
• Soldes d'ouverture : Dirigeant (peut être accordé à d'autres)
• Relevés propriétaires : Dirigeant, Gérant, Comptable, Propriétaire (ses logements uniquement)
• Exporter les données financières (tracé) : Dirigeant, Gérant, Comptable

Tâches et ménage

• Voir toutes les tâches, attribuer le travail : Dirigeant, Gérant, Gouvernante, Maintenance (tâches de réparation uniquement)
• Terminer des tâches (avec photos) : Dirigeant, Gérant, Gouvernante, Ménage (uniquement ses tâches et celles sans attribution), Maintenance (tâches de réparation uniquement)
• Contrôler les chambres : Dirigeant, Gérant, Gouvernante
• Signaler une réparation : Dirigeant, Gérant, Réception, Réservations, Gouvernante, Ménage, Maintenance
• Bloquer / débloquer des chambres pour travaux : Dirigeant, Gérant, Maintenance

Configuration

• Gérer les établissements et logements : Dirigeant, Gérant
• Gérer les tarifs et types de chambre : Dirigeant, Gérant
• Page de réservation directe et canaux : Dirigeant, Gérant
• Automatisations et modèles de message : Dirigeant, Gérant
• Paramètres de la clôture de journée : Dirigeant
• Paramètres de l'établissement (devise, n° fiscal, facturation, fuseau horaire) : Dirigeant

Administration

• Inviter du personnel, changer les rôles : Dirigeant, Gérant (rôles en dessous de gérant uniquement)
• Ajuster les droits individuels : Dirigeant
• Journal d'activité : Dirigeant, Gérant
• Exporter la liste des clients (tracé) : Dirigeant, Gérant
• Effacement des données (anonymiser les clients) : Dirigeant

Dirigeant uniquement

• Moyens de paiement (banque / PromptPay / Omise) : Dirigeant
• Nommer un autre dirigeant : Dirigeant
• Export complet et conservation des données : Dirigeant
• Acheter et restaurer l'abonnement : Dirigeant

Ajouter ou retirer des droits pour une personne

Une fois le rôle attribué, le dirigeant peut activer ou désactiver un droit précis pour cette seule personne. Par exemple, le rôle Comptable ne peut pas saisir les soldes d'ouverture par défaut, mais vous pouvez l'autoriser pour votre comptable.

1. Ouvrez Équipe et touchez ⋮ à côté de la personne → Ajuster les droits.
2. Tous les droits sont listés par domaine, chacun avec un interrupteur. Ce qui diffère du rôle est signalé.
3. Activer ajoute le droit, désactiver le retire. Remettre la valeur du rôle annule l'ajustement.

Quatre choses réservées aux dirigeants

Ces 4 droits restent toujours aux dirigeants et ne peuvent être accordés à personne d'autre. Dans Ajuster les droits, ils sont grisés.

• Moyens de paiement (banque / PromptPay / Omise)
• Nommer un autre dirigeant
• Export complet et conservation des données
• Acheter et restaurer l'abonnement

Si quelqu'un d'autre doit s'en charger, la seule solution est d'en faire aussi un dirigeant. Seul un dirigeant peut le faire.

Comment chacun voit ses propres droits

Chaque membre de l'équipe peut ouvrir Mon rôle et mes droits dans Plus. Sur tablette et dans l'espace de travail web, la page est aussi dans le menu du compte, en haut à droite. Il y trouve :

• son rôle et sa description ;
• tous les droits par domaine, ceux qu'il a et ceux qu'il n'a pas ;
• ce que le dirigeant lui a ajouté ou retiré personnellement.

Cette page se consulte seulement. S'il manque un bouton ou une fonction, regardez d'abord ici, puis demandez au dirigeant de l'ajuster.

Les changements s'appliquent tout de suite

• Un nouveau rôle ou un droit modifié s'applique immédiatement. Inutile de réinstaller ou de mettre à jour l'application.
• La personne est déconnectée sur son téléphone et sur le web. À la reconnexion, les nouveaux droits s'appliquent.
• Après un changement de rôle, elle revoit le message d'accueil à la prochaine ouverture de l'application, adapté à son nouveau rôle.

Modifier, réinitialiser ou désactiver

Touchez ⋮ à côté d'une personne :

• Modifier : changer le nom ou le rôle.
• Renvoyer l'invitation tant que l'invitation est en cours, sinon Réinitialiser le mot de passe. Après une réinitialisation, la personne doit se reconnecter sur tous ses appareils.
• Désactiver : la personne ne peut plus se connecter. Ses actions passées restent dans le journal d'audit.

Personne de ménage par défaut

Ouvrez l'établissement (Établissements → icône crayon) et choisissez une Personne de ménage par défaut. Les tâches de ménage sont alors attribuées à cette personne. Si l'option Créer une tâche de préparation la veille de l'arrivée est activée, elle reçoit aussi une tâche la veille de chaque arrivée.