Pagos atrasados y cierre mensual

Puedes registrar un pago con cualquier fecha pasada, con un motivo y dejando rastro. Cuando las cuentas cuadren, cierra el mes: nadie podrá tocarlo y solo el dueño puede reabrirlo.

Registrar un pago con fecha pasada

Al registrar un pago, confirmar la transferencia de un huésped o cobrar durante el check-in, la fecha de pago puede ser cualquier día anterior, siempre que ese mes no esté cerrado.

• Pagado hoy o ayer: regístralo como siempre. No hace falta motivo.
• Pagado antes (anteayer o más atrás): es un pago atrasado y necesita un motivo, por ejemplo «El huésped pagó en efectivo la semana pasada y se nos olvidó anotarlo».
• Por defecto pueden registrar pagos atrasados los roles Dueño, Gerente, Recepción y Contable.
• Cada pago atrasado deja rastro: quién lo anotó, a qué fecha, el importe y el motivo quedan en el Registro.
• Cada mañana el dueño recibe un resumen: si el día anterior hubo pagos atrasados, le llega una notificación con cuántos fueron. La campana también muestra los de hoy; tócala para ver el detalle.

Cerrar un mes

Cuando hayas cuadrado el mes con el banco y presentado los impuestos, ciérralo. A partir de ahí nadie puede cambiar ese mes y las cifras de tus informes ya no se mueven. Funciona con o sin cierre del día.

1. Abre Finanzas y toca ⋮ junto al mes → Cierre mensual. En el panel web es el botón Cierre mensual, arriba en la página de Finanzas.
2. Toca Cerrar un mes, elige el mes y confirma. Solo se pueden cerrar meses ya terminados, ni el actual ni los siguientes.
3. Los meses cerrados aparecen en la lista con quién los cerró y cuándo.

Por defecto pueden cerrar meses los roles Dueño y Contable. Cerrar y reabrir queda en el registro, y todos los dueños reciben un aviso.

Qué bloquea un mes cerrado

En un mes cerrado se rechaza todo esto, con un mensaje que avisa de que el mes está cerrado:

• registrar pagos o reembolsos, anular un pago, confirmar la transferencia de un huésped (según la fecha de pago);
• añadir o borrar gastos (según la fecha del gasto);
• traspasos de fondos y saldos iniciales (según su fecha);
• añadir o anular cargos en la cuenta (según la fecha del cargo);
• cambiar la tarifa, mover fechas, cancelar, marcar como no-show o restablecer una reserva, si alguna de sus noches cae en un mes cerrado;
• liquidar en la salida (según la fecha de salida).

Consultar y exportar informes sigue funcionando.

Reabrir un mes

Por defecto solo el rol Dueño puede reabrir un mes.

1. Abre Finanzas → Cierre mensual.
2. Toca Reabrir en el mes cerrado y confirma.
3. Cuando termines la corrección, vuelve a cerrar el mes.

La reapertura también queda en el registro, y todos los dueños reciben un aviso.

Cierre mensual y cierre del día

Si usas el cierre del día, cada noche bloquea el día anterior. Son dos bloqueos distintos:

• Cierre del día: bloquea un día cada vez, y lo hace solo. Los roles Dueño y Gerente pueden desbloquear un día con Desbloquear un día en la página del cierre del día.
• Cierre mensual: bloquea un mes entero, y lo cierra una persona a mano. Por defecto solo el rol Dueño puede reabrirlo.

Los dos se aplican a la vez y manda el más estricto:

• Si el cierre del día ha bloqueado un día, primero desbloquea ese día en la página del cierre del día, aunque el mes no esté cerrado.
• Si el mes está cerrado, desbloquear un día suelto en la página del cierre del día no basta. Pide antes al dueño que reabra el mes.