Nhân viên, vai trò và quyền
Mười vai trò, mỗi vai trò một việc. Chọn vai trò khi mời người mới, chỉnh quyền riêng cho một người khi cần, và để nhân viên tự xem mình được làm gì.
Mỗi người đăng nhập bằng tài khoản riêng, nên bạn luôn biết ai đã làm gì. Gói nào cũng không giới hạn số tài khoản nhân viên.
Mỗi người có một vai trò, và vai trò quyết định họ mặc định được làm gì. Chủ cơ sở còn có thể thêm hoặc bớt từng quyền cho riêng một người. Nút nào một người không được dùng thì sẽ bị ẩn hoặc hiện màu xám, nhấn vào sẽ cho biết cần hỏi ai.
Trên trang Nhân sự, nhấn Tổng quan vai trò để xem mỗi vai trò làm được gì. Nội dung giống phần bên dưới.
Mời thành viên
Vai trò Chủ cơ sở và Quản lý có thể mời nhân viên và đổi vai trò. Quản lý chỉ quản được các vai trò thấp hơn quản lý.
- Mở Thêm → Nhân sự (trên máy tính bảng: menu bên) và nhấn Mời nhân viên.
- Nhập email và Họ và tên, rồi chọn vai trò. Nếu không đổi, vai trò mặc định là Lễ tân. Ngay bên dưới sẽ hiện vai trò đó làm được gì.
- Nhấn Mời nhân viên. BaanHost gửi email mời, có hiệu lực trong 7 ngày. Nếu không gửi được email, ứng dụng sẽ hiện mã mời: nhấn Sao chép và gửi qua WhatsApp hoặc LINE.
Bạn cũng có thể bật Tự đặt mật khẩu thay vì gửi lời mời để tạo tài khoản kèm mật khẩu ngay lập tức.
Cách thành viên tham gia
- Cài BaanHost và, ở màn hình đăng nhập, nhấn Được mời làm nhân viên? Tham gia tại đây.
- Nhập email, Mã mời trong email hoặc do bạn gửi, và tự đặt một mật khẩu.
- Nhấn Tham gia. Người đó sẽ được đăng nhập ngay.
Lần đầu đăng nhập, nhân viên sẽ thấy một lời chào ngắn: vai trò của họ là gì, họ làm được những gì, và việc nào cần hỏi chủ cơ sở hoặc quản lý.
Một tài khoản, nhiều tổ chức: chuyển tổ chức
Cùng một email (hoặc cùng một lần đăng nhập Google / Apple) có thể có tài khoản ở nhiều tổ chức, ví dụ bạn quản lý hai khách sạn, hoặc đang làm ở nơi khác và mở cơ sở riêng.
- Khi đăng nhập, nếu mật khẩu hoặc tài khoản Google / Apple khớp với nhiều tổ chức, bạn sẽ được yêu cầu Chọn tổ chức trước.
- Sau khi đăng nhập, chạm ảnh đại diện ở góc trên bên phải → Chuyển tổ chức để chuyển sang tổ chức khác mà không cần nhập lại mật khẩu. Có cả trong ứng dụng và trang web.
- Danh sách chỉ gồm các tài khoản có cùng email đã xác minh. Tài khoản bị vô hiệu hóa và tổ chức bị tạm ngưng không hiện ra.
- Sau khi chuyển, bạn dùng theo vai trò và quyền của mình ở tổ chức đó.
Nhân viên muốn mở cơ sở riêng
Dù đang là nhân viên ở nơi khác (dọn phòng, lễ tân…), bạn vẫn có thể mở cơ sở của riêng mình:
- Đăng ký trên trang web BaanHost hoặc trong ứng dụng bằng cùng email, tài khoản Google hoặc Apple. Với Google / Apple, ứng dụng sẽ hỏi bạn muốn đăng nhập tài khoản nhân viên hay “Đăng ký cơ sở của tôi”.
- Ở tổ chức mới bạn là Chủ cơ sở, được dùng thử miễn phí 14 ngày. Tài khoản nhân viên vẫn giữ nguyên.
- Từ đó, chọn vào nơi nào khi đăng nhập, hoặc chuyển bằng Chuyển tổ chức trong menu ảnh đại diện.
Nếu email này đã là chủ của bất kỳ tổ chức nào, trang đăng ký sẽ nhắc bạn đăng nhập: mỗi người chỉ được dùng thử miễn phí một lần.
Chủ cơ sở
Chủ sở hữu cơ sở kinh doanh. Có mọi quyền và là người duy nhất quản lý phương thức thu tiền, gói đăng ký và xuất toàn bộ dữ liệu.
Phù hợp với: người chủ của cơ sở kinh doanh. Một tổ chức có thể có nhiều chủ cơ sở.
Làm được:
- Quản lý phương thức thu tiền và gói đăng ký
- Mời nhân viên, phân vai trò và tinh chỉnh quyền từng người
- Xem toàn bộ tài chính, khoá và mở khoá sổ tháng
- Thiết lập cơ sở, giá, kênh bán và kiểm toán đêm
Không làm được / hỏi ai:
- Không giới hạn; chỉ chủ cơ sở mới chỉ định được chủ cơ sở khác
Quản lý
Thay chủ cơ sở điều hành hằng ngày, xử lý gần như mọi việc về đặt phòng, thu tiền, buồng phòng và thiết lập.
Phù hợp với: quản lý chung hoặc người cùng điều hành, quyết thay chủ cơ sở khi họ vắng mặt.
Làm được:
- Xử lý mọi đặt phòng, kể cả huỷ, hoàn tiền và giảm giá
- Ghi thu chi, chuyển quỹ, xem báo cáo tài chính
- Quản lý cơ sở, giá, kênh bán và mẫu tin nhắn
- Mời và quản lý nhân viên dưới cấp quản lý
- Giao việc và kiểm tra phòng
Không làm được / hỏi ai:
- Phương thức thu tiền và gói đăng ký: hỏi chủ cơ sở
- Khoá sổ tháng, tiền tệ và mã số thuế: hỏi chủ cơ sở
- Không thể quản lý chủ cơ sở hay quản lý khác
Lễ tân
Đón tiếp khách tại quầy lễ tân: đặt phòng, nhận và trả phòng, thu tiền và biên lai.
Phù hợp với: nhân viên lễ tân và người trực quầy. Nhân viên mới được mời sẽ có vai trò này nếu bạn không chọn vai trò khác.
Làm được:
- Tạo, sửa, đổi ngày đặt phòng; huỷ đặt phòng chưa thanh toán
- Làm thủ tục nhận/trả phòng, ghi thu tiền, xác nhận chuyển khoản của khách
- Xuất biên lai và hoá đơn VAT, chạy kiểm toán đêm
- Xem giấy tờ và liên hệ của khách, khai báo tạm trú
- Nhắn tin cho khách, gửi link thanh toán, báo sửa chữa
Không làm được / hỏi ai:
- Huỷ đặt phòng đã thanh toán, huỷ khoản thu, hoàn tiền, giảm giá: hỏi quản lý
- Báo cáo tài chính và chi phí: hỏi quản lý hoặc kế toán
- Giá, cơ sở và cài đặt kinh doanh: hỏi quản lý
Nhân viên đặt phòng
Nhận đặt phòng: xử lý yêu cầu từ kênh bán và đặt trực tiếp, tạo và sửa đặt phòng, trao đổi với khách.
Phù hợp với: người chuyên trả lời khách và theo dõi đặt phòng từ các kênh, không đón khách hay thu tiền tại chỗ.
Làm được:
- Xem tình trạng phòng và đặt phòng; tạo, sửa, đổi ngày đặt phòng
- Xử lý yêu cầu, câu hỏi từ Airbnb và yêu cầu đặt trực tiếp
- Huỷ đặt phòng chưa thanh toán
- Sửa hồ sơ khách, gửi tin nhắn và link thanh toán
Không làm được / hỏi ai:
- Nhận phòng, trả phòng và thu tiền: hỏi lễ tân
- Hoàn tiền, giảm giá và huỷ đặt phòng đã thanh toán: hỏi quản lý
Kế toán
Giữ sổ sách: ghi thu chi, xuất hoá đơn, xem báo cáo và khoá sổ tháng.
Phù hợp với: kế toán nội bộ hoặc dịch vụ kế toán thuê ngoài.
Làm được:
- Xem mọi số tiền và báo cáo tài chính, xuất dữ liệu tài chính
- Ghi thu tiền, xác nhận chuyển khoản, xuất biên lai và hoá đơn VAT
- Ghi chi phí và chuyển quỹ
- Xem báo cáo cho chủ nhà
- Khoá sổ các tháng trước
Không làm được / hỏi ai:
- Đặt phòng và nhận phòng: hỏi lễ tân
- Không xem được giấy tờ và liên hệ của khách
- Mở khoá sổ tháng và số dư đầu kỳ: hỏi chủ cơ sở
Trưởng buồng phòng
Dẫn dắt đội buồng phòng: giao việc, kiểm tra phòng và cũng trực tiếp dọn phòng.
Phù hợp với: trưởng bộ phận buồng phòng hoặc giám sát tầng.
Làm được:
- Xem tình trạng phòng, khách đến và đi (không có số tiền hay giấy tờ)
- Xem mọi công việc và giao việc
- Hoàn thành công việc kèm ảnh
- Kiểm tra phòng và đánh dấu đã kiểm tra
- Báo sửa chữa
Không làm được / hỏi ai:
- Không xem được số tiền, giấy tờ và liên hệ của khách
- Đặt phòng và thu tiền: hỏi lễ tân
Buồng phòng
Dọn phòng: xem công việc của mình và hoàn thành kèm ảnh.
Phù hợp với: nhân viên dọn phòng.
Làm được:
- Xem tình trạng phòng
- Xem việc được giao cho bạn và việc chưa ai nhận
- Hoàn thành công việc kèm ảnh
- Báo sửa chữa ngay khi thấy sự cố
Không làm được / hỏi ai:
- Kiểm tra phòng: hỏi trưởng buồng phòng hoặc quản lý
- Không xem được đặt phòng, khách hay số tiền
Bảo trì
Phụ trách sửa chữa: nhận báo hỏng, hoàn thành kèm ảnh và khoá phòng khi cần.
Phù hợp với: thợ sửa chữa, nhân viên kỹ thuật.
Làm được:
- Xem tình trạng phòng
- Xem mọi việc sửa chữa và giao việc
- Hoàn thành việc sửa chữa kèm ảnh
- Khoá phòng khi sửa chữa và mở lại khi xong
- Báo sửa chữa
Không làm được / hỏi ai:
- Không xem được đặt phòng, khách hay số tiền
- Việc dọn phòng thuộc về đội buồng phòng
Chủ nhà
Sở hữu một số phòng/căn: chỉ xem tình trạng, đặt phòng và doanh thu của phòng mình.
Phù hợp với: chủ nhà có phòng mà bạn quản lý hộ. Khi mời, hãy đánh dấu phòng của họ trong Phòng được gán (ít nhất một phòng).
Làm được:
- Xem tình trạng và đặt phòng của phòng bạn
- Xem số tiền của phòng bạn
- Xem báo cáo chủ nhà của bạn
Không làm được / hỏi ai:
- Không xem được giấy tờ và liên hệ của khách
- Không xem được phòng khác
- Muốn thay đổi gì: hỏi quản lý hoặc chủ cơ sở
Người xem
Chỉ xem, không sửa — dành cho đối tác, cố vấn hoặc kiểm toán viên.
Phù hợp với: đối tác, nhà đầu tư, cố vấn hoặc kiểm toán viên, những người chỉ cần xem số liệu.
Làm được:
- Xem tình trạng phòng và đặt phòng
- Xem số tiền
- Xem báo cáo tài chính
Không làm được / hỏi ai:
- Không thể thay đổi gì: hỏi quản lý hoặc chủ cơ sở
- Không xem được giấy tờ và liên hệ của khách
Tổng quan quyền mặc định
Danh sách dưới đây chia theo nhóm, cho biết mỗi quyền mặc định thuộc về những vai trò nào. Trong ngoặc là giới hạn của vai trò đó. Với người đã được chủ cơ sở chỉnh quyền riêng, hãy xem trang Vai trò & quyền của tôi của chính họ.
Đặt phòng
- Xem tình trạng phòng & lịch: Tất cả vai trò (Chủ nhà: chỉ phòng của mình)
- Xem đặt phòng: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng, Kế toán, Trưởng buồng phòng (chỉ ngày đến, ngày đi và số phòng, không có giấy tờ hay số tiền), Chủ nhà (chỉ phòng của mình), Người xem
- Tạo & sửa đặt phòng: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
- Nhận phòng & trả phòng: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân
- Huỷ đặt phòng chưa thanh toán, đánh dấu không đến: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
- Huỷ đặt phòng đã thanh toán, huỷ khoản thu, hoàn tiền, giảm giá: Chủ cơ sở, Quản lý
- Xử lý yêu cầu Airbnb & yêu cầu đặt trực tiếp: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
- Xem số tiền (giá, công nợ, khoản thu, chứng từ): Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng, Kế toán, Chủ nhà (chỉ phòng của mình), Người xem
- Nhắn tin cho khách, gửi link thanh toán: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
- Khai báo tạm trú (TM30): Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân
Khách
- Xem giấy tờ & liên hệ của khách: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
- Sửa hồ sơ khách: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng
Thu tiền & khoá sổ
- Ghi nhận thu tiền, xác nhận chuyển khoản của khách: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Kế toán
- Ghi thu tiền cho ngày trước (có lưu vết): Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Kế toán
- Xuất biên lai & hoá đơn VAT: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Kế toán
- Khoá sổ tháng: Chủ cơ sở, Kế toán
- Mở khoá sổ tháng: Chủ cơ sở
- Chạy kiểm toán đêm: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân
Tài chính
- Xem báo cáo tài chính: Chủ cơ sở, Quản lý, Kế toán, Người xem
- Ghi chi phí: Chủ cơ sở, Quản lý, Kế toán
- Chuyển quỹ (tiền mặt ↔ ngân hàng): Chủ cơ sở, Quản lý, Kế toán
- Số dư đầu kỳ: Chủ cơ sở (có thể cấp riêng cho người khác)
- Báo cáo cho chủ nhà: Chủ cơ sở, Quản lý, Kế toán, Chủ nhà (chỉ phòng của mình)
- Xuất dữ liệu tài chính (có lưu vết): Chủ cơ sở, Quản lý, Kế toán
Công việc & buồng phòng
- Xem mọi công việc, giao việc: Chủ cơ sở, Quản lý, Trưởng buồng phòng, Bảo trì (chỉ việc sửa chữa)
- Hoàn thành công việc (kèm ảnh): Chủ cơ sở, Quản lý, Trưởng buồng phòng, Buồng phòng (chỉ việc giao cho mình hoặc chưa giao cho ai), Bảo trì (chỉ việc sửa chữa)
- Kiểm tra phòng: Chủ cơ sở, Quản lý, Trưởng buồng phòng
- Báo sửa chữa: Chủ cơ sở, Quản lý, Lễ tân, Nhân viên đặt phòng, Trưởng buồng phòng, Buồng phòng, Bảo trì
- Khoá / mở phòng để bảo trì: Chủ cơ sở, Quản lý, Bảo trì
Thiết lập
- Quản lý cơ sở & phòng: Chủ cơ sở, Quản lý
- Quản lý giá & loại phòng: Chủ cơ sở, Quản lý
- Trang đặt phòng trực tiếp & kênh bán: Chủ cơ sở, Quản lý
- Tự động hoá & mẫu tin nhắn: Chủ cơ sở, Quản lý
- Cài đặt kiểm toán đêm: Chủ cơ sở
- Cài đặt cơ sở (tiền tệ, mã số thuế, thông tin hoá đơn, múi giờ): Chủ cơ sở
Quản trị
- Mời nhân viên, đổi vai trò: Chủ cơ sở, Quản lý (chỉ các vai trò dưới quản lý)
- Điều chỉnh quyền từng người: Chủ cơ sở
- Nhật ký hoạt động: Chủ cơ sở, Quản lý
- Xuất danh sách khách (có lưu vết): Chủ cơ sở, Quản lý
- Xoá dữ liệu cá nhân (ẩn danh khách): Chủ cơ sở
Chỉ chủ cơ sở
- Phương thức thu tiền (ngân hàng / PromptPay / Omise): Chủ cơ sở
- Cấp quyền chủ cơ sở cho người khác: Chủ cơ sở
- Xuất toàn bộ dữ liệu & thời hạn lưu trữ: Chủ cơ sở
- Mua & khôi phục gói đăng ký: Chủ cơ sở
Thêm hoặc bớt quyền cho một người
Khi một người đã có vai trò, chủ cơ sở vẫn có thể bật hoặc tắt từng quyền cho riêng người đó. Ví dụ, vai trò Kế toán mặc định không được đặt số dư đầu kỳ, nhưng bạn có thể cho riêng kế toán của mình làm việc này.
- Mở Nhân sự, nhấn ⋮ cạnh người đó → Tinh chỉnh quyền.
- Mọi quyền được liệt kê theo nhóm, mỗi quyền có một công tắc. Quyền nào khác với mặc định của vai trò sẽ được đánh dấu.
- Bật là thêm, tắt là bớt. Đặt lại giống mặc định của vai trò thì coi như bỏ điều chỉnh.
Bốn việc chỉ chủ cơ sở được làm
4 quyền dưới đây luôn thuộc về chủ cơ sở và không thể cấp cho ai khác. Trong Tinh chỉnh quyền, chúng hiện màu xám.
- Phương thức thu tiền (ngân hàng / PromptPay / Omise)
- Cấp quyền chủ cơ sở cho người khác
- Xuất toàn bộ dữ liệu & thời hạn lưu trữ
- Mua & khôi phục gói đăng ký
Nếu người khác cũng cần làm những việc này, cách duy nhất là đặt họ làm chủ cơ sở. Việc đó cũng chỉ chủ cơ sở mới làm được.
Nhân viên xem quyền của mình ở đâu
Ai cũng có thể mở Vai trò & quyền của tôi trong Thêm. Trên máy tính bảng và trên web, mục này còn nằm trong menu tài khoản ở góc trên bên phải. Trang này cho thấy:
- vai trò của mình và phần giới thiệu;
- toàn bộ quyền theo nhóm, quyền nào có, quyền nào không;
- những gì chủ cơ sở đã thêm hoặc bớt riêng cho mình.
Trang chỉ để xem, không sửa được. Không tìm thấy một nút hay một tính năng nào đó? Hãy xem ở đây trước, rồi nhờ chủ cơ sở điều chỉnh.
Thay đổi có hiệu lực ngay
- Đổi vai trò hoặc đổi quyền riêng là có hiệu lực ngay. Không cần cài lại hay cập nhật ứng dụng.
- Người đó sẽ bị đăng xuất trên điện thoại và trên web. Đăng nhập lại là dùng theo quyền mới.
- Sau khi đổi vai trò, lần tới mở ứng dụng họ sẽ thấy lại lời chào, viết theo vai trò mới.
Sửa, đặt lại hoặc ngưng hoạt động
Nhấn ⋮ cạnh tên một người:
- Sửa: đổi tên hoặc vai trò.
- Gửi lại lời mời khi lời mời vẫn còn hiệu lực, nếu không thì Đặt lại mật khẩu. Sau khi đặt lại mật khẩu, người đó phải đăng nhập lại trên mọi thiết bị.
- Ngưng hoạt động: người đó không thể đăng nhập nữa. Các thao tác trước đây của họ vẫn được giữ trong nhật ký.
Nhân viên dọn phòng mặc định
Mở cơ sở (Cơ sở → biểu tượng bút chì) và chọn Nhân viên dọn phòng mặc định. Việc dọn phòng sẽ được giao cho người đó. Khi bật Tạo việc chuẩn bị phòng vào hôm trước ngày khách đến, người đó cũng nhận thêm một việc chuẩn bị cho mỗi lượt khách đến.