Automatische Erinnerungen und Nachrichtenvorlagen

Anreiseinfos, Zahlungserinnerungen und Dankesnachrichten in der Sprache des Gastes senden – automatisch per E-Mail oder mit einem Tipp per WhatsApp, SMS oder E-Mail.

Nachrichtenvorlagen

Öffnen Sie Mehr → Nachrichtenvorlagen.
Tippen Sie auf Standardtexte erzeugen, wählen Sie die Sprachen Ihrer Gäste und tippen Sie auf Erzeugen. BaanHost erstellt für jede Sprache einen kompletten Satz Nachrichten.
Tippen Sie auf eine Vorlage, um den Text anzupassen. Platzhalter wie {guest_name}, {check_in}, {door_code}, {address} oder {pay_link} werden für jede Buchung automatisch ausgefüllt.

Hinterlegen Sie Türcode und Zugangshinweis bei jeder Einheit sowie Adresse und Kontakttelefon beim Objekt, damit die Platzhalter etwas anzeigen können.

Nachricht von Hand senden

Öffnen Sie die Buchung und tippen Sie auf Nachricht senden.
Wählen Sie Art der Nachricht und Sprache. Die Sprache des Gastes ist markiert.
Passen Sie den Text bei Bedarf an und senden Sie ihn:
- WhatsApp öffnet WhatsApp mit der fertigen Nachricht; Sie tippen nur noch auf Senden.
- SMS öffnet die Nachrichten-App Ihres Handys.
- E-Mail verschickt die E-Mail über BaanHost.
- Teilen für LINE oder jede andere App; Kopieren, um den Text selbst einzufügen.

Die Seite Heute listet außerdem Zu sendende Nachrichten auf: die Anreiseinfo für die Gäste von morgen, die Begrüßung für die heutigen Anreisen und den Dank für die heutigen Abreisen. Tippen Sie jeweils auf Senden.

Automatische Erinnerungen

Inhaber und Manager öffnen Mehr → Automatische Erinnerungen. Jede Regel ist ausgeschaltet, bis Sie sie aktivieren:

Anreiseinfo: Türcode, Adresse und Link zur Online-Anmeldung, einige Tage vor der Anreise.
Nachricht am Anreisetag: eine Begrüßung am Morgen des Anreisetags.
Dank nach der Abreise: ein Dankeschön und die Bitte um eine Bewertung nach dem Check-out.
Kautionserinnerung: eine Erinnerung mit Zahlungslink für Buchungen, bei denen die Kaution noch offen ist.
Zahlungserinnerung: für Gäste im Haus mit offenem Saldo, alle paar Tage.
Monatliche Mietrechnung: für monatlich abgerechnete Langzeitaufenthalte.
Monatliche Eigentümerabrechnung: die Abrechnung des Vormonats als PDF an jeden Eigentümer einer Einheit.

Legen Sie für jede Regel fest, wie viele Tage vorher oder nachher sie greift, und stellen Sie unter Senden um die Uhrzeit ein. Die Zeiten richten sich nach der Zeitzone Ihrer Organisation.

Automatische Nachrichten werden per E-Mail verschickt, erreichen also nur Gäste mit E-Mail-Adresse. Für alle anderen warten Anreiseinfo, Begrüßung und Dank auf der Seite „Heute“ unter Zu sendende Nachrichten und können per WhatsApp oder SMS verschickt werden. Niemand erhält dieselbe Erinnerung zweimal am selben Tag.

Letzte Läufe zeigt, was gesendet oder übersprungen wurde und warum. Alle E-Mails finden Sie unter Mehr → E-Mail-Protokoll.