Rappels automatiques et modèles de message

Envoyez guides d'arrivée, rappels de paiement et remerciements dans la langue du client, automatiquement par e-mail ou d'un simple geste par WhatsApp, SMS ou e-mail.

Modèles de message

Ouvrez Plus → Modèles de message.
Touchez Générer les textes par défaut, choisissez les langues que parlent vos clients et touchez Générer. BaanHost rédige un jeu complet de messages pour chaque langue.
Touchez un modèle pour en modifier le texte. Les variables comme {guest_name}, {check_in}, {door_code}, {address} ou {pay_link} sont remplies pour chaque réservation.

Renseignez le code de porte et la note d'accès de chaque logement, ainsi que l'adresse et le téléphone de contact de l'établissement, pour que les variables aient quelque chose à afficher.

Envoyer un message à la main

Ouvrez la réservation et touchez Envoyer un message.
Choisissez le Type de message et la Langue. La langue du client est signalée.
Modifiez le texte si besoin, puis envoyez :
- WhatsApp ouvre WhatsApp avec le message prêt ; il ne vous reste qu'à l'envoyer.
- SMS ouvre l'application de messagerie de votre téléphone.
- E-mail envoie l'e-mail via BaanHost.
- Partager pour LINE ou toute autre application ; Copier pour le coller vous-même.

La page Accueil liste aussi les Messages à envoyer : le guide d'arrivée pour les clients de demain, le message de bienvenue pour les arrivées du jour et le remerciement pour les départs du jour. Touchez Envoyer sur chacun.

Rappels automatiques

Les dirigeants et les gérants ouvrent Plus → Rappels automatiques. Chaque règle reste désactivée tant que vous ne l'activez pas :

Infos avant l'arrivée : code de porte, adresse et lien d'enregistrement en ligne, quelques jours avant l'arrivée.
Message le jour de l'arrivée : un message de bienvenue le matin de l'arrivée.
Remerciement après le départ : un remerciement et une demande d'avis après le départ.
Rappel de caution : un rappel avec le lien de paiement pour les réservations dont la caution n'est pas encore réglée.
Rappel d'impayé : pour les clients sur place qui ont un solde impayé, à quelques jours d'intervalle.
Avis de loyer mensuel : pour les longs séjours facturés au mois.
Relevé mensuel au propriétaire : le relevé du mois précédent, en PDF, envoyé à chaque propriétaire de logement.

Pour chaque règle, indiquez combien de jours avant ou après, et l'heure d'envoi (Envoyer à). Les heures suivent le fuseau horaire de votre organisation.

Les messages automatiques partent par e-mail : seuls les clients qui ont une adresse e-mail les reçoivent. Pour les autres, le guide d'arrivée, le message de bienvenue et le remerciement attendent sur la page Accueil, sous Messages à envoyer, prêts à être envoyés par WhatsApp ou SMS. Personne ne reçoit deux fois le même rappel le même jour.

La section Activité récente montre ce qui a été envoyé ou ignoré, et pourquoi. Tous les e-mails sont listés sous Plus → Journal des e-mails.