Page de réservation directe : des réservations sans commission

Publiez votre propre lien de réservation sur votre site et vos réseaux. Les clients envoient une demande, votre réception la transforme en réservation et envoie la page de paiement. Les réservations par téléphone ou WhatsApp se saisissent toujours à la main.

Les réservations qui vous arrivent en direct ne coûtent aucune commission. Chaque organisation dispose de sa propre Page de réservation directe à l'adresse https://book.baanhost.com/<nom-du-lien> : le client choisit ses dates, voit les types de chambre disponibles et le prix total, puis vous envoie une demande de réservation. Les clients qui appellent ou écrivent se saisissent à la main, voir l'étape 7.

1. Ouvrir les réglages

Dans l'app, allez dans Plus → Page de réservation directe ; dans l'espace web, dans Réglages → Page de réservation directe. À la première ouverture, BaanHost propose un nom de lien basé sur le nom de votre organisation. La page reste désactivée tant que vous ne l'activez pas : vous pouvez tout préparer d'abord.

Les rôles Dirigeant et Gérant peuvent modifier le nom du lien, la présentation et l'interrupteur. Les autres collaborateurs peuvent ouvrir la page pour copier et partager le lien.

2. Choisir le nom du lien

Saisissez-le dans Nom du lien : minuscules, chiffres et tirets, de 3 à 40 caractères. Le nom de votre établissement convient généralement le mieux, par exemple sunset-villas.
BaanHost vérifie pendant la saisie et indique aussitôt si le nom est libre, réservé ou déjà utilisé par un autre établissement.
Enregistrez. Le lien complet s'affiche sous le champ : https://book.baanhost.com/<nom-du-lien>.

Si vous changez le nom du lien, l'ancien lien cesse aussitôt de fonctionner et affiche « page introuvable ». Remplacez les liens et QR codes déjà partagés.

3. Ajouter une présentation et des photos

Présentation : affichée en haut de la page — vos atouts, l'emplacement, les consignes. Une seule langue suffit : les clients voient votre texte tel quel, tandis que les boutons et libellés de la page s'affichent dans la langue du client (onze langues).
Dans Établissements et types de chambre, donnez à chaque établissement une Description de l’établissement et une Photo de couverture. Pour un établissement à ne pas montrer (par exemple réservé aux longs séjours), activez Masquer sur la page de réservation.
Donnez à chaque type de chambre une Photo et une Description. Les logements sans type sont listés un par un et ont chacun leur photo et leur description.
Photos au format JPEG, PNG ou WebP. Vous pouvez les ajouter, remplacer ou supprimer à tout moment.

Les prix et les disponibilités viennent directement de vos tarifs et du planning : rien à saisir deux fois. Un type de chambre sans tarif affiche « prix à confirmer ». Les logements inactifs, les établissements sans logement actif et l'établissement d'exemple n'apparaissent jamais sur la page.

4. Activer la page

Activez Publier la page.
BaanHost demande confirmation : une fois la page en ligne, toute personne disposant du lien voit vos types de chambre, photos, tarifs et coordonnées (téléphone, WhatsApp, e-mail) et peut envoyer une demande. Touchez Publier.
Touchez Aperçu pour voir la page comme vos clients.

Les coordonnées viennent de l'établissement (son téléphone, le WhatsApp et l'e-mail de ses réglages d'encaissement), sinon de votre organisation. Vous pouvez désactiver la page à tout moment ; le lien affiche alors « page introuvable ». Tant que votre abonnement est en lecture seule, la page reste visible mais les nouvelles demandes sont suspendues.

5. Partager le lien et le QR code

Touchez Copier le lien ou Partager et placez le lien sur votre site (bouton ou menu « Réserver »), dans le champ lien de votre page Facebook et de votre profil Instagram, et comme lien de site ou de réservation dans votre fiche d'établissement Google.
QR code affiche un QR code à télécharger ou à enregistrer comme image. Imprimez-le pour la réception, les chambres, vos flyers ou cartes de visite.
Votre webmaster peut aussi intégrer la page dans votre propre site.

6. Traiter les demandes de réservation

Sur la page, le client choisit l'établissement (si vous en avez plusieurs), les dates et le nombre de personnes, voit les types de chambre disponibles avec le prix total (tarifs saisonniers, tarifs week-end et remises longs séjours compris), puis saisit son nom, son téléphone (WhatsApp en option), son e-mail, son pays et un message.
La demande arrive dans Demandes de réservation (dans Plus sur l'app, dans Réglages sur le web) et vous recevez une notification. La première ligne du message indique le type de chambre, le logement suggéré et le prix proposé. Une demande ne bloque pas encore la chambre.
Touchez Convertir en réservation. BaanHost crée une réservation en attente au prix proposé (modifiable) et bloque la chambre pendant 24 heures sur le planning et sur vos canaux connectés. Le client reçoit automatiquement un e-mail avec le lien vers la page de paiement.
Quand la caution arrive, confirmez-la comme à l'étape 8 : la réservation est confirmée. Si personne ne confirme à temps, le blocage est levé automatiquement.

La demande ne convient pas ? Touchez Écarter.

7. Réservations par téléphone, WhatsApp ou LINE

Ouvrez Séjours → Nouvelle réservation, ou touchez une case vide du Planning (appuyez puis faites glisser le doigt le long de la ligne pour sélectionner plusieurs nuits).
Choisissez le logement, le client et les dates.
Réglez la Source selon la provenance du client : Direct, Téléphone, WhatsApp, LINE, Facebook ou Recommandation. Vos rapports montrent ainsi combien de réservations vous obtenez sans passer par un canal.
Saisissez le tarif et la caution, puis touchez Créer.

Le client hésite encore ? Activez l'option En attente (sans blocage). La réservation est notée, mais la chambre reste en vente. Quand le client se décide, ouvrez la réservation et touchez Confirmer la réservation.

8. Encaisser la caution

Ouvrez la réservation et touchez Lien de paiement, puis Copier ou Partager pour l'envoyer dans votre conversation avec le client.
Le client voit le montant dû et vos moyens de paiement (virement bancaire, QR PromptPay, liens de paiement ou carte via Omise), puis touche « J'ai payé » une fois le paiement effectué.
Vous recevez une notification. Vérifiez que l'argent est bien arrivé, ouvrez la réservation et touchez Confirmer la réception. Pour une réservation en attente, laissez Confirmer aussi la réservation coché : le paiement est enregistré et la réservation confirmée en une seule étape.

Configurez d'abord vos moyens de paiement : voir Moyens de paiement et page de paiement client.

9. Laissez les rappels faire le reste

Activez Rappel de caution et Infos avant l'arrivée sous Plus → Rappels automatiques. Les clients qui doivent encore la caution reçoivent à nouveau le lien de paiement, et chaque client reçoit votre guide d'arrivée avant de venir. Voir Rappels automatiques et modèles de message.