Paiements antidatés et clôture mensuelle
Vous pouvez saisir un paiement à n'importe quelle date passée, avec un motif et une trace. Une fois les comptes vérifiés, clôturez le mois : plus personne ne peut le modifier, et seul le dirigeant peut le rouvrir.
Saisir un paiement à une date passée
Quand vous saisissez un paiement, confirmez le virement d'un client ou encaissez à l'arrivée, la date de paiement peut être n'importe quel jour passé, tant que ce mois n'est pas clôturé.
- Payé aujourd'hui ou hier : saisissez-le comme d'habitude, sans motif.
- Payé avant (avant-hier ou plus tôt) : le paiement est antidaté, et il faut un motif, par exemple « Le client a payé en espèces la semaine dernière, oubli de saisie ».
- Par défaut, les rôles Dirigeant, Gérant, Réception et Comptable peuvent saisir un paiement antidaté.
- Chaque paiement antidaté laisse une trace : qui l'a saisi, la date choisie, le montant et le motif sont inscrits dans le Journal.
- Les dirigeants reçoivent un récapitulatif le matin : si des paiements ont été antidatés la veille, une notification indique combien. La cloche affiche aussi le nombre du jour ; touchez-la pour voir le détail.
Clôturer un mois
Une fois le mois rapproché avec la banque et les déclarations faites, clôturez-le. Ensuite, plus personne ne peut rien changer dans ce mois, et les chiffres de vos rapports ne bougent plus. Cela fonctionne avec ou sans clôture de journée.
- Ouvrez Finances et touchez ⋮ à droite du mois → Clôture mensuelle. Dans l'espace de travail web, Clôture mensuelle est un bouton en haut de la page Finances.
- Touchez Clôturer un mois, choisissez le mois et confirmez. Seuls les mois terminés peuvent être clôturés, pas le mois en cours ni les suivants.
- Les mois clôturés apparaissent dans la liste, avec la personne qui les a clôturés et la date.
Par défaut, les rôles Dirigeant et Comptable peuvent clôturer un mois. Clôtures et réouvertures sont inscrites au journal d'audit, et tous les dirigeants sont prévenus.
Ce qu'une clôture bloque
Dans un mois clôturé, les opérations suivantes sont refusées, avec un message indiquant que le mois est clôturé :
- saisir un paiement ou un remboursement, annuler un paiement, confirmer le virement d'un client (selon la date de paiement) ;
- saisir ou supprimer une dépense (selon la date de la dépense) ;
- les transferts entre caisse et banque et les soldes d'ouverture (selon leur date) ;
- ajouter ou annuler une ligne sur la note du client (selon la date d'imputation) ;
- modifier le tarif, déplacer les dates, annuler, marquer en no-show ou rétablir une réservation dès qu'une de ses nuits tombe dans un mois clôturé ;
- le règlement au départ (selon la date de départ).
Consulter et exporter les rapports reste possible.
Rouvrir un mois
Par défaut, seul le rôle Dirigeant peut rouvrir un mois.
- Ouvrez Finances → Clôture mensuelle.
- Touchez Rouvrir sur le mois clôturé et confirmez.
- Une fois la correction faite, clôturez de nouveau le mois.
La réouverture est elle aussi inscrite au journal d'audit, et tous les dirigeants sont prévenus.
Clôture mensuelle et clôture de journée : la différence
Si vous utilisez la clôture de journée, elle verrouille chaque nuit la journée précédente. Les deux verrous ne fonctionnent pas pareil :
- Clôture de journée : une journée à la fois, verrouillée automatiquement. Les rôles Dirigeant et Gérant peuvent la déverrouiller avec Déverrouiller une journée sur la page de clôture de journée.
- Clôture mensuelle : un mois entier, clôturé à la main. Par défaut, seul le rôle Dirigeant peut le rouvrir.
Les deux s'appliquent en même temps, et c'est le plus strict qui l'emporte :
- Si une journée est verrouillée par la clôture de journée, déverrouillez d'abord cette journée sur la page de clôture de journée, même si le mois n'est pas clôturé.
- Si le mois est clôturé, déverrouiller une seule journée sur la page de clôture de journée ne suffit pas. Demandez d'abord au dirigeant de rouvrir le mois.