Arrivée, scan du passeport et puce

Enregistrez l'arrivée des clients depuis la page Accueil, remplissez leur fiche en scannant le passeport et vérifiez-la en lisant la puce du passeport.

Enregistrer l'arrivée d'un client

1. Sur la page Accueil, trouvez le client sous Arrivées du jour et touchez Arrivée. Vous pouvez aussi ouvrir la réservation et toucher Arrivée. Le bouton est disponible à partir de la date d'arrivée.
2. Si la chambre n'a pas encore été nettoyée, BaanHost vous prévient. Ne touchez Enregistrer quand même que si la chambre est vraiment prête.
3. Saisissez ce que le client paie maintenant : Loyer payé et Cautions reçues, chacun avec son moyen de paiement (Payé par), ainsi que la date (Payé le). Laissez un montant à 0 pour ne rien enregistrer.
4. Confirmez. La réservation passe au statut « sur place » dans le planning.

Scanner un passeport

Vous pouvez scanner un passeport dans le formulaire de nouvelle réservation (tant qu'aucun client n'est choisi), dans la fiche client et lors de l'ajout d'accompagnants.

1. Touchez Scanner le passeport, puis Prendre une photo ou Depuis les photos.
2. Visez les deux lignes de code en bas de la page photo.
3. Le nom, le numéro de passeport, la nationalité, la date de naissance, le sexe et la date d'expiration sont remplis. Vérifiez-les avant d'enregistrer : les champs qui semblent erronés sont signalés dans un avertissement.

La lecture se fait sur le téléphone lui-même, fonctionne hors connexion, et la photo est ensuite supprimée.

Lire la puce (NFC)

Sur les téléphones équipés du NFC, BaanHost propose, juste après le scan, de le vérifier avec la puce du passeport. La puce contient exactement ce que le pays émetteur y a inscrit : aucune erreur de lecture n'est possible.

1. Touchez Lire la puce.
2. Fermez le passeport, posez-le à plat et tenez le téléphone immobile sur la couverture. Sur Android, la zone NFC se trouve généralement en haut ou au milieu du dos de l'appareil. Ne bougez pas pendant 3 à 5 secondes.
3. Quand Rempli depuis la puce s'affiche, les champs ont été corrigés à partir de la puce.

Si la puce ne s'ouvre pas, vérifiez le numéro de passeport, la date de naissance et la date d'expiration issus du scan, puis réessayez.

Accompagnants

Ouvrez la réservation → Accompagnants → Ajouter un accompagnant, puis Scanner un passeport, nouveau client ou Choisir parmi les clients. En Thaïlande, chaque accompagnant est déclaré dans la TM30.

Laisser les clients s'enregistrer eux-mêmes

Ouvrez la réservation, allez dans Enregistrement en ligne et touchez Copier le lien d'enregistrement ou Partager. Depuis son propre téléphone, le client saisit les informations de son passeport, téléverse une photo du passeport, signe et accepte votre règlement intérieur. La réservation affiche ensuite Enregistré.

Départ

Sur la page Accueil, touchez Départ à côté du client sous Départs du jour, ou ouvrez la réservation → Départ et règlement. Ajoutez des Frais de règlement, par exemple pour l'électricité, l'eau, le ménage ou des dégâts, réglez la caution et enregistrez un éventuel remboursement.