Equipo, roles y permisos

Diez roles, cada uno con su trabajo. Elige un rol al invitar a alguien, ajusta los permisos de una persona si hace falta y deja que cada uno consulte lo que puede hacer.

Cada persona inicia sesión con su propia cuenta, así que siempre sabes quién ha hecho qué. Las cuentas del equipo son ilimitadas en todos los planes.

Cada persona tiene un rol, y el rol decide lo que puede hacer por defecto. El dueño puede además añadir o quitar permisos sueltos a una persona. Los botones que alguien no puede usar no aparecen o salen en gris, y al tocarlos se indica a quién preguntar.

En la página Equipo, toca Resumen de roles para ver qué puede hacer cada rol. Ahí verás las mismas descripciones que aquí abajo.

Invita a alguien del equipo

Los roles Dueño y Gerente pueden invitar al equipo y cambiar roles. Los gerentes solo gestionan los roles por debajo de gerente.

1. Abre Más → Equipo (en la tableta: menú lateral) y toca Invitar a alguien.
2. Introduce el correo y el Nombre completo, y elige un rol. Si no cambias nada, queda el rol Recepción. Debajo del rol elegido ves lo que puede hacer.
3. Toca Invitar a alguien. BaanHost envía por correo una invitación válida durante 7 días. Si no se puede enviar el correo, la app muestra un código de invitación: toca Copiar y envíalo por WhatsApp o LINE.

En lugar de enviar una invitación, puedes activar Poner la contraseña manualmente y crear la cuenta con una contraseña al momento.

Cómo se une la persona invitada

1. La persona instala BaanHost y, en la pantalla de inicio de sesión, toca ¿Tienes una invitación? Únete aquí.
2. Introduce su correo, el Código de invitación (el del correo o el que le hayas pasado tú) y una contraseña propia.
3. Toca Unirme y ya tiene la sesión iniciada.

La primera vez que entra ve una breve bienvenida: cuál es su rol, qué puede hacer y qué tiene que pedir al dueño o a un gerente.

Una cuenta, varias organizaciones: cambiar de organización

El mismo correo (o el mismo inicio de sesión con Google o Apple) puede tener una cuenta en varias organizaciones; por ejemplo, si llevas dos hoteles, o trabajas en un sitio y abriste tu propio alojamiento.

• Al iniciar sesión, si tu contraseña o tu cuenta de Google / Apple coincide con varias organizaciones, primero verás Elegir organización.
• Ya dentro, toca tu avatar arriba a la derecha → Cambiar de organización para pasar a otra sin volver a escribir la contraseña. Funciona en la app y en el panel web.
• Solo aparecen las cuentas con el mismo correo verificado. Las cuentas desactivadas y las organizaciones suspendidas no aparecen.
• Tras el cambio, trabajas con tu rol y tus permisos en esa organización.

Empleados que abren su propio alojamiento

Aunque ya trabajes en otro sitio (limpieza, recepción…), puedes abrir tu propio alojamiento:

1. Regístrate en la web de BaanHost o en la app con el mismo correo, cuenta de Google o Apple. Con Google / Apple, la app te pregunta si quieres entrar en tu cuenta de empleado o «Registrar mi alojamiento».
2. En la nueva organización eres Dueño, con 14 días de prueba gratis. Tu cuenta de empleado no cambia.
3. A partir de ahí, elige cuál abrir al iniciar sesión o cambia con Cambiar de organización en el menú del avatar.

Si el correo ya es del dueño de alguna organización, el registro te pedirá que inicies sesión: cada persona tiene una sola prueba gratis.

Dueño

El dueño del negocio. Tiene todos los permisos y es el único que gestiona los métodos de cobro, la suscripción y la exportación completa de datos.

Para quién: la persona dueña del negocio. Un negocio puede tener más de un dueño.

Puede:

• Gestionar métodos de cobro y suscripción
• Invitar personal, asignar roles y ajustar permisos individuales
• Ver todas las finanzas, cerrar y reabrir meses
• Configurar el negocio, tarifas, canales y cierre del día

No puede / a quién pedirlo:

• Sin límites; solo un dueño puede hacer dueño a otra persona

Gerente

Lleva la operación diaria en nombre del dueño y puede gestionar casi todas las reservas, cobros, limpieza y configuración.

Para quién: el gerente o un socio que lleva el día a día y decide cuando el dueño no está.

Puede:

• Gestionar todas las reservas, incluidas cancelaciones, reembolsos y descuentos
• Registrar cobros y gastos, traspasar fondos, ver informes financieros
• Gestionar alojamientos, tarifas, canales y plantillas de mensajes
• Invitar y gestionar al personal por debajo de gerente
• Asignar tareas y revisar habitaciones

No puede / a quién pedirlo:

• Métodos de cobro y suscripción: pídeselo al dueño
• Cierre de meses, moneda e identificación fiscal: pídeselo al dueño
• No puede gestionar a dueños ni a otros gerentes

Recepción

Atiende a los huéspedes en recepción: reservas, check-in y check-out, cobros y recibos.

Para quién: recepcionistas y quien esté de turno en el mostrador. Es el rol que reciben las personas nuevas si no eliges otro.

Puede:

• Crear, editar y cambiar fechas de reservas; cancelar las no pagadas
• Hacer check-in y check-out, registrar cobros, confirmar transferencias
• Emitir recibos y facturas, hacer el cierre del día
• Ver documentos y contactos de huéspedes, hacer el registro de inmigración
• Escribir a huéspedes, enviar enlaces de pago, reportar averías

No puede / a quién pedirlo:

• Cancelar reservas pagadas, anular cobros, reembolsos, descuentos: pídeselo a un gerente
• Informes financieros y gastos: pídeselo a un gerente o al contable
• Tarifas, alojamientos y ajustes del negocio: pídeselo a un gerente

Reservas

Gestiona las reservas: atiende solicitudes de canales y directas, crea y edita reservas y habla con los huéspedes.

Para quién: alguien que contesta a los huéspedes y lleva las reservas de los canales, pero no recibe a nadie ni cobra en el alojamiento.

Puede:

• Ver estado de habitaciones y reservas; crear, editar y cambiar fechas de reservas
• Gestionar solicitudes y consultas de Airbnb y solicitudes de reserva directa
• Cancelar reservas sin pagar
• Editar fichas de huéspedes, enviar mensajes y enlaces de pago

No puede / a quién pedirlo:

• Check-in, check-out y cobros: pídeselo a recepción
• Reembolsos, descuentos y cancelar reservas pagadas: pídeselo a un gerente

Contable

Lleva la contabilidad: registra cobros y gastos, emite facturas, revisa informes y cierra meses.

Para quién: tu contable interno o una gestoría externa.

Puede:

• Ver todos los importes e informes financieros, exportar datos financieros
• Registrar cobros, confirmar transferencias, emitir recibos y facturas
• Registrar gastos y traspasar fondos
• Ver liquidaciones a propietarios
• Cerrar meses pasados

No puede / a quién pedirlo:

• Reservas y check-in: pídeselo a recepción
• No ve documentos ni datos de contacto de huéspedes
• Reabrir meses y saldos iniciales: pídeselo al dueño

Gobernanta

Dirige el equipo de limpieza: reparte el trabajo, revisa habitaciones y también limpia.

Para quién: la gobernanta o quien supervisa la limpieza.

Puede:

• Ver estado de habitaciones, llegadas y salidas (sin importes ni documentos)
• Ver todas las tareas y asignarlas
• Completar tareas con fotos
• Revisar habitaciones y marcarlas como revisadas
• Reportar averías

No puede / a quién pedirlo:

• No ve importes, documentos ni contactos de huéspedes
• Reservas y cobros: pídeselo a recepción

Limpieza

Limpia las habitaciones: ve sus propias tareas y las completa con fotos.

Para quién: el personal de limpieza y las camareras de piso.

Puede:

• Ver estado de habitaciones
• Ver tus tareas y las que aún no tienen responsable
• Completar tareas con fotos
• Reportar una avería en cuanto veas un problema

No puede / a quién pedirlo:

• Revisión de habitaciones: pídeselo a la gobernanta o a un gerente
• No ve reservas, huéspedes ni importes

Mantenimiento

Se encarga de las reparaciones: recibe los avisos, los cierra con fotos y bloquea habitaciones si hace falta.

Para quién: tu técnico de mantenimiento o la persona que hace los arreglos.

Puede:

• Ver estado de habitaciones
• Ver todas las reparaciones y asignarlas
• Completar reparaciones con fotos
• Bloquear habitaciones durante la reparación y desbloquearlas después
• Reportar averías

No puede / a quién pedirlo:

• No ve reservas, huéspedes ni importes
• Las tareas de limpieza son del equipo de limpieza

Propietario del inmueble

Propietario de algunas unidades: ve el estado, las reservas y los ingresos solo de las suyas.

Para quién: los propietarios de las unidades que gestionas por ellos. Al invitarlos, marca sus unidades en Unidades asignadas (al menos una).

Puede:

• Ver estado y reservas de tus unidades
• Ver importes de tus unidades
• Ver tus liquidaciones de propietario

No puede / a quién pedirlo:

• No ve documentos ni datos de contacto de huéspedes
• No ve otras unidades
• Para cualquier cambio: pídeselo a un gerente o al dueño

Observador

Acceso de solo lectura para socios, asesores o auditores.

Para quién: socios, inversores, asesores o auditores que solo necesitan ver los números.

Puede:

• Ver estado de habitaciones y reservas
• Ver importes
• Ver informes financieros

No puede / a quién pedirlo:

• No puede cambiar nada: pídeselo a un gerente o al dueño
• No ve documentos ni datos de contacto de huéspedes

Permisos por defecto de un vistazo

Esta lista, agrupada por áreas, muestra qué roles tienen cada permiso por defecto. Entre paréntesis va el límite de ese rol. Si el dueño ha ajustado los permisos de alguien, lo que vale es su propia página Mi rol y permisos.

Reservas

• Ver estado de habitaciones y calendario: Todos los roles (Propietario del inmueble: solo sus unidades)
• Ver reservas: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas, Contable, Gobernanta (solo fechas y números de habitación, sin documentos ni importes), Propietario del inmueble (solo sus unidades), Observador
• Crear y editar reservas: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas
• Check-in y check-out: Dueño, Gerente, Recepción
• Cancelar reservas sin pagar, marcar no-show: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas
• Cancelar reservas pagadas, anular cobros, reembolsos, descuentos: Dueño, Gerente
• Gestionar solicitudes de Airbnb y de reserva directa: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas
• Ver importes (tarifas, saldos, cobros, recibos): Dueño, Gerente, Recepción, Reservas, Contable, Propietario del inmueble (solo sus unidades), Observador
• Escribir a huéspedes, enviar enlaces de pago: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas
• Registro de inmigración (TM30): Dueño, Gerente, Recepción

Huéspedes

• Ver documentos y datos de contacto de huéspedes: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas
• Editar fichas de huéspedes: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas

Cobros y cierre

• Registrar cobros, confirmar transferencias: Dueño, Gerente, Recepción, Contable
• Registrar cobros con fecha pasada (queda registro): Dueño, Gerente, Recepción, Contable
• Emitir recibos y facturas: Dueño, Gerente, Recepción, Contable
• Cerrar un mes: Dueño, Contable
• Reabrir un mes: Dueño
• Ejecutar el cierre del día: Dueño, Gerente, Recepción

Finanzas

• Ver informes financieros: Dueño, Gerente, Contable, Observador
• Registrar gastos: Dueño, Gerente, Contable
• Traspasos (caja ↔ banco): Dueño, Gerente, Contable
• Saldos iniciales: Dueño (se puede conceder a otras personas)
• Liquidaciones a propietarios: Dueño, Gerente, Contable, Propietario del inmueble (solo sus unidades)
• Exportar datos financieros (queda registro): Dueño, Gerente, Contable

Tareas y limpieza

• Ver todas las tareas, asignar trabajo: Dueño, Gerente, Gobernanta, Mantenimiento (solo tareas de reparación)
• Completar tareas (con fotos): Dueño, Gerente, Gobernanta, Limpieza (solo las tareas asignadas a esa persona o sin asignar), Mantenimiento (solo tareas de reparación)
• Revisar habitaciones: Dueño, Gerente, Gobernanta
• Reportar una avería: Dueño, Gerente, Recepción, Reservas, Gobernanta, Limpieza, Mantenimiento
• Bloquear / desbloquear habitaciones por mantenimiento: Dueño, Gerente, Mantenimiento

Configuración

• Gestionar alojamientos y unidades: Dueño, Gerente
• Gestionar tarifas y tipos de habitación: Dueño, Gerente
• Página de reserva directa y canales: Dueño, Gerente
• Automatizaciones y plantillas de mensajes: Dueño, Gerente
• Ajustes del cierre del día: Dueño
• Ajustes del negocio (moneda, identificación fiscal, facturación, zona horaria): Dueño

Administración

• Invitar personal, cambiar roles: Dueño, Gerente (solo roles por debajo de gerente)
• Ajustar permisos individuales: Dueño
• Registro de actividad: Dueño, Gerente
• Exportar lista de huéspedes (queda registro): Dueño, Gerente
• Borrado de datos personales (anonimizar huéspedes): Dueño

Solo el dueño

• Métodos de cobro (banco / PromptPay / Omise): Dueño
• Hacer dueño a otra persona: Dueño
• Exportación completa y conservación de datos: Dueño
• Comprar y restaurar la suscripción: Dueño

Añadir o quitar permisos a una persona

Una vez que alguien tiene su rol, el dueño puede activar o desactivar permisos sueltos solo para esa persona. Por ejemplo, el rol Contable no puede fijar los saldos iniciales por defecto, pero puedes permitírselo a tu contable.

1. Abre Equipo y toca ⋮ junto a la persona → Ajustar permisos.
2. Aparecen todos los permisos por grupos, cada uno con su interruptor. Lo que difiere del rol queda marcado.
3. Actívalo para añadir, desactívalo para quitar. Si lo dejas igual que el rol, el ajuste desaparece.

Cuatro cosas que solo puede hacer el dueño

Estos 4 permisos siempre se quedan en el dueño y no se pueden dar a nadie más. En Ajustar permisos salen en gris.

• Métodos de cobro (banco / PromptPay / Omise)
• Hacer dueño a otra persona
• Exportación completa y conservación de datos
• Comprar y restaurar la suscripción

Si otra persona necesita hacer estas cosas, la única forma es hacerla también dueña. Y eso solo lo puede hacer un dueño.

Cómo ve cada persona sus permisos

Cualquiera puede abrir Mi rol y permisos en Más. En la tableta y en el panel web también está en el menú de la cuenta, arriba a la derecha. Ahí ve:

• su rol y su descripción;
• todos los permisos por grupos, con los que tiene y los que no;
• lo que el dueño le ha añadido o quitado solo a esa persona.

La página es de solo lectura. Si echas en falta un botón o una función, mira aquí primero y luego pide al dueño que lo ajuste.

Los cambios se aplican al momento

• Un rol nuevo o un permiso cambiado funciona en el acto. No hace falta reinstalar ni actualizar la app.
• La sesión de esa persona se cierra en el móvil y en la web. Al volver a entrar, ya tiene los permisos nuevos.
• Tras un cambio de rol, la próxima vez que abra la app verá otra vez la bienvenida, escrita para el rol nuevo.

Cambiar, restablecer o desactivar

Toca ⋮ junto a una persona:

• Editar: cambia el nombre o el rol.
• Reenviar invitación mientras la invitación siga pendiente; si no, Restablecer contraseña. Tras restablecerla, la persona tiene que volver a iniciar sesión en todos sus dispositivos.
• Desactivar: la persona ya no puede iniciar sesión. Sus acciones anteriores se conservan en el registro de auditoría.

Persona de limpieza por defecto

Abre la propiedad (Propiedades → icono del lápiz) y elige la Persona de limpieza por defecto. A partir de entonces, las tareas de limpieza se asignan a esa persona. Si activas Crear tarea de preparación el día antes de la llegada, también recibe una tarea el día antes de cada llegada.