员工、岗位与权限
十个岗位各管一摊。邀请员工时选岗位,老板还能为某个人单独加减权限;员工随时能查自己能做什么。
每个人用自己的账号登录,谁做了什么一目了然。所有套餐的员工账号都不限数量。
每个人有一个岗位,岗位决定他默认能做什么。老板还可以为某个人单独加减权限。没有权限的按钮要么不显示,要么是灰的,点一下会说明要找谁。
在 员工管理 页点 岗位一览,能看到每个岗位能做什么,内容和下文一样。
邀请员工
老板 和 经理 可以邀请员工、改岗位。经理只能管经理以下的岗位。
- 打开 更多 → 员工管理(平板在侧栏),点 邀请员工。
- 填邮箱和 姓名,再选岗位。默认是 前台。选中哪个岗位,下方就会显示它能做什么。
- 点 邀请员工。BaanHost 会发一封 7 天内有效的邀请邮件。如果邮件发不出去,App 会显示一个邀请码:点 复制,用 WhatsApp 或 LINE 发给对方。
也可以不发邀请,打开 改为手动设置密码,直接设好密码建账号。
员工怎么加入
- 安装 BaanHost,在登录页点 员工报到:收到邀请?在此加入。
- 填邮箱、邮件里或你发来的 邀请码,再设一个自己的密码。
- 点 加入,即可登录。
第一次登录时,员工会看到一段欢迎说明:你的岗位是什么,能做哪些事,哪些事要找老板或经理。
一个账号管多家机构:切换机构
同一个邮箱(或同一个 Google / Apple 登录)可以在几家机构各有一个账号,比如你管着两家酒店,或者在别家上班又开了自己的店。
- 登录时,如果密码或 Google / Apple 账号同时对得上几家,会先让你 选择机构。
- 登录后点右上角的头像 → 切换机构,直接换到另一家,不用重新输入密码。App 和网页工作台都有。
- 只有同一个已验证邮箱的账号才会出现在列表里;被停用的账号和机构不会出现。
- 切换后,按你在那家机构的岗位和权限使用。
员工自己开店怎么注册
已经是别家员工(清洁、前台……),也可以开自己的酒店:
- 在 BaanHost 官网或 App 的注册页,用同一个邮箱、Google 或 Apple 账号注册。用 Google / Apple 时,App 会问你是登录员工账号,还是 注册我的酒店。
- 新机构里你是 老板,享受 14 天免费试用;原来的员工账号不受影响。
- 以后登录时选择进入哪一家,或者用头像菜单里的 切换机构 切换。
如果这个邮箱已经是任何一家机构的老板,注册会提示请直接登录:每个人只能领一次试用。
老板
机构的所有者,拥有全部权限,独享收款方式、订阅和全量导出等关键操作。
适合:机构的所有者。一个机构可以有不止一位老板。
能做:
- 管理收款方式和订阅
- 邀请员工、分配岗位、单独微调权限
- 查看全部财务,按月锁账与解锁
- 设置机构、价格、渠道和夜审
不能做 / 找谁:
- 没有限制;只有老板能把别人提升为老板
经理
替老板管日常运营,几乎所有预订、收款、房务和设置都能处理。
适合:店长、合伙管理人,老板不在时替老板拿主意的人。
能做:
- 处理全部预订,包括取消、退款和折扣
- 记收款、记支出、资金调拨,看财务报表
- 管理房源、价格、渠道和消息模板
- 邀请和管理经理以下的员工
- 派活和验收房间
不能做 / 找谁:
- 改收款方式、购买订阅:找老板
- 按月锁账、改币种和税号:找老板
- 不能管理老板和其他经理
前台
在前台接待客人:建单、办入住退房、收款开票。
适合:前台接待、值班人员。新邀请的员工默认是这个岗位。
能做:
- 建单、改单、改期,取消未收款的预订
- 办入住和退房,记收款,确认客人转账
- 开收据和税票,执行夜审
- 看客人证件和联系方式,做入境申报
- 给客人发消息和付款链接,报修
不能做 / 找谁:
- 取消已收款的预订、作废收款、退款、折扣:找经理
- 看财务报表、记支出:找经理或会计
- 改价格、房源和机构设置:找经理
预订专员
专门接单:处理渠道和直订申请,建单改单,和客人沟通。
适合:专门回复客人、管渠道订单的人,不负责现场接待和收钱。
能做:
- 看房态和预订,建单、改单、改期
- 处理 Airbnb 申请、询价和官网直订申请
- 取消未收款的预订
- 编辑客人档案,发消息和付款链接
不能做 / 找谁:
- 办入住退房、记收款:找前台
- 退款、折扣、取消已收款的预订:找经理
会计
管账:记收款和支出、开票、看报表、按月锁账。
适合:内部会计,或者外请的记账人员。
能做:
- 看全部金额和财务报表,导出财务数据
- 记收款、确认客人转账、开收据和税票
- 记支出、资金调拨
- 看业主结算单
- 按月锁账
不能做 / 找谁:
- 建单、改单、办入住:找前台
- 看不到客人证件和联系方式
- 解锁已锁月份、设初始锚点:找老板
清洁主管
带清洁团队:派活、验收房间,自己也做清洁。
适合:清洁领班、楼层主管。
能做:
- 看房态和到离店安排(不含金额和证件)
- 看全部任务、派活
- 完成任务并拍照
- 验收房间,标为已检查
- 报修
不能做 / 找谁:
- 看不到金额、客人证件和联系方式
- 建单、收款:找前台
清洁
负责清洁:看自己的任务,拍照完成。
适合:清洁员、阿姨。
能做:
- 看房态
- 看派给自己的任务和还没人领的任务
- 完成任务并拍照
- 发现问题随手报修
不能做 / 找谁:
- 验收房间:找清洁主管或经理
- 看不到预订、客人和金额
维修工
负责维修:接报修,修好拍照,需要时封房。
适合:维修师傅、工程人员。
能做:
- 看房态
- 看全部维修任务并派活
- 完成维修任务并拍照
- 维修期间封房,修好后解封
- 报修
不能做 / 找谁:
- 看不到预订、客人和金额
- 清洁任务归清洁团队
业主
房源的业主:只看自己名下房源的房态、预订和收入。
适合:把房子交给你代管的业主。邀请时在 绑定房源 里勾选他的房源,至少一个。
能做:
- 看自己房源的房态和预订
- 看自己房源的金额
- 看自己的业主结算单
不能做 / 找谁:
- 看不到客人证件和联系方式
- 看不到别的房源
- 需要修改任何东西:找经理或老板
只读观察者
只看不改,适合合伙人、顾问或审计。
适合:合伙人、投资人、顾问或审计,只需要看数据的人。
能做:
- 看房态和预订
- 看金额
- 看财务报表
不能做 / 找谁:
- 不能做任何修改:找经理或老板
- 看不到客人证件和联系方式
默认权限一览
下面按功能分组,列出每项权限默认给了哪些岗位;括号里是这个岗位的限制。老板单独调整过的人,以他自己的 我的岗位与权限 为准。
预订与房态
- 看房态:全部岗位(业主:只限自己的房源)
- 看预订列表与详情:老板、经理、前台、预订专员、会计、清洁主管(只看到离日期和房号,不含证件和金额)、业主(只限自己的房源)、只读观察者
- 建单 / 改单 / 改期:老板、经理、前台、预订专员
- 办入住 / 退房:老板、经理、前台
- 取消未收款预订、标未到店:老板、经理、前台、预订专员
- 取消已收款预订 / 作废收款 / 退款 / 折扣:老板、经理
- 处理 Airbnb 申请询价、直订申请:老板、经理、前台、预订专员
- 看金额(房价、欠款、收款、单据):老板、经理、前台、预订专员、会计、业主(只限自己的房源)、只读观察者
- 给客人发消息 / 发付款链接:老板、经理、前台、预订专员
- 入境申报 TM30:老板、经理、前台
客人
- 看客人证件与联系方式:老板、经理、前台、预订专员
- 编辑客人档案:老板、经理、前台、预订专员
收款与锁账
- 记收款 / 确认客人转账:老板、经理、前台、会计
- 补记以前日期的收款(留痕):老板、经理、前台、会计
- 开收据 / 税票:老板、经理、前台、会计
- 按月锁账:老板、会计
- 解除锁账:老板
- 执行夜审:老板、经理、前台
财务
- 看财务报表:老板、经理、会计、只读观察者
- 记支出:老板、经理、会计
- 资金调拨(现金↔银行):老板、经理、会计
- 初始账务锚点:老板(可单独授权给他人)
- 业主结算单:老板、经理、会计、业主(只限自己的房源)
- 导出财务数据(留记录):老板、经理、会计
任务与房务
- 看全部任务 / 派活:老板、经理、清洁主管、维修工(只限维修任务)
- 完成任务(拍照):老板、经理、清洁主管、清洁(只限派给自己的和没人领的任务)、维修工(只限维修任务)
- 验收房间(已检查):老板、经理、清洁主管
- 报修:老板、经理、前台、预订专员、清洁主管、清洁、维修工
- 维修封房 / 解封:老板、经理、维修工
设置
- 社区 / 房源增删改:老板、经理
- 价格 / 房型 / 价格规则:老板、经理
- 官网直订页、接渠道:老板、经理
- 自动提醒与消息模板设置:老板、经理
- 夜审设置:老板
- 机构设置(币种、税号、开票信息、时区):老板
管理
- 员工邀请 / 改岗位:老板、经理(只管经理以下岗位)
- 员工单独加减权限:老板
- 操作日志:老板、经理
- 导出客人表(留记录):老板、经理
- 隐私删除(客人匿名化、留存概况):老板
仅老板
- 收款方式(银行 / PromptPay / Omise):老板
- 提升别人为老板:老板
- 全量数据打包、留存设置:老板
- 订阅购买与恢复:老板
为某个人单独加减权限
岗位定好之后,老板还能为某个人单独打开或关掉某项权限。比如会计默认不能设初始账务锚点,你可以只给你的会计打开。
- 打开 员工管理,点这个人旁边的 ⋮ → 权限微调。
- 全部权限按分组列出,每项一个开关。和岗位默认不一样的会标出来。
- 打开就是加,关掉就是减。改回和岗位默认一样,就等于恢复默认。
只属于老板的 4 项
下面 4 项永远只属于老板,不能授权给别人。在 权限微调 里,它们是灰的。
- 收款方式(银行 / PromptPay / Omise)
- 提升别人为老板
- 全量数据打包、留存设置
- 订阅购买与恢复
想让别人也能做这些事,只能把他也设为老板。这一步只有老板能做。
员工怎么查自己的权限
每个员工都能在 更多 里打开 我的岗位与权限(平板和网页工作台右上角的账号菜单里也有),看到:
- 自己的岗位和它的介绍;
- 按分组列出的全部权限,哪些有、哪些没有;
- 老板单独为你加了什么、减了什么。
这一页只能看,不能改。找不到某个按钮或功能时,先来这里查,再请老板调整。
改岗位、改权限立即生效
- 改了岗位或单独权限,马上生效,不用等对方重新安装或更新 App。
- 对方的手机和网页会退出登录,重新登录后就按新权限使用。
- 岗位改了以后,对方下次打开 App 会再看到一次欢迎说明,内容按新岗位写。
修改、重置或停用
点人员旁边的 ⋮:
- 编辑:改姓名或岗位。
- 邀请还没接受时是 重发邀请,否则是 重置密码。重置密码后,对方在所有设备上都要重新登录。
- 停用:对方不能再登录,以前的操作记录仍保留在操作日志里。
默认清洁员
打开社区(社区管理 → 铅笔图标),选择 默认清洁员,清洁任务就会自动分给这个人。再打开 入住前一天生成准备任务,每位客人到店前一天还会给他生成一条准备任务。