Politique de confidentialité de BaanHost
Qui sommes-nous
BaanHost est une application de gestion pour villas, bungalows et maisons d'hôtes, exploitée par Baan Paro Mruen, Koh Phangan, Thaïlande (« nous »). La présente politique explique quelles données l'application traite et de quelle manière.
Deux catégories de personnes
- Titulaires de compte — dirigeants, gérants et employés qui se connectent à l'application. Les données que nous conservons à leur sujet sont indiquées ci-dessous, sous « Données de compte conservées par l'application ».
- Clients — les personnes qui séjournent dans un établissement. Leurs données sont saisies par le personnel de l'établissement, qui est le responsable du traitement de ces informations. BaanHost les traite pour le compte de l'établissement.
Données de compte conservées par l'application
- Identifiants de connexion — votre adresse e-mail, votre nom d'affichage, votre rôle et un mot de passe haché, qui servent à vous connecter et à indiquer qui a fait quoi au sein de votre organisation. Si vous vous connectez avec Google ou Apple, nous conservons également l'identifiant de compte fourni par Google ou Apple, utilisé uniquement pour vous reconnaître lors de vos connexions suivantes.
- Achats d'abonnement — pour chaque abonnement souscrit pour votre organisation : la plateforme (App Store ou Google Play), le produit, les numéros de transaction, les dates d'achat et d'expiration, le statut et le renouvellement automatique ou non. Nous utilisons ces informations pour savoir quelle formule votre organisation a payée, pour restaurer les achats et pour répondre aux questions de facturation. Nous ne recevons de la boutique que les informations de transaction vérifiées ; nous ne voyons jamais votre numéro de carte ni aucune autre donnée de paiement.
- Appareils pour les notifications push — si vous autorisez les notifications : le jeton push de l'appareil, la plateforme (iOS ou Android), la langue de l'application, la version de l'application et la date de dernière activité de l'appareil, ainsi que les types de notifications que vous avez activés ou désactivés. Nous utilisons ces informations uniquement pour vous envoyer les notifications que vous avez choisies, dans votre langue.
Données clients conservées par l'application
Nom, téléphone, e-mail, nationalité, type et numéro de pièce d'identité, date de naissance, dates de séjour, paiements et notes — uniquement ce que le personnel de l'établissement choisit de saisir, ce qu'un client transmet sur la page d'enregistrement en ligne, la page de réservation directe ou la page de paiement de l'établissement, ainsi que les réservations que l'établissement importe de ses canaux connectés (via Channex ou des liens de calendrier iCal). Lorsque le personnel scanne un passeport dans l'application, l'image est lue sur l'appareil puis supprimée immédiatement. Si un client téléverse une photo de son passeport ou signe sur la page d'enregistrement en ligne, cette image et cette signature sont conservées de manière confidentielle pour l'établissement, utilisées uniquement pour l'enregistrement à l'arrivée et la déclaration des voyageurs exigée par la loi locale, et effacées avec le reste des données personnelles du client. Lorsqu'un client signale un paiement sur la page de paiement de l'établissement, ce signalement et l'éventuelle image du justificatif de virement qu'il téléverse sont conservés dans l'espace de stockage privé de l'établissement et ne sont visibles que par son personnel. Les photos de ménage prises dans l'application montrent les chambres, pas les personnes. Aucun suivi de localisation, aucun identifiant publicitaire, aucun accès aux contacts.
Paiements des clients
Lorsqu'un établissement active les paiements en ligne, les paiements effectués par les clients par carte ou en scannant un QR code sur la page de paiement de l'établissement sont traités par Omise. Les données de carte sont saisies dans le formulaire de paiement propre à Omise et ne transitent jamais par nos serveurs ; les fonds sont versés directement sur le compte Omise de l'établissement. Nous ne conservons que la référence de paiement Omise, le moyen de paiement, le montant et le statut.
Où sont stockées les données
Sur des serveurs situés à Singapour (Amazon Web Services), avec chiffrement des données en transit. Les sauvegardes nocturnes sont stockées de manière confidentielle dans la même région. Les rapports de plantage et d'erreur sont envoyés à Sentry (centre de données dans l'UE) et ne contiennent que des informations techniques — jamais de noms de clients, de coordonnées ni de numéros de pièce d'identité.
Durée de conservation
Chaque établissement fixe sa propre durée de conservation des données personnelles des clients (par défaut, trois ans après le dernier départ du client). À l'issue de cette durée, le nom, les coordonnées, le numéro de pièce d'identité et les notes du client sont automatiquement effacés ; les données de réservation et de paiement sont conservées sans identifiants personnels. Le personnel peut à tout moment effacer, depuis l'application, les données personnelles d'un client donné.
Si un essai prend fin sans abonnement, ou si un abonnement prend fin et que sa période de grâce de 7 jours est écoulée, l'organisation passe en lecture seule. Ses données sont alors conservées pendant 90 jours ; un renouvellement pendant ce délai rétablit l'accès complet avec l'intégralité des données. Au-delà de 90 jours, l'organisation et l'ensemble de ses données peuvent être définitivement supprimées.
Vos droits
- Les titulaires de compte peuvent modifier leurs informations et leur mot de passe dans l'application, et supprimer leur compte via l'avatar rond en haut à droite (Supprimer le compte). La suppression du dernier compte dirigeant entraîne la suppression de toutes les données de l'établissement.
- Les dirigeants d'établissement peuvent exporter l'ensemble de leurs données sous forme d'archive ZIP de fichiers CSV via Plus → Confidentialité et données.
- Les clients qui souhaitent savoir quelles données un établissement détient à leur sujet, ou en obtenir l'effacement, doivent s'adresser à cet établissement ; nous l'aiderons à donner suite à la demande.
Supprimer votre compte BaanHost
Vous pouvez supprimer votre compte BaanHost à tout moment, dans l'application ou par e-mail. Il n'est pas nécessaire d'avoir installé l'application pour en faire la demande.
- Dans l'application : connectez-vous, touchez l'avatar rond en haut à droite, choisissez Supprimer le compte, saisissez votre mot de passe et confirmez. Le compte est supprimé immédiatement. Si vous vous êtes inscrit avec Google ou Apple et n'avez jamais défini de mot de passe, définissez-en d'abord un via Mot de passe oublié ? sur l'écran de connexion, ou écrivez-nous.
- Par e-mail : écrivez à [email protected] depuis l'adresse avec laquelle vous vous connectez, indiquez que vous souhaitez supprimer votre compte et précisez le nom de votre organisation. Nous vous répondons pour confirmer et supprimons le compte sous 30 jours.
Si vous utilisez la même adresse dans plusieurs organisations, vous avez un compte distinct dans chacune. Supprimez-les un par un dans l'application après être passé à l'organisation concernée, ou indiquez-nous par e-mail lesquels supprimer.
Ce qui est supprimé : votre nom, votre adresse e-mail, votre mot de passe, la connexion via Google ou Apple, vos réglages et les appareils enregistrés pour les notifications. Si vous êtes le seul dirigeant de l'organisation, toute l'organisation est également supprimée : établissements et chambres, réservations, fiches clients (y compris photos de passeport et signatures), paiements et données financières, documents, photos de ménage, messages et journal d'activité.
Ce qui est conservé : si l'organisation compte encore un autre dirigeant, les réservations, paiements et autres enregistrements que vous avez saisis y restent, car ce sont les documents de gestion de l'organisation. Apple et Google conservent leurs propres relevés d'achats d'abonnements selon leurs propres politiques. Les données de nos sauvegardes sont supprimées automatiquement sous 90 jours.
Partage
Nous ne vendons pas de données et ne les partageons pas avec des annonceurs. Prestataires qui traitent des données pour notre compte :
- Amazon Web Services — hébergement, stockage des fichiers et sauvegardes.
- Cloudflare — sécurité réseau.
- Sentry — signalement des erreurs.
- Resend — envoi des e-mails, tels que les codes d'inscription, les notifications liées au compte et les messages qu'un établissement envoie à ses clients par e-mail.
- Google Firebase Cloud Messaging — envoi des notifications push.
- Channex — synchronisation des canaux : transmet les disponibilités et les tarifs d'un établissement aux canaux de réservation connectés et renvoie à l'établissement les réservations issues de ces canaux, y compris les données des clients.
- Google et Apple — connexion avec Google ou Apple lorsque vous la choisissez, distribution de l'application et facturation des abonnements : les abonnements de l'application pour iPhone et iPad sont facturés via l'App Store d'Apple, et ceux de l'application Android via Google Play.
Visiteurs du site
Si vous vous inscrivez sur la liste d'attente de baanhost.com, nous conservons votre adresse e-mail et votre langue afin de vous prévenir lorsque l'application sera disponible. Si vous créez un compte sur le site, nous conservons le nom de votre organisation, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe haché afin d'ouvrir votre compte, et vous envoyons un code de vérification par e-mail. Nous utilisons ces informations uniquement pour vous contacter au sujet de BaanHost et pour configurer votre compte — jamais à des fins publicitaires.
Accès du support
Pour examiner un problème que vous nous signalez, le personnel du support BaanHost peut se connecter à votre organisation avec la même vue que votre compte dirigeant. Chaque session requiert l'indication d'un motif, expire au bout d'une heure, et chaque action effectuée au cours de celle-ci est consignée dans le journal d'activité de votre organisation comme réalisée par le support BaanHost. L'accès est limité à ce qui est nécessaire pour traiter votre demande.
Contact
[email protected] — Baan Paro Mruen, Koh Phangan, Surat Thani, Thaïlande.