Сотрудники, роли и права
Десять ролей, у каждой свой участок работы. При приглашении выберите роль, при необходимости настройте права отдельному человеку — а сотрудники всегда могут посмотреть, что им доступно.
Каждый входит под своим аккаунтом, поэтому всегда видно, кто что сделал. Количество аккаунтов сотрудников не ограничено ни в одном тарифе.
У каждого человека одна роль, и она определяет, что ему доступно по умолчанию. Владелец может ещё добавить или убрать отдельные права конкретному человеку. Кнопки, которые недоступны, либо скрыты, либо серые — при нажатии видно, к кому обратиться.
На странице Сотрудники нажмите «Обзор ролей» — там видно, что может каждая роль. Описания там те же, что ниже.
Пригласите сотрудника
Приглашать сотрудников и менять роли могут Владелец и Менеджер. Менеджер управляет только ролями ниже менеджера.
- Откройте Ещё → Сотрудники (на планшете — в боковом меню) и нажмите Пригласить сотрудника.
- Укажите email, заполните поле Полное имя и выберите роль. По умолчанию выбрана роль «Ресепшн». Под выбранной ролью сразу видно, что она может.
- Нажмите Пригласить сотрудника. BaanHost отправит приглашение по email, оно действует 7 дней. Если письмо отправить не удаётся, приложение покажет код приглашения: нажмите Копировать и отправьте его через WhatsApp или LINE.
Вместо приглашения можно включить переключатель Задать пароль вручную и сразу создать аккаунт с паролем.
Как сотрудник присоединяется
- Сотрудник устанавливает BaanHost и на экране входа нажимает Сотрудник? Получили приглашение — присоединяйтесь здесь.
- Вводит email, Код приглашения (из письма или полученный от вас) и придумывает собственный пароль.
- Нажимает Присоединиться — и вход выполнен.
При первом входе сотрудник видит короткое приветствие: какая у него роль, что он может делать и с чем идти к владельцу или менеджеру.
Один вход — несколько организаций: переключение
На один email (или один вход через Google / Apple) могут быть аккаунты в нескольких организациях — например, если у вас два отеля или вы работаете у кого-то и открыли свой объект.
- Если при входе пароль или аккаунт Google / Apple подходит к нескольким организациям, сначала появится Выберите организацию.
- После входа нажмите на аватар справа вверху → Сменить организацию, чтобы перейти в другую организацию без повторного ввода пароля. Работает в приложении и в веб-версии.
- В списке только аккаунты с тем же подтверждённым email. Отключённые аккаунты и приостановленные организации не показываются.
- После переключения действуют ваша роль и права в выбранной организации.
Сотрудник открывает свой объект
Если вы уже работаете в другом месте (уборка, ресепшен…), вы всё равно можете открыть свой объект:
- Зарегистрируйтесь на сайте BaanHost или в приложении с тем же email, аккаунтом Google или Apple. При входе через Google / Apple приложение спросит, войти как сотрудник или «Зарегистрировать свой объект».
- В новой организации вы — Владелец, с 14-дневным бесплатным периодом. Аккаунт сотрудника не меняется.
- Дальше при входе выбирайте, куда войти, или переключайтесь через Сменить организацию в меню аватара.
Если этот email уже принадлежит владельцу какой-либо организации, регистрация предложит просто войти: бесплатный период даётся один раз на человека.
Владелец
Владелец бизнеса. Имеет все права и единолично управляет способами оплаты, подпиской и полным экспортом данных.
Кому подходит: владельцу бизнеса. Владельцев в организации может быть несколько.
Может:
- Управлять способами оплаты и подпиской
- Приглашать сотрудников, назначать роли и точно настраивать права
- Видеть все финансы, закрывать и открывать месяцы
- Настраивать организацию, цены, каналы и ночной аудит
Не может / к кому обратиться:
- Без ограничений; только владелец может назначить другого владельца
Менеджер
Ведёт ежедневную работу вместо владельца: почти все бронирования, платежи, уборка и настройки.
Кому подходит: управляющему или партнёру, который принимает решения, когда владельца нет на месте.
Может:
- Вести все бронирования, включая отмены, возвраты и скидки
- Записывать платежи и расходы, перемещать средства, смотреть финансовые отчёты
- Управлять объектами, ценами, каналами и шаблонами сообщений
- Приглашать сотрудников ниже менеджера и управлять ими
- Назначать задачи и проверять номера
Не может / к кому обратиться:
- Способы оплаты и подписка: обратитесь к владельцу
- Закрытие месяцев, валюта и налоговый номер: обратитесь к владельцу
- Не может управлять владельцами и другими менеджерами
Ресепшн
Встречает гостей на ресепшн: бронирования, заселение и выезд, оплата и чеки.
Кому подходит: администраторам на ресепшене и дежурным. Новые сотрудники получают эту роль, если не выбрать другую.
Может:
- Создавать, менять и переносить брони, отменять неоплаченные
- Оформлять заезд и выезд, принимать оплату, подтверждать переводы гостей
- Выдавать чеки и счета-фактуры, проводить ночной аудит
- Видеть документы и контакты гостей, подавать миграционные уведомления
- Писать гостям, отправлять ссылки на оплату, оставлять заявки на ремонт
Не может / к кому обратиться:
- Отмена оплаченных броней, аннулирование платежей, возвраты, скидки: обратитесь к менеджеру
- Финансовые отчёты и расходы: обратитесь к менеджеру или бухгалтеру
- Цены, объекты и настройки организации: обратитесь к менеджеру
Отдел бронирования
Принимает брони: обрабатывает заявки с каналов и прямые заявки, создаёт и меняет бронирования, общается с гостями.
Кому подходит: тому, кто отвечает гостям и ведёт брони с каналов, но не встречает гостей и не принимает деньги на месте.
Может:
- Видеть статус номеров и брони; создавать, менять и переносить бронирования
- Обрабатывать запросы и вопросы с Airbnb и заявки на прямое бронирование
- Отменять неоплаченные брони
- Редактировать профили гостей, отправлять сообщения и ссылки на оплату
Не может / к кому обратиться:
- Заселение, выезд и оплата: обратитесь на ресепшн
- Возвраты, скидки и отмена оплаченных броней: обратитесь к менеджеру
Бухгалтер
Ведёт учёт: записывает платежи и расходы, выставляет счета, смотрит отчёты и закрывает месяцы.
Кому подходит: штатному бухгалтеру или приходящему специалисту по учёту.
Может:
- Видеть все суммы и финансовые отчёты, выгружать финансовые данные
- Записывать платежи, подтверждать переводы гостей, выдавать чеки и счета-фактуры
- Записывать расходы и перемещать средства
- Смотреть отчёты для собственников
- Закрывать прошедшие месяцы
Не может / к кому обратиться:
- Бронирования и заселение: обратитесь на ресепшн
- Не видит документы и контакты гостей
- Открытие месяцев и начальные остатки: обратитесь к владельцу
Старшая горничная
Руководит командой уборки: распределяет работу, проверяет номера и убирает сама.
Кому подходит: старшей горничной или супервайзеру этажа.
Может:
- Видеть статус номеров, заезды и выезды (без сумм и документов)
- Видеть все задачи и назначать их
- Выполнять задачи с фотоотчётом
- Проверять номера и отмечать их проверенными
- Оставлять заявки на ремонт
Не может / к кому обратиться:
- Не видит суммы, документы и контакты гостей
- Бронирования и оплата: обратитесь на ресепшн
Горничная
Убирает номера: видит свои задачи и закрывает их с фотоотчётом.
Кому подходит: горничным и уборщикам.
Может:
- Видеть статус номеров
- Видеть свои задачи и ещё не назначенные
- Выполнять задачи с фотоотчётом
- Сразу оставлять заявку на ремонт, если заметили проблему
Не может / к кому обратиться:
- Проверка номеров: обратитесь к старшей горничной или менеджеру
- Не видит бронирования, гостей и суммы
Техник
Отвечает за ремонт: принимает заявки, закрывает их с фотоотчётом и при необходимости блокирует номера.
Кому подходит: мастеру по ремонту или техническому специалисту.
Может:
- Видеть статус номеров
- Видеть все ремонтные задачи и назначать их
- Закрывать ремонтные задачи с фотоотчётом
- Блокировать номера на время ремонта и разблокировать после
- Оставлять заявки на ремонт
Не может / к кому обратиться:
- Не видит бронирования, гостей и суммы
- Задачи по уборке — у горничных
Собственник объекта
Собственник части объектов: видит статус, брони и доход только по своим объектам.
Кому подходит: собственникам, чьи номера вы ведёте. При приглашении отметьте их номера в поле Привязанные объекты (хотя бы один).
Может:
- Видеть статус и брони по своим объектам
- Видеть суммы по своим объектам
- Смотреть свои отчёты собственника
Не может / к кому обратиться:
- Не видит документы и контакты гостей
- Не видит другие объекты
- Любые изменения: обратитесь к менеджеру или владельцу
Наблюдатель
Только просмотр — для партнёров, консультантов и аудиторов.
Кому подходит: партнёрам, инвесторам, консультантам или аудиторам, которым нужно только смотреть цифры.
Может:
- Видеть статус номеров и брони
- Видеть суммы
- Смотреть финансовые отчёты
Не может / к кому обратиться:
- Не может ничего менять: обратитесь к менеджеру или владельцу
- Не видит документы и контакты гостей
Права по умолчанию: краткий обзор
Ниже права сгруппированы по разделам; для каждого указано, каким ролям оно дано по умолчанию. В скобках — ограничение для этой роли. Если владелец настраивал права конкретному человеку, точный список — на его странице «Моя роль и права».
Бронирования
- Просмотр статуса номеров и календаря: все роли (Собственник объекта: только свои номера)
- Просмотр бронирований: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования, Бухгалтер, Старшая горничная (только даты и номера, без документов и сумм), Собственник объекта (только свои номера), Наблюдатель
- Создание и изменение бронирований: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
- Заселение и выезд: Владелец, Менеджер, Ресепшн
- Отмена неоплаченных броней, отметка «незаезд»: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
- Отмена оплаченных броней, аннулирование платежей, возвраты, скидки: Владелец, Менеджер
- Запросы Airbnb и заявки на прямое бронирование: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
- Просмотр сумм (цены, задолженность, платежи, чеки): Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования, Бухгалтер, Собственник объекта (только свои номера), Наблюдатель
- Сообщения гостям, ссылки на оплату: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
- Миграционный учёт (TM30): Владелец, Менеджер, Ресепшн
Гости
- Просмотр документов и контактов гостей: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
- Редактирование профилей гостей: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования
Платежи и закрытие периодов
- Приём платежей, подтверждение переводов гостей: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Бухгалтер
- Платежи задним числом (с записью в журнал): Владелец, Менеджер, Ресепшн, Бухгалтер
- Выдача чеков и счетов-фактур: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Бухгалтер
- Закрытие месяца: Владелец, Бухгалтер
- Открытие закрытого месяца: Владелец
- Проведение ночного аудита: Владелец, Менеджер, Ресепшн
Финансы
- Просмотр финансовых отчётов: Владелец, Менеджер, Бухгалтер, Наблюдатель
- Учёт расходов: Владелец, Менеджер, Бухгалтер
- Перемещение средств (касса ↔ банк): Владелец, Менеджер, Бухгалтер
- Начальные остатки: Владелец (можно выдать другим)
- Отчёты для собственников: Владелец, Менеджер, Бухгалтер, Собственник объекта (только свои номера)
- Экспорт финансовых данных (с записью в журнал): Владелец, Менеджер, Бухгалтер
Задачи и уборка
- Все задачи, назначение работ: Владелец, Менеджер, Старшая горничная, Техник (только задачи по ремонту)
- Выполнение задач (с фото): Владелец, Менеджер, Старшая горничная, Горничная (только свои задачи и задачи без исполнителя), Техник (только задачи по ремонту)
- Проверка номеров: Владелец, Менеджер, Старшая горничная
- Заявка на ремонт: Владелец, Менеджер, Ресепшн, Отдел бронирования, Старшая горничная, Горничная, Техник
- Блокировка номеров на ремонт: Владелец, Менеджер, Техник
Настройка
- Управление объектами и номерами: Владелец, Менеджер
- Управление ценами и категориями номеров: Владелец, Менеджер
- Страница прямого бронирования и каналы: Владелец, Менеджер
- Автоматизации и шаблоны сообщений: Владелец, Менеджер
- Настройки ночного аудита: Владелец
- Настройки организации (валюта, налоговый номер, реквизиты для счетов, часовой пояс): Владелец
Администрирование
- Приглашение сотрудников, смена ролей: Владелец, Менеджер (только роли ниже менеджера)
- Индивидуальная настройка прав: Владелец
- Журнал действий: Владелец, Менеджер
- Экспорт списка гостей (с записью в журнал): Владелец, Менеджер
- Удаление персональных данных (анонимизация гостей): Владелец
Только владелец
- Способы оплаты (банк / PromptPay / Omise): Владелец
- Назначение владельца: Владелец
- Полный экспорт данных и срок хранения: Владелец
- Покупка и восстановление подписки: Владелец
Как добавить или убрать права одному человеку
Когда роль назначена, владелец может включить или выключить отдельные права только для этого человека. Например, бухгалтер по умолчанию не задаёт начальные остатки, но своему бухгалтеру вы можете это разрешить.
- Откройте Сотрудники и нажмите ⋮ рядом с сотрудником → «Настройка прав».
- Все права перечислены по группам, у каждого свой переключатель. Всё, что отличается от настроек роли, отмечено.
- Включили — право добавлено, выключили — убрано. Если вернуть значение как у роли, настройка просто сбрасывается.
Четыре права только для владельца
Эти 4 права всегда остаются у владельцев, передать их другому нельзя. В разделе «Настройка прав» они серые.
- Способы оплаты (банк / PromptPay / Omise)
- Назначение владельца
- Полный экспорт данных и срок хранения
- Покупка и восстановление подписки
Если это должен делать кто-то ещё, единственный способ — тоже сделать его владельцем. Это может только владелец.
Как сотруднику посмотреть свои права
Каждый может открыть страницу «Моя роль и права» в разделе Ещё. На планшете и в веб-кабинете она есть ещё и в меню аккаунта справа вверху. Там видно:
- свою роль и её описание;
- все права по группам: что есть, а чего нет;
- что владелец добавил или убрал лично вам.
Страница только для просмотра. Если не находите какую-то кнопку или функцию, сначала загляните сюда, а потом попросите владельца поменять права.
Изменения действуют сразу
- Новая роль или изменённые права начинают действовать сразу. Переустанавливать или обновлять приложение не нужно.
- На телефоне и в вебе сотрудник автоматически выйдет из аккаунта. После повторного входа действуют новые права.
- После смены роли при следующем открытии приложения сотрудник снова увидит приветствие — уже для новой роли.
Изменение, сброс и отключение
Нажмите ⋮ рядом с сотрудником:
- Изменить: изменить имя или роль.
- Отправить приглашение повторно, пока приглашение ещё не принято, иначе — Сбросить пароль. После сброса пароля сотруднику придётся заново войти на всех устройствах.
- Отключить: сотрудник больше не сможет войти. Его прошлые действия остаются в журнале.
Уборщик по умолчанию
Откройте комплекс (Комплексы → значок карандаша) и в поле Уборщик по умолчанию выберите сотрудника. Задачи по уборке будут назначаться ему. Если включить Создавать задачу подготовки за день до заезда, он также будет получать задачу накануне каждого заезда.