Team, Rollen und Rechte

Zehn Rollen, jede mit ihrer eigenen Aufgabe. Wählen Sie beim Einladen eine Rolle, passen Sie bei Bedarf die Rechte einzelner Personen an – und Ihr Team sieht jederzeit, was es darf.

Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an – so wissen Sie immer, wer was getan hat. Mitarbeiterkonten sind in jedem Tarif unbegrenzt.

Jede Person hat eine Rolle. Die Rolle legt fest, was sie standardmäßig darf. Der Inhaber kann einer einzelnen Person zusätzlich Rechte geben oder wegnehmen. Schaltflächen, die jemand nicht nutzen darf, sind ausgeblendet oder grau; beim Antippen steht dort, wen man fragen muss.

Auf der Seite Team tippen Sie auf Rollenübersicht, um zu sehen, was jede Rolle darf. Dort stehen dieselben Beschreibungen wie unten.

Teammitglied einladen

Einladen und Rollen ändern können die Rollen Inhaber und Manager. Manager können nur Rollen unterhalb von Manager verwalten.

1. Öffnen Sie Mehr → Team (auf dem Tablet: Seitenmenü) und tippen Sie auf Mitarbeiter einladen.
2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, füllen Sie Vollständiger Name aus und wählen Sie eine Rolle. Vorausgewählt ist Rezeption. Unter der Rolle steht, was sie darf.
3. Tippen Sie auf Mitarbeiter einladen. BaanHost verschickt eine Einladung per E-Mail, die 7 Tage gültig ist. Kann keine E-Mail gesendet werden, zeigt die App einen Einladungscode an: Tippen Sie auf Kopieren und schicken Sie ihn per WhatsApp oder LINE.

Sie können auch ganz auf die Einladung verzichten: Schalten Sie Stattdessen Passwort selbst setzen ein und legen Sie das Konto direkt mit einem Passwort an.

So tritt das Teammitglied bei

1. BaanHost installieren und auf dem Anmeldebildschirm auf Mitarbeiter mit Einladung? Hier beitreten tippen.
2. E-Mail-Adresse, den Einladungscode aus der E-Mail oder von Ihnen sowie ein eigenes Passwort eingeben.
3. Auf Beitreten tippen – fertig, die Person ist angemeldet.

Bei der ersten Anmeldung sieht die Person eine kurze Begrüßung: welche Rolle sie hat, was sie darf und wofür sie den Inhaber oder einen Manager fragen muss.

Ein Login, mehrere Organisationen: wechseln

Dieselbe E-Mail (oder dieselbe Anmeldung mit Google bzw. Apple) kann in mehreren Organisationen je ein Konto haben – etwa wenn Sie zwei Hotels führen oder anderswo arbeiten und eine eigene Unterkunft eröffnet haben.

• Passt Ihr Passwort oder Ihr Google-/Apple-Konto bei der Anmeldung zu mehreren Organisationen, erscheint zuerst Organisation wählen.
• Nach der Anmeldung tippen Sie oben rechts auf Ihr Profilbild → Organisation wechseln und wechseln ohne erneute Passworteingabe. Das geht in der App und im Web-Arbeitsplatz.
• Aufgeführt werden nur Konten mit derselben bestätigten E-Mail. Deaktivierte Konten und gesperrte Organisationen erscheinen nicht.
• Nach dem Wechsel arbeiten Sie mit Ihrer Rolle und Ihren Rechten in dieser Organisation.

Mitarbeiter eröffnen eine eigene Unterkunft

Auch wenn Sie schon woanders arbeiten (Housekeeping, Rezeption …), können Sie eine eigene Unterkunft eröffnen:

1. Registrieren Sie sich auf der BaanHost-Website oder in der App mit derselben E-Mail, demselben Google- oder Apple-Konto. Bei Google / Apple fragt die App, ob Sie sich als Mitarbeiter anmelden oder „Meine Unterkunft registrieren“ möchten.
2. In der neuen Organisation sind Sie Inhaber, mit 14 Tagen kostenlosem Test. Ihr Mitarbeiterkonto bleibt unverändert.
3. Danach wählen Sie bei der Anmeldung, welche Organisation Sie öffnen, oder wechseln mit Organisation wechseln im Profilmenü.

Gehört die E-Mail bereits dem Inhaber einer Organisation, fordert die Registrierung Sie auf, sich anzumelden: Jede Person bekommt nur einen kostenlosen Test.

Inhaber

Inhaber des Betriebs. Hat alle Rechte und verwaltet als Einziger Zahlungsarten, Abo und vollständigen Datenexport.

Passt für: die Person, der der Betrieb gehört. Ein Betrieb kann mehrere Inhaber haben.

Darf:

• Zahlungsarten und Abo verwalten
• Mitarbeiter einladen, Rollen vergeben und Einzelrechte feinjustieren
• Alle Finanzen einsehen, Monate abschließen und wieder öffnen
• Betrieb, Preise, Kanäle und Tagesabschluss einrichten

Darf nicht / wen fragen:

• Keine Einschränkungen; nur ein Inhaber kann jemanden zum Inhaber machen

Manager

Führt den Tagesbetrieb für den Inhaber und erledigt fast alles rund um Buchungen, Zahlungen, Housekeeping und Einrichtung.

Passt für: Betriebsleitung oder geschäftsführende Partner, die entscheiden, wenn der Inhaber nicht da ist.

Darf:

• Alle Buchungen bearbeiten, inklusive Stornos, Erstattungen und Rabatte
• Zahlungen und Ausgaben erfassen, Geld umbuchen, Finanzberichte ansehen
• Objekte, Preise, Kanäle und Nachrichtenvorlagen verwalten
• Mitarbeiter unterhalb der Manager-Ebene einladen und verwalten
• Aufgaben zuweisen und Zimmer kontrollieren

Darf nicht / wen fragen:

• Zahlungsarten und Abo: an den Inhaber wenden
• Monatsabschluss, Währung und Steuernummer: an den Inhaber wenden
• Kann Inhaber und andere Manager nicht verwalten

Rezeption

Betreut Gäste an der Rezeption: Buchungen, Check-in und Check-out, Zahlungen und Belege.

Passt für: Empfangsmitarbeiter und alle, die an der Rezeption Dienst haben. Neue Teammitglieder bekommen diese Rolle, wenn Sie nichts anderes wählen.

Darf:

• Buchungen anlegen, bearbeiten und umbuchen; unbezahlte stornieren
• Gäste ein- und auschecken, Zahlungen erfassen, Überweisungen bestätigen
• Quittungen und Rechnungen ausstellen, Tagesabschluss durchführen
• Ausweis- und Kontaktdaten der Gäste sehen, Meldungen an die Einwanderungsbehörde machen
• Gästen schreiben, Zahlungslinks senden, Reparaturen melden

Darf nicht / wen fragen:

• Bezahlte Buchungen stornieren, Zahlungen annullieren, Erstattungen, Rabatte: an einen Manager wenden
• Finanzberichte und Ausgaben: an einen Manager oder die Buchhaltung wenden
• Preise, Objekte und Betriebseinstellungen: an einen Manager wenden

Reservierung

Nimmt Buchungen an: bearbeitet Kanal- und Direktbuchungsanfragen, legt Buchungen an, ändert sie und spricht mit Gästen.

Passt für: jemanden, der Gästen antwortet und sich um Kanalbuchungen kümmert, aber keine Gäste empfängt und vor Ort kein Geld annimmt.

Darf:

• Zimmerstatus und Buchungen sehen; Buchungen anlegen, bearbeiten und umbuchen
• Airbnb-Anfragen und Direktbuchungsanfragen bearbeiten
• Unbezahlte Buchungen stornieren
• Gästeprofile bearbeiten, Nachrichten und Zahlungslinks senden

Darf nicht / wen fragen:

• Check-in, Check-out und Zahlungen: an die Rezeption wenden
• Erstattungen, Rabatte und Stornos bezahlter Buchungen: an einen Manager wenden

Buchhaltung

Führt die Bücher: erfasst Zahlungen und Ausgaben, stellt Rechnungen aus, prüft Berichte und schließt Monate ab.

Passt für: Ihre eigene Buchhaltung oder ein externes Buchhaltungsbüro.

Darf:

• Alle Beträge und Finanzberichte sehen, Finanzdaten exportieren
• Zahlungen erfassen, Überweisungen bestätigen, Quittungen und Rechnungen ausstellen
• Ausgaben erfassen und Geld umbuchen
• Eigentümerabrechnungen ansehen
• Vergangene Monate abschließen

Darf nicht / wen fragen:

• Buchungen und Check-in: an die Rezeption wenden
• Keine Einsicht in Ausweis- und Kontaktdaten der Gäste
• Monate wieder öffnen und Anfangsbestände: an den Inhaber wenden

Housekeeping-Leitung

Leitet das Housekeeping-Team: verteilt Aufgaben, kontrolliert Zimmer und putzt auch selbst.

Passt für: die Hausdame oder die Etagenleitung.

Darf:

• Zimmerstatus sowie An- und Abreisen sehen (ohne Beträge und Ausweise)
• Alle Aufgaben sehen und zuweisen
• Aufgaben mit Fotos abschließen
• Zimmer kontrollieren und als geprüft markieren
• Reparaturen melden

Darf nicht / wen fragen:

• Keine Einsicht in Beträge, Ausweis- und Kontaktdaten der Gäste
• Buchungen und Zahlungen: an die Rezeption wenden

Reinigung

Reinigt die Zimmer: sieht die eigenen Aufgaben und schließt sie mit Fotos ab.

Passt für: Reinigungskräfte und Zimmermädchen.

Darf:

• Zimmerstatus sehen
• Eigene und noch nicht zugewiesene Aufgaben sehen
• Aufgaben mit Fotos abschließen
• Reparatur melden, sobald Ihnen etwas auffällt

Darf nicht / wen fragen:

• Zimmerkontrolle: an die Housekeeping-Leitung oder einen Manager wenden
• Keine Einsicht in Buchungen, Gäste und Beträge

Haustechnik

Kümmert sich um Reparaturen: nimmt Meldungen an, schließt sie mit Fotos ab und sperrt bei Bedarf Zimmer.

Passt für: Hausmeister und Haustechniker.

Darf:

• Zimmerstatus sehen
• Alle Reparaturaufgaben sehen und zuweisen
• Reparaturen mit Fotos abschließen
• Zimmer während Reparaturen sperren und danach freigeben
• Reparaturen melden

Darf nicht / wen fragen:

• Keine Einsicht in Buchungen, Gäste und Beträge
• Reinigungsaufgaben übernimmt das Housekeeping-Team

Eigentümer

Besitzt einige der Einheiten: sieht Status, Buchungen und Einnahmen nur für die eigenen Einheiten.

Passt für: Eigentümer von Einheiten, die Sie für sie verwalten. Haken Sie beim Einladen unter Zugeordnete Einheiten ihre Einheiten an (mindestens eine).

Darf:

• Status und Buchungen Ihrer Einheiten sehen
• Beträge Ihrer Einheiten sehen
• Ihre Eigentümerabrechnungen ansehen

Darf nicht / wen fragen:

• Keine Einsicht in Ausweis- und Kontaktdaten der Gäste
• Keine Einsicht in andere Einheiten
• Für Änderungen: an einen Manager oder den Inhaber wenden

Beobachter

Nur Lesezugriff – für Partner, Berater oder Prüfer.

Passt für: Partner, Investoren, Berater oder Prüfer, die nur Zahlen ansehen müssen.

Darf:

• Zimmerstatus und Buchungen sehen
• Beträge sehen
• Finanzberichte ansehen

Darf nicht / wen fragen:

• Kann nichts ändern: an einen Manager oder den Inhaber wenden
• Keine Einsicht in Ausweis- und Kontaktdaten der Gäste

Standardrechte auf einen Blick

Nach Bereichen geordnet: welche Rollen jedes Recht standardmäßig haben. In Klammern steht eine Einschränkung für diese Rolle. Hat der Inhaber die Rechte einer Person angepasst, zählt das, was auf ihrer Seite Meine Rolle & Rechte steht.

Buchungen

• Zimmerstatus & Kalender ansehen: Alle Rollen (Eigentümer: nur eigene Einheiten)
• Buchungen ansehen: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung, Buchhaltung, Housekeeping-Leitung (nur Daten und Zimmernummern, ohne Ausweise und Beträge), Eigentümer (nur eigene Einheiten), Beobachter
• Buchungen anlegen & bearbeiten: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung
• Check-in & Check-out: Inhaber, Manager, Rezeption
• Unbezahlte Buchungen stornieren, No-Show markieren: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung
• Bezahlte Buchungen stornieren, Zahlungen annullieren, Erstattungen, Rabatte: Inhaber, Manager
• Airbnb-Anfragen & Direktbuchungsanfragen bearbeiten: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung
• Beträge ansehen (Preise, offene Posten, Zahlungen, Belege): Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung, Buchhaltung, Eigentümer (nur eigene Einheiten), Beobachter
• Gästen schreiben, Zahlungslinks senden: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung
• Meldung an die Einwanderungsbehörde (TM30): Inhaber, Manager, Rezeption

Gäste

• Ausweis- & Kontaktdaten der Gäste ansehen: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung
• Gästeprofile bearbeiten: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung

Zahlungen & Abschluss

• Zahlungen erfassen, Überweisungen bestätigen: Inhaber, Manager, Rezeption, Buchhaltung
• Zahlungen rückdatiert erfassen (protokolliert): Inhaber, Manager, Rezeption, Buchhaltung
• Quittungen & Rechnungen ausstellen: Inhaber, Manager, Rezeption, Buchhaltung
• Monat abschließen: Inhaber, Buchhaltung
• Monat wieder öffnen: Inhaber
• Tagesabschluss durchführen: Inhaber, Manager, Rezeption

Finanzen

• Finanzberichte ansehen: Inhaber, Manager, Buchhaltung, Beobachter
• Ausgaben erfassen: Inhaber, Manager, Buchhaltung
• Geldtransfer (Kasse ↔ Bank): Inhaber, Manager, Buchhaltung
• Anfangsbestände: Inhaber (kann anderen zusätzlich gegeben werden)
• Eigentümerabrechnungen: Inhaber, Manager, Buchhaltung, Eigentümer (nur eigene Einheiten)
• Finanzdaten exportieren (protokolliert): Inhaber, Manager, Buchhaltung

Aufgaben & Housekeeping

• Alle Aufgaben ansehen, Arbeit zuweisen: Inhaber, Manager, Housekeeping-Leitung, Haustechnik (nur Reparaturaufgaben)
• Aufgaben erledigen (mit Fotos): Inhaber, Manager, Housekeeping-Leitung, Reinigung (nur eigene und noch nicht zugewiesene Aufgaben), Haustechnik (nur Reparaturaufgaben)
• Zimmer kontrollieren: Inhaber, Manager, Housekeeping-Leitung
• Reparatur melden: Inhaber, Manager, Rezeption, Reservierung, Housekeeping-Leitung, Reinigung, Haustechnik
• Zimmer wegen Wartung sperren / freigeben: Inhaber, Manager, Haustechnik

Einrichtung

• Objekte & Einheiten verwalten: Inhaber, Manager
• Preise & Zimmertypen verwalten: Inhaber, Manager
• Direktbuchungsseite & Kanäle: Inhaber, Manager
• Automatisierungen & Nachrichtenvorlagen: Inhaber, Manager
• Einstellungen Tagesabschluss: Inhaber
• Betriebseinstellungen (Währung, Steuernummer, Rechnungsdaten, Zeitzone): Inhaber

Verwaltung

• Mitarbeiter einladen, Rollen ändern: Inhaber, Manager (nur Rollen unterhalb von Manager)
• Einzelrechte anpassen: Inhaber
• Aktivitätsprotokoll: Inhaber, Manager
• Gästeliste exportieren (protokolliert): Inhaber, Manager
• Datenlöschung (Gäste anonymisieren): Inhaber

Nur Inhaber

• Zahlungsarten (Bank / PromptPay / Omise): Inhaber
• Jemanden zum Inhaber machen: Inhaber
• Vollständiger Datenexport & Aufbewahrung: Inhaber
• Abo kaufen & wiederherstellen: Inhaber

Rechte für eine einzelne Person anpassen

Hat jemand eine Rolle, kann der Inhaber einzelne Rechte nur für diese Person ein- oder ausschalten. Ein Beispiel: Die Buchhaltung darf standardmäßig keine Anfangsbestände festlegen – Sie können es aber genau Ihrer Buchhalterin erlauben.

1. Öffnen Sie Team und tippen Sie neben der Person auf ⋮ → Rechte feinjustieren.
2. Dort stehen alle Rechte nach Bereichen, jedes mit einem Schalter. Was von der Rolle abweicht, ist markiert.
3. Einschalten gibt das Recht, Ausschalten nimmt es weg. Steht der Schalter wieder wie bei der Rolle, ist die Anpassung aufgehoben.

Vier Dinge, die nur Inhaber dürfen

Diese 4 Rechte bleiben immer bei den Inhabern und lassen sich niemandem sonst geben. Unter Rechte feinjustieren sind sie grau.

• Zahlungsarten (Bank / PromptPay / Omise)
• Jemanden zum Inhaber machen
• Vollständiger Datenexport & Aufbewahrung
• Abo kaufen & wiederherstellen

Soll jemand anderes diese Dinge erledigen, geht das nur, wenn Sie die Person ebenfalls zum Inhaber machen. Das kann nur ein Inhaber.

So sehen Teammitglieder ihre eigenen Rechte

Jede Person kann unter Mehr die Seite Meine Rolle & Rechte öffnen. Auf dem Tablet und im Web-Arbeitsplatz finden Sie sie auch im Kontomenü oben rechts. Dort steht:

• die eigene Rolle mit ihrer Beschreibung;
• alle Rechte nach Bereichen – welche man hat und welche nicht;
• was der Inhaber nur für diese Person hinzugefügt oder weggenommen hat.

Die Seite ist nur zum Ansehen. Fehlt eine Schaltfläche oder Funktion, schauen Sie zuerst hier nach und bitten Sie dann den Inhaber, es anzupassen.

Änderungen gelten sofort

• Eine neue Rolle oder geänderte Rechte wirken sofort. Niemand muss die App neu installieren oder aktualisieren.
• Die Person wird auf dem Handy und im Web abgemeldet. Nach der nächsten Anmeldung gelten die neuen Rechte.
• Nach einem Rollenwechsel sieht sie beim nächsten Öffnen der App noch einmal die Begrüßung, passend zur neuen Rolle.

Ändern, zurücksetzen oder deaktivieren

Tippen Sie neben einer Person auf ⋮:

• Bearbeiten: Name oder Rolle ändern.
• Einladung erneut senden, solange die Einladung noch offen ist, sonst Passwort zurücksetzen. Nach dem Zurücksetzen muss sich die Person auf allen Geräten neu anmelden.
• Deaktivieren: Die Person kann sich nicht mehr anmelden. Ihre bisherigen Aktionen bleiben im Protokoll erhalten.

Standard-Reinigungskraft

Öffnen Sie das Objekt (Objekte → Stift-Symbol) und wählen Sie eine Standard-Reinigungskraft. Reinigungsaufgaben werden dann dieser Person zugewiesen. Ist Vorbereitungsaufgabe am Vortag der Anreise anlegen eingeschaltet, bekommt sie außerdem für jede Anreise am Vortag eine Aufgabe.