Платежи задним числом и закрытие месяца

Платёж можно внести за любую прошедшую дату — с причиной и следом в журнале. Когда всё сверено, закройте месяц: менять его не сможет никто, а открыть снова может только владелец.

Платёж за прошедшую дату

Когда вы записываете платёж, подтверждаете перевод гостя или принимаете оплату при заселении, дату оплаты можно выбрать любую из прошлых — если этот месяц ещё не закрыт.

Оплата сегодня или вчера: записывайте как обычно, причина не нужна.
Раньше (позавчера и ещё раньше): это платёж задним числом, нужна причина. Например: «Гость заплатил наличными на прошлой неделе, забыли внести».
По умолчанию вносить платежи задним числом могут Владелец, Менеджер, Ресепшн и Бухгалтер.
Каждый такой платёж оставляет след: кто внёс, на какую дату, сумма и причина — всё попадает в Журнал.
Утром владелец получает сводку: если накануне были платежи задним числом, приходит пуш-уведомление с их количеством. В колокольчике видно количество за сегодня; нажмите, чтобы посмотреть подробности.

«Сегодня» считается по часовому поясу вашей организации.

Как закрыть месяц

Когда месяц сверен с банком и налоги сданы, закройте его. После этого никто не сможет ничего в нём изменить, и цифры в отчётах больше не поменяются. Работает и без ночного аудита.

Откройте Финансы и нажмите ⋮ справа от месяца → «Закрытие месяцев». В веб-кабинете это кнопка «Закрытие месяцев» вверху страницы финансов.
Нажмите «Закрыть месяц», выберите месяц и подтвердите. Закрыть можно только закончившийся месяц — текущий и будущие нельзя.
Закрытые месяцы показаны списком: кто и когда закрыл.

По умолчанию закрывать месяцы могут Владелец и Бухгалтер. Закрытие и открытие записываются в журнал действий, и все владельцы получают уведомление.

Что нельзя сделать в закрытом месяце

Если операция попадает в закрытый месяц, она будет отклонена с сообщением, что месяц закрыт:

запись платежа, возврат, аннулирование платежа, подтверждение перевода гостя (по дате оплаты);
добавление и удаление расходов (по дате расхода);
перевод денег между кассой и банком, начальные остатки (по их дате);
добавление и аннулирование начислений в счёте (по дате начисления);
изменение цены, перенос дат, отмена, отметка незаезда или восстановление брони — если хотя бы одна ночь попадает в закрытый месяц;
расчёт при выезде (по дате выезда).

Смотреть и выгружать отчёты по-прежнему можно.

Как открыть месяц снова

По умолчанию открыть закрытый месяц может только роль «Владелец».

Откройте Финансы → «Закрытие месяцев».
Нажмите «Открыть» у закрытого месяца и подтвердите.
Когда всё исправите, закройте месяц ещё раз.

Открытие тоже записывается в журнал действий, и все владельцы получают уведомление.

Закрытие месяца и блокировка дней ночным аудитом

Если вы пользуетесь ночным аудитом, он каждую ночь закрывает предыдущий рабочий день. Эти блокировки устроены по-разному:

Блокировка ночного аудита: по одному дню, ставится автоматически. Владелец и Менеджер снимают её кнопкой «Разблокировать день» на странице ночного аудита.
Закрытие месяца: весь месяц сразу, закрывают вручную. Открыть месяц по умолчанию может только Владелец.

Действуют обе блокировки, и побеждает более строгая:

Если день закрыт ночным аудитом, сначала разблокируйте этот день на странице ночного аудита — даже если месяц не закрыт.
Если закрыт месяц, разблокировать один день на странице ночного аудита недостаточно. Сначала попросите владельца открыть месяц.